For information om føring af beboerrådet og udvalgene generelt samt særlige bestemmelser, se Udvalg.

Beboerrådets ansvarsområder

Beboerrådet funktion udspecificeres i dette afsnit. Især kassererens og sekretærens fulde funktioner står kun beskrevet her.

Formand for beboerrådet

Forpligtigelser og ansvarsområde

Beboerrådsformandens primære formål og beskæftigelse er sikring af den daglige drift, som loven foreskriver. Det at være formand indebærer dog også, at man holder styr på møder, medlemmer og udvalg. Det er formandens ansvar at uddelegere opgaver, have det samlede overblik og sørge for, at beslutninger tages på solide grundlag.
Formanden skal have overblik over den daglige drift; formanden skal have styr på, om diverse maskiner er i drift (fx selv være opmærksom på, om ting som brandalarmeringsanlæg er tændt), at bygningens integritet ikke er kompromitteret osv. Beboerrådet og især formanden står for opretholdelse og varetagelse af kollegiets vedtægter, herunder hus- og forretningsordenen.
Formanden er i konstant kontakt med kollegiets inspektør, UBSBOLIG og andre personer som en del af den daglige drift af kollegiet. Formanden vil også være i dialog med naboegnen og altså ansigtet udadtil, fx i kraft af samarbejdet mellem Hørhus Kollegiet, Scandis Boligerne og Hørbrækkerhuset eller efter klager fra naboer.
Selvom formanden uddelegerer opgaver, er det formandens ret og pligt at blande sig i alt, hvad der foregår i udvalgene og andre projektgrupper under beboerrådet. Dårligt fungerende udvalg falder på formanden, som har ansvaret for at rette op på dem. Det er altså formandens ansvar i sidste ende, at alt fungerer, som det skal, selvom andre formelt har ansvaret.
Selvom det forventes, at formanden er involveret i alle projekter relateret til den daglige drift, forventes det ikke, at formanden yder en hånd med, med mindre der er økonomiske eller ledermæssige problemer, som kræver indgriben.
Formanden skal sørge for at indkalde til og holde beboerrådsmøder månedligt. Forretningsordenen foreskriver detaljeret, hvordan møderne skal foregå. Det er formandens ansvar, at punkter kommer på dagsordenen, samt at rådets medlemmer og repræsentanter fra udvalg forbereder sig til nye punkter såvel som igangværende projekter.
Det er formandens ansvar at tage svære beslutninger, uanset hvor personlige eller upopulære de end må være, hvis det er for kollegiets bedste.

Magt

Formanden for beboerrådet er givet beføjelser af forretningsordenen. Han kan fx godkende udgifter for op til 5.000 kr. uden for beboerrådsmøderne.

Bemyndigelse

Formanden vælges på det halvårlige beboermøde. Formandsposten er altid på valg, selvom den siddende formand ønsker at fortsætte; det er muligt for andre at stille op som formand.

Næstformand for beboerrådet

Forpligtigelser og ansvarsområde

Næstformanden er formandens stedfortræder i tilfælde af, at denne ikke kan varetage sine forpligtigelser. Såfremt beboerrådets formand varetager diverse ansvarsområdet, er næstformandens forpligtigelser umiddelbart minimale. Først i tilfælde af formandens fravær, har næstformanden en officiel forpligtigelse.
Formanden kan dog vurdere, om næstformanden kan fungere som sparringspartner, medhjælper eller midlertidig stedfortræder i den daglige funktion på kollegiet.

Magt

Næstformanden besidder umiddelbart kun almindelig magt i forbindelse med sit medlemskab af beboerrådet. I tilfælde af formandens fravær, overtager næstformanden samtlige magtbeføjelser, forpligtigelser samt ansvarsområder, som formanden besidder.

Bemyndigelse

Næstformanden konstitueres af beboerrådet i forbindelse med det halvårlige beboermøde. Næstformanden vælges altså blandt beboerrådets medlemmer og af beboerrådets medlemmer hvert halve år.

Menigt medlem af beboerrådet

Forpligtigelser og ansvarsområde

Beboerrådets primære formål og beskæftigelse er sikring af den daglige drift, som loven foreskriver. I egenskab af rådets opbygning, hvor de menige medlemmer hver især er repræsentant for sin etage, er rådet også det forum, hvor de enkelte etager kan komme til orde.
Beboerrådets medlemmer står for opretholdelse og varetagelse af kollegiets vedtægter, herunder hus- og forretningsordenen.
Det forventes af beboerrådets medlemmer, at de kommer forberedt til de månedlige beboerrådsmøder; at have sat sig ind i eventuelle sager eller dokumenter vedrørende punkter på dagsordenen er således et must for at være medlem. Det forventes også, at medlemmerne gør sig umage for at dukke op til møderne eller i det mindste gør sig umage for at finde en suppleant.
Ved de månedlige møder nedsætter beboerrådet ofte projektgrupper eller udvalg, som skal undersøge eller købe sager eller forberede kampagner eller arrangementer. Selvom det ikke er et krav for medlemmer selv at være med i disse, er det ofte forventet af medlemmer at deltage i nogle af dem og fordele arbejdsbyrden imellem sig, da det som regel er vanskeligt at finde frivillige uden for beboerrådet. Der er altså en vis forventning til, at beboerrådet selv deltager i de opgaver og projekter, som de opretter.

Magt

Medlemmer besidder som individ ingen magt. Medlemmer, eventuelle stedfortrædende suppleanter samt formanden har dog som de eneste stemmeret ved møder. Ved disse møder kan der besluttes at bruge af beboerrådets midler, at arrangere større arrangementer på kollegiet, eller hvordan projekter nedsat af beboerrådet eller ønsket ved beboermøder skal realiseres. Større projekter forberedes ofte først i beboerrådet og bliver præsenteret på et beboermøde til afstemning senere.
I og med at beboerrådet står for at sikre den daglige drifts stand og det sociale liv på kollegiet, har beboerrådets behandling af sager ofte stort betydning, selvom rådet ikke altid må tage den endelige beslutning.

