Klageudvalget

Om

 

Generel procedure for behandling af klager

1) Modtagelse af klage

1.1 Modtageren af klagen informerer alle medlemmer af udvalget og vedhæfter klagen. En klage kan ikke afvises af modtageren alene.

1.2 Overholder klagen gyldighedskriterierne?

  • Er det en sag for klageudvalget? Er der brud på gældende dansk lovgivning, kontakt inspektør og beboerrådsformand. Er der brud på husorden eller fremgår det af klagen, at der er brud på etagens reglement, er klagen gældende.
  • Der må ikke være længere tid end fire uger mellem hændelse og klageindgivelse.
  • I klagen skal det fremgå, at anklager eller andre har forsøgt at kontakte den indklagede samt udbedre situationen.

1.3 Min. to medlemmer af udvalget tager opgaven til sig.

2) Indkaldelse til høring

2.1 De til klagen nu tilsluttede udvalgsrepræsentanter beslutter en dato og udskriver indkaldelse til den indklagede, klageindgiver og eventuelle vidner.

2.2 Den eller de indklagede må ikke høres samtidig med klageindgiver eller vidner. Klageindgiver og vidner kan høres på samme tid.

2.3 En høring har varighed af 5-15 min. + 5 min. per ekstra person.

2.4 Alle indkaldte skal oplyses om, hvad de potentielle konsekvenser er for den indklagede, i tilfælde af at klageudvalget giver medhold i klagen.

3) Forud for høring

3.1 Repræsentanter indhenter, hvis der er behov for det, relevante oplysninger til sagen. Det kan være at spørge fremlejeudvalget eller UBSBOLIG, om et lejemål har indsendt dokumenter til fremleje.

4) Procedure under høring

4.1 Ved mødets start informeres de(n) fremmødte om klageudvalgets funktion og den indklagedes rettigheder mht. til appelmuligheder. (Se relevante formular.)

4.2 Der tages referat af mødet med diktafon og/eller skriftligt.

4.3 Spørgsmål, der stilles til klageindgiver og vidner:

  • Hør om, hvad der er sket (lad dem gentage klageindgivelsen).
  • Hør om, hvorvidt der er noget at tilføje.
  • Spørg ind til, om kommunikationen har været tilstrækkelig.
  • Spørg ind til dokumentation af påstande.

4.4 Spørgsmål, der stilles til den indklagede:

  • Hør om, hvad der er sket.
  • Spørg ind til, om kommunikationen har været tilstrækkelig.
  • Hør, om den indklagede er enig i anklageskriftet.
  • Fremlæg bebyrdende påstande og dokumentation fra klageindgiver, således at den indklagede kan få mulighed for at forsvare sig.

5) Afgørelsesprocessen

5.1 Efter sidste høring vurderes, om der er behov for flere høringer eller længere tid til at træffe en afgørelse. Udskydelse af afgørelse skal være af ekstraordinære årsager.

5.2 Det vurderes, om der er et klart og alvorligt brud på husordenen eller forretningsordenen. Er der, er klagen berettiget, og den indklagede skal have en skriftlig advarsel. Er der tale om milde forseelser, gives der en reprimande, med mindre en allerede eksisterer. Ved brud på etagens egne regler, kan dette ligeledes føre til en skriftlig advarsel (hvis alvorlig og etagens reglement vurderes fair) eller alternativt reprimande, hvis den anklagede har forbrudt sig i en mild grad.

5.3 Fører afgørelsen til en reprimande, skal der undersøges, om der allerede er givet en reprimande til den indklagede. Er der, forhøjes afgørelsen til en skriftlig advarsel. Fører afgørelsen (også efter at være forhøjet fra en reprimande) til en skriftlig advarsel, skal der undersøges, om der allerede er givet en skriftlig advarsel til en indklagede inden for det sidste år (teknisk set er det formandens opgave). Er der, skal klageudvalget henstille beboerrådsformanden til, at den anklagede står til udsmidning.

6) Referatskrivning

6.1 Referatet skal indeholde:

  • Dato og tid
  • Repræsentanter fra udvalget til stede
  • Indkaldte til høring mødt og ikke mødt op
  • Kopi af klage
  • Gengivelse af samtale med indklagede, klageindgiver og vidner
  • Klageafgørelse med resume af tanker bag afgørelsen

Forpligtelser og ansvarsområde

Klageudvalgets funktion fremgår af kollegiets forretningsorden.
Det forventes, at alle medlemmer af klageudvalget regelmæssigt tjekker beboerrådets postkasse og deres emails for nye klager. Når en klage modtages, skal en sag startes med det samme, såfremt klagen overholder de kriterier, som er angivet i kollegiets forretningsorden. Klageudvalgsmedlemmerne tilknyttet sagen skal indkalde til høring af de implicerede parter hurtigst muligt. Tidsrammen for behandling af klagesag fra modtagelse til afslutning er maks. en måned. Det kan dog strækkes i ferier og eksamensperioder.
Klageudvalget udarbejder en procedure i samarbejde med beboerrådet, som er inden for rammerne angivet i kollegiets forretningsorden. Af proceduren fremgår, hvordan møder holdes og dokumenteres, samt hvordan afgørelser traffes. Det er vigtigt, at medlemmerne følger disse procedurer nøjagtigt som angivet, så indklagede beboere får samme, retfærdige proces.
Det er vigtigt, at klageudvalget på indkaldelsesbrevet og ved start af mødet tydeligt forklarer, hvad klageudvalget er, hvordan sagen behandles og hvilke udfald sagen kan have.
Klageudvalgets procedure skal godkendes af beboerrådet.

Magt

Udvalget besidder en stor magt, da det egenhændigt (dog med beboerrådsformandens godkendelse) kan indstille lejemål til opsigelse.

Bemyndigelse

Det er kun muligt at blive valgt ind i klageudvalget ved et beboermøde, da udvalget i kraft af dets personfølsomme og magtmæssige funktion ikke skal kunne optage medlemmer uden for et offentligt forum, hvor medlemmerne kan godkendes.