Forretningsorden

Download forretningsorden (.doc)

Kapitel 1. Beboerrådets organisering

Formål:

§ 1 Denne forretningsorden har til formål at angive retningslinjer for beboerrådets virke, som er i overensstemmelse med Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse om organisation af ungdomsboliger nr. 666 af 27/09/1991, ÆBEK nr. 193 af 15/03/1994, kapitel 3, §§ 6-13.

Forretningsorden:

§ 2 Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Såfremt det begæres af to medlemmer, skal formandens afgørelse sættes til afstemning.

§ 3 Det skal for den enkelte forretningsorden fremgå, hvornår den er vedtaget. Ændringer i forretningsordenen skal vedtages på beboermødet med flertal.

Sammensætning og deltagelse:

§ 4 Beboerrådet består af en formand, 8 menige medlemmer og 9 suppleanter, der alle er valgt på et ordinært beboermøde. Der bør vælges en repræsentant for hver af de 8 etager. Hvis dette ikke er muligt, frigives en evt. plads til opstillede fra andre etager. Formanden vælges blandt alle kandidater opstillet af beboerne. Formandsposten er på valg til hvert ordinært beboermøde. Suppleanter for en etage kan dog vælges på et af etagens gangmøder hvis nødvendigt og skal blot godkendes af beboerrådet på næstkommende beboerrådsmøde.

§ 5 Hvis et menigt medlem bliver valgt til formand, overtages det menige medlems plads af en suppleant i den periode, som medlemmet er formand.

§ 6 Beboerrådet konstituerer sig efter hvert beboermøde ved at vælge en næstformand, en kasserer og en sekretær. Kasserer og sekretær kan være eksterne.

§ 7 Medlemmerne skal melde afbud til beboerrådsmøderne senest tre dage før møderne og selv meddele en suppleant om deres fravær.

Udtrædelse og mistillid:

§ 8 Hvis et medlem udtræder af beboerrådet i utide, indtræder en suppleant indtil næste beboermøde, hvor der vælges et nyt medlem. Udtrædelsen er først officiel, når den er meddelt beboerrådet skriftligt.

§ 9 Hvis formanden udtræder af beboerrådet i utide, er næstformanden fungerende formand indtil næste beboermøde, hvor der vælges en ny formand. Udtrædelsen er først officiel, når den er meddelt beboerrådet skriftligt.

§ 10 Hvis der indtræffer omstændigheder, hvorunder et medlem for en periode på maks. seks mdr. er afskåret fra deltagelse i beboerrådets arbejde, fx i forbindelse med udlandsophold, kan en suppleant indtræde i denne periode, uden at der skal vælges et nyt medlem ved næste beboermøde. Perioden, hvor medlemmet er fraværende, medregnes i dennes valgperiode på 2 år.

§ 11 Mistillid til et beboerrådsmedlem kan ved stemmeflertal vedtages ved et beboermøde. Vedtages et sådant mistillidsvotum, udtræder medlemmet straks, og beboermødet vælger et nyt, som sidder det afgåede medlems periode ud.

§ 12 Hvis beboerrådet ved et ordinært møde vedtager ved stemmeflertal, at et menigt medlem ikke har deltaget tilstrækkeligt i møder og været inaktiv i mere end seks måneder, udtræder medlemmet straks, og medlemmets plads overtages af en suppleant indtil førstkommende ordinære beboermøde, hvor et nyt medlem vælges.

Myndighed:

§ 13 Beboermøderne er beboernes højeste interne myndighed. Medlemmerne af beboerrådet vælges på beboermøderne til at varetage beboernes interesser mellem beboermøderne. Beboerrådet skal til enhver tid rette sig efter beslutninger truffet på beboermøder.

§ 14 Beboerrådet tegnes af formanden. Ved dennes fravær kan rådet tegnes ved to menige medlemmer.

(NB: tegne: at have juridisk ret til at underskrive og indgå aftaler på et firmas eller selskabs vegne.)

Økonomi:

§ 15 Kollegiets regnskab løber fra 1. august til 31. juli.

§ 16 Kollegiets administrationsselskab varetager regnskab og udfærdiger driftsbudget.

§ 17 Beboerrådets brug af driftsmidler skal altid ske i samråd med bestyrelse og/eller administrationsselskab. Således skal brug af midler fra kollegiets overordnede regnskab altid suppleres med konsultation af administrationsselskabet. Beboerrådet har altså således ikke uindskrænket ret til denne kasse.

Kollegianerforeningsbidrag:

§ 18 Beboerrådets kasserer administrerer det månedlige indbetalte Kollegianerforeningsbidrag (KF). Det månedlige regnskab forelægges på hvert beboerrådsmøde.

§ 19 Regnskab for KF-bidrag følger kalenderåret og fremlægges på forårets beboermøde.

§ 20 Der er ingen ekstern revision af KF-bidragets regnskab.

§ 21 I økonomiske enkeltsager har rådet råderet over kr. 15.000. Overstiges dette beløb, skal udgiften til afstemning på et (ekstraordinært) beboermøde. Ved stemmelighed forkastes et forslag eller en udgift.

§ 22 Penge bevilget af beboerrådet til specifikke projekter/indkøb skal indløses indenfor 12 mdr., ellers skal bevillingen genoptages i beboerrådet.

§ 23 Formanden kan ligeledes udenom rådet i presserende sager bemyndige brug af kr. 5000. Formanden skal ved det næstkommende møde redegøre for udgiften. Endvidere kan kassereren godkende mindre enkeltudgifter på op til 200 kr.

§ 24 Udgifter i forbindelse med beboerrådsarbejde refunderes ved aflevering af kvittering til kassereren.

Kapitel 2. Beboerrådsmøder

Mødeafholdelse:

§ 25 Beboerrådet tilstræber mødeafholdelse hver måned, med hensyntagen til ferier og helligdage.

§ 26 Alle kollegianere har ret til at deltage i og blive hørt ved beboerrådets møder, dog ikke i tilfælde af punkter for lukkede døre jf. § 33. Formanden eller ordstyreren kan dog udvise personer fra mødet, hvis de forstyrrer mødeafholdelsen.

§ 27 Mødet indkaldes med fjorten dages varsel med angivelse af dagsorden til medlemmer, suppleanter og udvalgsformænd.

§ 28 Forslag til dagsorden fra beboere eller rådsmedlemmer modtages indtil syv dage inden mødet og skal foreligge på skrift (lad det være på papir, email, sms osv.).

§ 29 Der tages referat af beboerrådets møder. Referater offentliggøres jf. § 56. Idet et referat offentliggøres, inden det er godkendt, angives den forventende godkendelsesdato tydeligt.

§ 30 Ordstyreren kan bestemme og fastsætte en taletidskvota.

§ 31 En tilstedeværende får ordet ved henvendelse til ordstyrer.

Lukkede døre:

§ 32 Lukkede døre kan besluttes af beboerrådet ved stemmeflertal. Diskussion om lukning af døre foregår for lukkede døre.

§ 33 Kun rådets medlemmer og suppleanter, der virker som stedfortrædere for et rådsmedlem, kan sidde med ved lukkede døre. Øvrige suppleanter orienteres efterfølgende efter behov.

§ 34 Klagesager og personsager diskuteres altid for lukkede døre.

§ 35 Beboerrådet har tavshedspligt i sager forhandlet for lukkede døre.

§ 36 Der tages ligeledes referat af forhandlinger for lukkede døre. Ingen navne må nævnes i referatet udover listen af tilstedeværende og sagens parter. Dette referat er et selvstændigt dokument, som opbevares af rådets formand. Det kan ved ønske herom senere læses af et medlem. Medlemmet er herefter bundet af tavshedspligt om referatets indhold. Er medlemmet en involveret part i en strid eller sag, kan referatet ikke kræves til gennemlæsning.

Habilitet:

§ 37 I alle sager gælder forvaltningslovens regler om habilitet, som var beboerrådet en offentlig myndighed.

§ 38 Et medlem har pligt til at underrette rådet om eventuelle forhold, der kan bevirke inhabilitet. Rådet træffer afgørelse om et medlems habilitet, og om hvorvidt en suppleant skal indkaldes. Et medlem er ikke afskåret fra at deltage i forhandling og afstemning om sin habilitet.

Beslutninger/afstemninger:

§ 39 Kun beboerrådets medlemmer og suppleanter, der virker som stedfortrædere for et rådsmedlem, har stemmeret ved beboerrådsmødet (således har de resterende suppleanter ikke stemmeret).

§ 40 Beboerrådet er beslutningsdygtigt, når 5 af rådets medlemmer er repræsenteret, enten personligt eller ved en suppleant.

§ 41 Alle afgørelser træffes ved stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer. Der kan ikke gives fuldmagt.

§ 42 Afstemninger kan kun finde sted i sager, der er optaget på dagsordenen som selvstændige punkter. Ved selvstændige punkter forstås punkter, som er påført dagsordenen, der fulgte med mødeindkaldelsen. Dog har afstemninger under punktet ”Eventuelt” gyldighed, såfremt afstemningens resultat er enstemmigt.

§ 43 Ordstyreren formulerer de forslag, hvorom der skal afstemmes, og fastsætter afstemningsprocedure.

§ 44 Afstemninger foregår efter ordstyrerens bestemmelse ved håndsoprækning eller navneopråb. Et medlem kan begære skriftlig afstemning.

§ 45 Uenighed om stemmeform afgøres ved håndsoprækning eller navneopråb. Den stemmeform, der har fået flest stemmer, gennemføres.

Dagsorden:

§ 46 Dagsorden for beboerrådsmøder indeholder altid følgende punkter:

  1. Valg af ordstyrer og referent
  2. Oplæsning og godkendelse af dagsorden for det igangværende møde
  3. Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde
  4. Orientering fra og nedsættelse af udvalg
  5. Økonomi
  6. Status af igangværende projekter
  7. Eventuelt
  8. Dato for næste møde

§ 47 Referatet er først gældende, når det er godkendt.

§ 48 Punkter, der behandles for lukkede døre, skal som udgangspunkt øverst på dagsordenen.

Kapitel 3. Beboerrådets ansvarsområder

Beboermøde:

§ 49 Beboermøder afholdes i omfang beskrevet i  Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse om organisation af ungdomsboliger nr. 666 af 27/09/1991, ÆBEK nr. 193 af 15/03/1994, kapitel 3, § 12.

§ 50 Beboermøde afholdes af beboerrådet forud for planlagt bestyrelsesmøde.Dagsordenen for beboermødet skal mindst omfatte følgende punkter:

1)      Beboerrådets beretning

2)      Fremlæggelse af kollegiets årsregnskab eller budget til godkendelse

3)      Valg af medlemmer og suppleanter til beboerrådet. Efterfølgende valg af formand

4)      Indstilling af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse

5)      Valg af formænd til de store udvalg, cafeudvalget og festudvalget, samt valg af repræsentanter for kollegiets interne klageudvalg

6)      Eventuelle ansættelsesforhold eller ændringer i forretningsorden og husorden

§ 51 Kollegiets budget skal udsendes inden og fremlægges på beboermødet, for at det kan godkendes.

§ 52 Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære beboermøde, skal være beboerrådet i hænde senest 5 dage før mødet. Nye forslag skal være beboerne i hænde senest 3 dage før mødet.

§ 53 Beboermøder indkaldes med 8 dages varsel med angivelse af dagsorden ved opslag på alle etager på kollegiet og fælles webfora.

§ 54 De almene retningslinjer vedrørende beslutninger og afstemninger gælder jf. §§ 41 – 45.