Bemyndigelse

Medlemmer vælges på det halvårlige beboermøde. Medlemmerne besidder posten i to år ad gangen. Der vælges som udgangspunkt ét medlem per etage, som vil være etagens repræsentant og stemme i beboerrådet.

Suppleant for beboerrådet

Forpligtigelser og ansvarsområde

Suppleanter har ingen forpligtelser og intet ansvar i beboerrådet, og det forventes heller ikke, at suppleanter deltager ved møder, med mindre de er stedfortrædere for medlemmer.

Magt

Som suppleant har man som udgangspunkt ingen magt. Som stedfortræder for et menigt medlem får man samme forpligtelser, ansvar og magt som et menigt medlem.

Bemyndigelse

Suppleanter vælges på det halvårlige beboermøde. Medlemmerne besidder posten i to år ad gangen. Der vælges som udgangspunkt ét medlem per etage, men i modsætning til menige medlemmer er det ikke så vigtigt her.

Sekretær for beboerrådet

Forpligtigelser og ansvarsområde

Sekretæren står for at renskrive referater af diverse åbne møder på Hørhus Kollegiet. Lukkede møder som formandsmøder, klagehøringer og punkter for lukkede døre i forbindelse med beboerrådsmøder er sekretæren dog ikke forpligtiget til at varetage en udfærdigelse af et efterfølgende referat af.
Sekretæren kan udfærdige referat i forbindelse med selve det konkrete møde eller benytte en optagelse af mødet og renskrive et referat ud fra dette efterfølgende. Sekretæren er altså ikke forpligtiget til at deltage i de møder, som sekretæren efterfølgende udarbejder referat af.
Referatet skal udarbejdes hurtigst muligt efter det pågældende møde og herefter offentliggøres af hensyn til den generelle oplysning om det formelle arbejde på kollegiet til de øvrige beboere. Et referat af ethvert beboerrådsmøde skal eksempelvis ligge klar inden afholdelsen af det efterfølgende beboerrådsmøde, da beboerrådet ved hvert møde skal informere om, hvad der blev besluttet ved seneste møde samt godkende referatet fra seneste møde, før dette referat officielt er gyldigt.
Ifølge § 56 i forretningsordenen offentliggøres referater fra åbne møder på Hørhus Kollegiet. Idet et referat offentliggøres, inden det er godkendt, angives den forventende godkendelsesdato tydeligt, når det enkelte referat udarbejdes. Ifølge § 56 er sekretæren endvidere forpligtiget til at offentliggøre diverse referater ved ophæng på kollegiets opslagstavle i kælderen, med klar angivelse af den forventede godkendelsesdato, samt ved at offentliggøre diverse referater på kollegiets hjemmeside.
Referater skal også lægges op i beboerrådets Facebook-gruppe.
Sekretæren er endvidere forpligtiget til at sørge for at tilføje godkendelsesdato til allerede eksisterende referater, så snart godkendelsen af disse er vedtaget.
Færdige referater skal arkiveres hos kollegiets formand og sendes derfor til denne, når sekretæren har udarbejdet disse. Det er formandens opgave at sende diverse referater til diverse medlemmer, suppleanter og andre kontaktpersoner i forbindelse med udarbejdelsen af et referat. Sekretæren er altså ikke forpligtiget til at videresende diverse referater til andre end kollegiets formand; formanden sørger for videresendelse af diverse referater, efter at sekretæren har udarbejdet disse.
Sekretæren er forpligtiget til at notere alle tilstedeværende personer med navn og værelsesnummer som en fast del af udfærdigelsen af ethvert referat. Det er vigtigt, at man efterfølgende kan dokumentere, hvem der deltog i diverse møder, samt evt. var med til at vedtage enkeltsager.

Magt

Sekretæren besidder ingen formel magt i sit virke. Er den valgte sekretær ikke i stand til at udføre eller passe sine forpligtigelser, kan formanden udpege en midlertidig stedfortræder ved et konkret møde eller lade beboerrådet konstituere en ny sekretær permanent frem til nærmeste beboermøde.
Formanden kan endvidere tillade sekretæren at deltage i eller modtage lydoptagelse fra lukkede møder, til efterfølgende udarbejdelse af referat, hvis formanden finder dette acceptabelt. I tilfælde af, at sekretæren sidder med ved lukkede møder, eller modtager lydoptagelse herfra, er sekretæren underlagt tavshedspligt. Sekretæren er endvidere i disse tilfælde forpligtiget til at sende referatet fra det lukkede møde udelukkende til kollegiets formand. Referater fra lukkede møder samt lydoptagelser herfra må kun forefindes arkiveret hos kollegiets formand. I forbindelse med mødet for lukkede døre er det altså ikke sekretærens ansvar at udarbejde referat.
Sekretæren har adgang som administrator til kollegiets hjemmeside, da dette er påkrævet for, at sekretæren kan uploade diverse referater hertil. Sekretæren har dog ingen editoriel magt i forbindelse med kollegiets hjemmeside og har derfor ikke bemyndigelse til at opdatere eller rette andre informationer på hjemmesiden end diverse åbne referater.

Bemyndigelse

Sekretæren vælges som regel efter et beboermøde, men kan vælges ved beboerrådsmøder. Sekretæren kan være ekstern og behøver altså ikke at være officielt medlem eller suppleant i beboerrådet.

Kasserer for beboerrådet

Se reglerne her: