Referat af beboerrådsmøde d. 30. maj 2011 kl. 19

 

Tilstede: Andreas (148), Matias (744), Morten (340), Daniel (536), Cecilie (439), Jens (425), Signe (433), Søren (227) og Kirstine (341) samt Anette (329) senere

Fraværende: Anne Brandt (745), Jakob (348) og Jannie (126)

1. Valg af ordstyrer og referent

Ordstyrer: Cecilie; referent: Kirstine

2. Oplæsning af referat fra forrige møde

Referatet blev læst op.

3. Godkendelse af dagsorden og referat

Referatet fra forrige møde er godkendt. Referat fra sidste møde er godkendt.

Ændringer til dagsordenen: nyt punkt 4 er klagesagsprocedure, de efterfølgende punkter rykkes. Efter tidligere punkt 6, økonomi, indsættes nyt punkt 8, gulerødder. Dernæst nyt punkt 9, nassere i baren. De resterende punkter rykkes

4. Klagesagsprocedure

Andreas gør opmærksom på, at UBS har jurister, der kan vurdere lovhjemmelen ved klagesager. Hvis vi skal varetage klagesagerne, så kan en mulighed være, at vi kan rådføre os med UBS’ jurister. Beboerrådet kan få brug for en opdatering på, hvad der er lovlig grund til at sanktionere beboere, der er til gene, hvis vi selv skal varetage klagerne.

5. Klagesag (lukkede døre)

Alle har tavshedspligt. Se separat referat, som forefindes hos formanden.

Der bør være en fast suppleant i klageudvalget, som kan træde til i formandens eller næstformandens fravær. Anette foreslås som suppleant. Hun vælges in absentia (Cecilie tager kontakt til Anette).

6. Meddelelser

Cecilie (439) har givet Camilla (UBS) besked om, at paragraf 10 i husordenen (ang. klager) træder i kraft igen. Beboerrådet beslutter, hvad der skal klages over, mens UBS skriver og sender selve klagen. Der er behov for, at klagerne formuleres objektivt og klart.

Cecilie har sendt brev til Iben Koch (direktør for UBS) ang. udsmidning af kollegianere uden at angive årsagen til udsmidningen. Har modtaget mail tilbage fra Lasse Harder, som foreslå at sagen tages op på næste bestyrelsesmøde i oktober 2011. Det er tidligere gjort, og det er i øvrigt ikke efter beboerrådets mening bestyrelsens bord. Cecilie vil sende brev tilbage til Lasse Harder om, at beboerrådet ikke godtager UBS procedure, samt at proceduren skal laves om.

Cecilie har holdt møde med Kurt (UBS) og Ole.

–          Solfangere. Der er erfaring med, at stående solfangere har en stor støjgene og er svære at fastgøre i så stor en højde. Derfor rådes vi til at investere i de flade solfangere, der er billigere og har færre støjgener. Vissenbjerg udarbejder budget og stiller gerne op til spørgsmål. Beboerrådet rådes til at sætte midler af til ekstern rådgivning.

–          Brandmøbler. Kurt råder os til at få et møde med brandmyndighederne i stand, så de kan se, hvorfor møblerne er vigtige for kollegiets sociale liv. Brandmyndighederne må give forslag til, hvor møblerne kan købes.

–          Brandvejen i haven er for smal, derfor vil brandmyndighederne have, at vi ordner den nuværende brandvej. Dette vil koste ca. 800.000 kr. Derfor undersøger Kurt og Ole om den nuværende port kan rykkes.

Formandsmøde mellem Hørbrækker, Hørhus og Scandis:

–          Der er enighed om, at alle formændene kan tage en bisidder med. De andre formænd var positivt stemt over for cykelstativer, pavillon, fodboldbane.

–          Hørbrækker ønsker en billigere og større pavillon og vil derfor have indhentet flere tilbud inden en endelig stillingtagen. De er i tvivl om, hvor mange der anvender fodboldbanen og ønsker samtidig en renovering af tennisbanen. Ønsker ikke at dele udgift til cykelstativer og renovering af cafeen. Støtter indkøb af fiber (TV), hvis det bliver til den billigere pris, som Hørbrækkers antenneudvalg har regnet sig frem til.

Cecilie har fået Ole til at fjerne skiltet om, at man ikke må bruge sin egen sæbe i vaskeriet, da dette ikke er korrekt. Det har dog kun betydning til og med juli, hvor der kommer en anordning på maskinerne, så de doserer selv. Andreas undersøger en mere miljørigtig sæbe. Cecilie sørger for at købe nogle mindre skeer til sæbedosering ind til da.

7. Økonomi

Jakob (448) er ikke til stede. På sidste møde stod der 19.280 kr. til beboerrådets rådighed. Det skydes til næste møde, hvorvidt der skal gives midler til etagekonti.

8. Gulerødder

Andreas foreslår, at vi afsætter midler til ’gulerødder’ til udvalgene, fordi det står lidt sløjt til med tilgangen til udvalgene. De enkelte udvalg kan selv afgøre, hvad midlerne skal gå til. Der skal være krav til udvalgenes arbejde for, at de kan få del i midlerne. Det skal gælde de længerevarende udvalg.

Det vedtages, at festudvalget får 350 kr. pr halvår. Der godtgøres udlæg, når der forevises kvittering til Jakob (348). Midler til de resterende udvalg tages op på næste møde:

Forslag: Musik, antenne, motion, have, husorden og projektor får hver 100 kr. pr. år. Cafe- og festudvalget får hver 700 kr. pr. år.

På næste møde tages en revurdering af krav til udvalgene.

9. Nassere i baren

Det er problematisk, at folk selv tager drikkevarer i baren uden at betale – det gælder både cafeens egne folk og gæster i baren. Der er behov for, at bartenderne sørger for, at der ikke er folk i baren, som ikke hører til der. Disse tre problematikker meldes til cafeens formand, som skal tage hånd om dette. Beboerrådet finder adfærden uacceptabel. Det kan føre til udsmidning af cafeudvalget. Morten giver besked til Martin, som til næste møde vil fremlægge en handleplan.

10. Politisk debat

Vi er blevet tilbudt et debatpanel af fire politikere. Festudvalget sørger for at stable et arrangement på benene.

11. Status på igangværende projekter

Der udtrykkes et ønske om, at de igangværende projekter sættes på dagsordenen, i stil med udvalgene.

Vandsparer er sat op, men ikke på alle køkkener. Projektet skal evalueres om et halvt år på beboermødet til efteråret. De skal kun sættes på halvdelen af vandhanerne. Morten står som projektansvarlig.

Emhætter. Cecilie har talt med Ole, som skruer op for suget, når han slukker for varmen. Det sker snarest. Cecilie er projektansvarlig.

Fodboldbane. Jens og Morten er projektansvarlige. De projektansvarlige ønsker at renoveringen af græsset skal ske snarest, så det nås i denne sæson. Vi afventer svar fra Scandis mht. om de støtter projektet.

Lydisolering flyttes fra udvalg til projekt. Morten og Mads er projektansvarlige.

Brandmøbler. Cecilie er projektansvarlig (se punkt 6).

LED-pærer. Afventer de rette pærer. Daniel er projektansvarlig.

Energitjek. Cecilie taler med Ole.

Renovering af cafeen. Cecilie er projektansvarlig. Der er intet nyt fra fondene. Der påtænkes at sætte en projektor op i cafeen, som tages af cafeens egne midler.

Cykelstativerne rykkes fra udvalg til projekt. Jens er projektansvarlig og tager kontakt til Ole og sørger for, at der ligger de to tilbud, som blev besluttet på sidste bestyrelsesmøde. Det drejer som et tilbud med hæk foran stuen og et, hvor det eksisterende cykelstativ foran Hørhus forlænges, og hækken i den forbindelse fjernes.

12. Orientering fra udvalgene

• Musik: Trommesættet skal fjernes fra musikrummet. Umiddelbart virker det som om, at der står mange instrumenter til opbevaring i musikrummet. Evt. vil en rengøring være nødvendig. Simon kommer tilbage til juli. Simon skal sørge for dette.
• Motion: Rengøringsordningen fungerer ikke. Der skal være konsekvens, hvis etagerne ikke varetager deres rengøring. Forslag om, at etagerne trækkes i deres etagekonti (de enkelte etager kan vælge, at brugerne af motionsrummet skal betale bøden), de to andre kollegier vil få en bøde i stil med, når vi lejer deres festlokaler. Det overvejes til næste møde, hvordan bødesystemet skal fungere.
• Caféen: Martin Manley har afholdt et møde i cafeudvalget, hvor der var forståelse for overholdelse af lukketider. Cafeen har betalt deres første rate (på 7.531,35 kr.) af tilbagebetalingen. Der vil formentlig afholdes sommercafeer.
• Antenne: Intet
• Net: Intet
• Projektor: Udvalget vil gerne indkøbe en ny dvd-afspiller, et nyt jackstik og shine vognen op. Der bevilliges 1500 kr. Daniel giver besked til Lasse.
• Fest: Musikfestivalen er under opsejling. Der opfordres til, at folk laver camp mm.
• Have: Der er blevet indkøbt to griller. De sættes i bordtennisrummet, hvor de sættes fast med en kæde, som hoveddørsnøglen passer til. Der laves en vejledning til anvendelse, rengøring og aflevering. Jens indkøber et par stålbørster og rengøringsmidler for 100 kr.
• Husorden: Der afventes en ny mødedato.
• Nye udvalg?

1. 13. Eventuelt

Cecilie kunne godt tænke sig nøgler til projekterrummet (hvor husorden mm står) og til cafeen. Dette vedtages.

Anne (745) flytter 1. juli. Søren (227) overtager Annes plads i beboerrådet.

Matias flytter d. 15.juli. Han vil stadig stå for netværket.. Matias bliver ekstern support og står for driften. Ole får regning fra Matias for udført arbejde. Netudvalget nedlægges i den sammenhæng. Hjemmesiden lægges ind under beboerrådet. Matias undersøger, om der er en anden på kollegiet, som kan være webmaster (muligvis Søren). Posten knyttes til beboerrådet. Søren træder ind på Matias’ plads i antenneudvalget (Matias følger dog antenneprojektet til dørs).

Punkt til næste møde. Der stilles forslag om, at der et par gange om året formidles tiltag på kollegiet til beboerne. Enten i papirform som nyhedsbrev i postkasserne eller en nyhedsskærm.

Cecilie har lavet en kontaktinfoseddel som sendes på mail til medlemmerne.

Andreas har i samarbejde med Camilla fra UBS lavet en ny formulering til fremlejekontraktens paragraf 6: ”Fremlejers ophold udefra kollegiet skal være nødvendiggjort af studier, arbejde, orlov eller anden relevant grund.” Det er beboerrådet, der skal godkende en lovlig grund til at fremleje.

Næste møde: Tirsdag d. 21. juni. kl. 19.