Information:

§ 55 Beboerrådet er forpligtet til at informere om beboerrådsmøder

  1. ved opslag i kælderen og
  2. ved skriftlig indkaldelse af medlemmer, suppleanter og udvalgsformænd.

§ 56 Beboerrådet er forpligtet til at offentliggøre mødereferater:

  1. Referater skal slås op på opslagstavlen i kælderen med klar angivelse af den forventede godkendelsesdato. De 2 nyeste referater skal som udgangspunkt hænge sammen, så det fremgår tydeligt, om referatet blev godkendt på efterfølgende møde.
  2. Referater skal slås op på kollegiets hjemmeside.
  3. Medlemmer, suppleanter og udvalgsformænd modtager eget eksemplar af referatet.

§ 57 Beboerrådet er forpligtet til at informere om beboerrådets sammensætning og udvalgsansvarlige

  1. ved opslag i glasskabet i kælderen og
  2. på kollegiets hjemmeside.

§ 58 Beboerrådet er forpligtet til at informere om Hørhus Kollegiets struktur og ledelse

  1. ved opslag i glasskabet i kælderen og
  2. på kollegiets hjemmeside.

§ 59 Beboerrådet er ansvarlige for, at forretningsordenen, husordenen og Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 666 i gældende form

  1. er tilgængelig på kollegiets hjemmeside,
  2. udleveres i trykt eksemplar ved henvendelse til beboerrådet og
  3. udleveres i trykt eksemplar til alle nye medlemmer og suppleanter i beboerrådet.

Udvalg:

§ 60 Et udvalg er 2 eller flere beboere, der varetager en permanent funktion på kollegiet. Udvalg nedsættes af beboerrådet, mens udvalgssammensætning og -størrelse besluttes af udvalget selv. Formænd for de store udvalg vælges dog på beboermøder. Interkollegiale udvalg kan undtagelsesvis bestå af kun 1 beboer fra Hørhus Kollegiet.

§ 61 Beboerrådet har større myndighed end udvalgene og kan om nødvendigt gøre sin stemme gældende i forhold til udvalgets sammensætning, størrelse og virke.

§ 62 Udvalgsformanden er ansvarlig for, at beboerrådet holdes orienteret om udvalgets virke ved beboerrådsmøderne. Hvis udvalgsformanden ikke kan være til stede, skal der gives en skriftlig orientering til formanden for beboerrådet før et beboerrådsmøde.

§ 63 Udvalgene har ved hvert beboerrådsmøde pligt til at redegøre for brug af budgetterede midler og ligeledes formodet brug i fremtiden.

a) Cafeudvalget er ansvarlig for at opgøre kassebeholdningen efter hver afholdt cafe og bogføre omsætningen.

b) Festudvalget skal berette om omsætning efter hver afholdt fest.

§ 64 Beboerrådet tildeler de enkelte udvalg et beløb med henblik på at styrke det sociale engagement i udvalgene og rekruttere nye medlemmer. Beløbstaksten gives efter udvalgets størrelse og arbejdsbyrde og fastsættes af beboerrådet.

§ 65 Beboerrådet råder årligt over 15.000 kr. til brug for aktiviteter for beboerrådet og udvalgene.

Klageudvalg:

§ 66 Klager over overtrædelse af husordenen sendes til en repræsentant af klageudvalget, lægges i beboerrådets postkasse i kælderen eller stiles til beboerrådsformanden.

§ 67 Før der indgives en klage, er det vigtigt, at parterne har forsøgt at løse konflikten på egen hånd først; det er altså et krav til en klage, at man har haft kontakt til personen, som man ønsker at klage over, før man indsender en formel klage. Man kan alternativt bede beboerrådsformanden om at tage kontakten for en, såfremt man ikke ønsker selv at tage kontakt til vedkommende. En klage over en person kan ikke indgives, såfremt der inden for de sidste 30 dage er indgivet en klage på same type forseelse på vedkommende.

§ 68 En klage indgives senest fire uger efter, at hændelsen er sket. Klagen skal angives med tid, sted og omstændigheder.

§ 69 Ved en høring skal mindst 2 medlemmer af klageudvalget være til stede. Man har mulighed for at have inspektøren (eller dennes stedfortræder) til stede under høringen. Den indklagede skal selv sørge for at informere inspektøren om ønsket samt dato.

§ 70 En klageafgørelse har fem mulige udfald:

  1. Klagen forkastes, såfremt den ikke overholder kriterierne fremsat i § 67.
  2. Klagen videresendes, såfremt det er noget, som inspektøren eller beboerrådsformanden skal tage sig af.
  3. Klagen afvises, såfremt der ikke findes medhold i klagen.
  4. Klagen findes berettiget og fører til en reprimande, såfremt det findes, at den indklagede har forbrudt sig, dog i en så lille grad, at det ikke kan føre til en skriftlig advarsel. Har den anklagede allerede en reprimande på samme type forseelse, fører afgørelsen til en skriftlig advarsel.
  5. Klagen findes berettiget og fører til skriftlig advarsel, såfremt det findes, at den indklagede har forbrudt sig i alvorlig grad. Har den indklagede allerede en skriftlig advarsel på samme type forseelse, som er yngre end ét år, skal beboerrådsformanden indstille til opsigelse af den indklagedes lejemål.

§ 71 Der tages referat af høringer.  Referater skal indeholde:

  1. Repræsentanter af klageudvalget, som er til stede.
  2. De indkaldte, som er og ikke er til stede.
  3. En kopi af klageindgivelsen.
  4. Et resume af samtale under høringerne.
  5. Klageudvalgets afgørelse og begrundelse herfor.

§ 72 Referatet skal efter endelig afgørelse sendes til beboerrådsformanden, som godkender og arkiverer det. Formanden sender efterfølgende en kopi til UBS til orientering og arkivering.

§ 73 Det er muligt for den indklagede at appellere til beboerrådsformanden over en afgørelse truffet af klageudvalget. Denne vil tage sagen op på samme vis som klageudvalget. Beboerrådsformanden er anden og sidste interne instans; afgørelser truffet af beboerrådsformanden kan ikke appelleres internt.

§ 74 Alle involverede parter (klageindgiver(e) og de(n) indklagede), siddende repræsentanter af klageudvalget samt siddende beboerrådsmedlemmer kan søge aktindsigt i de respektive sager hos beboerrådsformanden. Beboerrådsformanden har altid fuld aktindsigt i alle tidligere og igangværende sager.

§ 75 Klageindgiver har ret til at være anonym.

§ 76 Klageudvalget og beboerrådet er underlagt tavshedspligt i forbindelse med behandling af klagesager, også efter deres afslutning. Klagesager skal altid behandles for lukkede døre. Forvaltningslovens regler om tavshedspligt gælder, som var klageudvalget en offentlig myndighed.

§ 77 Al dokumentation i forbindelse med behandling af klagesager opbevares fortroligt.

§ 78 En repræsentant for klageudvalget er inhabil, såfremt vedkommende bor på samme etage som den indklagede, eller der foreligger andre forhold, der kan bevirke inhabilitet. Repræsentanten er forpligtet til at informere om dette.

§ 79 Klageudvalget og beboerrådet bygger et regel- og proceduresæt, som er underlagt §§ 66-78, som skal godkendes på et beboerrådsmøde.

Opløsning:

§ 80 Opløsning af beboerrådet finder sted efter regler beskrevet i Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse om organisation af ungdomsboliger nr. 666 af 27/09/1991, ÆBEK nr. 193 af 15/03/1994, § 13.

 

Udarbejdet den 27. oktober 2015.
Vedtaget på beboermøde den 11. november 2015 (Opdateret med mindre ændringer af beboermødet den 3. april 2018).
Godkendt på bestyrelsesmøde d. 17 november 2015.