Beboerne på Hørhus Kollegiet er meget aktive i driften af vores selvejende institution og har en lang tradition med et stærkt beboerråd. Beboerrådet holder møder en gang om måneden og har nedsat mange udvalg, som står for alt fra det sociale (barudvalg, festudvalg, Spil og Spas), hen over drift af diverse faciliteter/tilbud (motionsudvalg haveudvalg, infoudvalg, medieudvalg, antenneudvalg) og til det lidt mere administrative (klageudvalg, fremlejeudvalg, nøgleudvalg).
Alle beboere kan lade sig vælge til beboerrådet, og alle kan stille forslag til beboerrådets arbejdsopgaver. I det daglige råder beboerrådet over den pose penge, som hver beboer månedligt indbetaler til. Denne kasse er til for at forsøde kollegianernes dagligdag. Den giver tilskud til forskellige fælles fester, indkøber nye eller erstatter udslidte ting til de fælles faciliteter og giver også penge til etagerne, som bruger dem på pynt og udklædning til fester samt nye møbler og pander osv. Synes man, at der er mangler på kollegiet, står det en frit for at udbedre denne mangel ved at oprette arbejdsgrupper/udvalg, der tager sig af netop dette.
Det er det frivillige arbejde fra kollegiets egne beboere, der gør, at vi fx har vores lækre motions- og musikrum.
Beboerrådsmøderne
Beboerrådets møder foregår som beskrevet i forretningsordenen. Referater for beboerrådsmøderne ved åbne døre skal indeholde:
- Angivelse af dato for godkendelse (næste beboerrådsmøde) samt felt til angivelse af godkendelsesdato
- Dato, starttidspunkt og lokale for mødet
- Medlemmer af beboerrådet til stede (herunder formand, suppleanter, kasserer og sekretær), udvalgsformænd til stede samt øvrige beboere til stede med fornavn, efternavn, værelsesnummer og stilling
- Afbud modtaget i tide fra medlemmer og udvalgsformænd
- Afbud i utide eller manglende afbud fra medlemmer og udvalgsformænd
- Liste over personer, som skylder kage, som følge af for sen eller manglende afbud
- Valg af ordstyrer og referent
- Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde
- Godkendelse af dagsorden
- Meddelelser
- Rådets økonomi
- Orientering fra udvalgene
- Eventuelle punkter på dagsordenen
- Status af igangværende projekter
- Eventuelt
- Dato for næste møde
I referatet indskrives alle deltagere ved mødet på formen ”Fornavn Efternavn” med værelsesnummer. Efterfølgende angives deltagerne ved fornavn (med efternavn, hvis flere med samme fornavn) i referatet.
Vedlagt bilag A er en skabelon for referater for beboerrådsmøder for åbne døre.
Det er essentielt for den demokratiske proces og dokumentationens gyldighed, at alle detaljer, der fremkommer i en diskussion, skrives ind i referatet. Det anbefales, at der til sidst i samtlige punkter på dagsordenen rekapituleres med en tydelig markering af, hvad rådet er kommet frem til og har besluttet.
Et punkt på dagsordenen (især igangværende projekter) må først fjernes, når det er evalueret, og der tydeligt skrives i referatet, at punktet lukkes. Har et medlem fx stået for at købe noget ind på rådets vegne, må punktet ikke fjernes fra næste mødes dagsorden, selvom det er afsluttet, da det ellers af fremtidige læsere af referater ikke er klart, hvad der er sket med punktet.
Om beboerrådets nedsatte udvalg
Beboerrådet nedsætter udvalg ved dets møder, hvilket skal fremgå af referaterne. Listen over rådets udvalg fremgår af forretningsordenerne tilknyttet dette dokument.
Alle kan som udgangspunkt være del af et udvalg. Medlemmer kan være eksterne, men udvalgene skal som udgangspunkt bestå af mindst ét medlem, som bor på Hørhus Kollegiet. Medlemmer til udvalg vælges ind ved beboerrådsmøderne, hvilket også skal fremgå af referaterne. Udvalg med formænd, som er valgt på et beboermøde, kan dog tage nye medlemmer ind uden for beboerrådsmøderne. Disse udvalg er benævnt ”de store udvalg” og fremgår i forretningsordenen (af 2013-11-06, § 50, punkt 5).
De resterende udvalg har ikke formænd, men skal have tilknyttet en repræsentant, som vil fungere som kontaktperson for rådet og resten af kollegiet. Det er op til udvalgene selv at finde kontaktpersonen og meddele dette til beboerrådet og infoudvalget.
Udvalgenes repræsentanter (eller formænd hvor disse eksisterer) skal møde op på de ordinære beboerrådsmøder. Der kan dog også i stedet indgives skriftlig orientering til beboerrådsformanden forud for hvert møde.
Udvalgene er pålagt at udarbejde eget referat af diverse møder, der bliver afholdt i udvalgene, der efterfølgende skal sendes til kollegiets formand. Udvalgsrepræsentanterne skal informere beboerrådet om mødet og dets indhold ved næstekommende beboerrådsmøde.
Om udvalgenes forretningsordener
Udvalgene opererer under en forretningsorden, som udfærdiges kort efter deres nedsættelse. Denne forretningsorden skal indeholde tre hovedpunkter: Forpligtelser og ansvarsområder, magt samt bemyndigelse.
Under det første punkt skal udvalgets funktion fremgå. Punktet opridser beboerrådets forventninger til, hvad udvalget kommer til at gøre, samt beboerrådets forventninger til arbejdsindsats.
Det andet punkt vil indeholde den magt, som beboerrådet eller et beboermøde bemyndiger udvalget. Det skal fremgå, hvad udvalget kan gøre uden at inddrage beboerrådet.
Det tredje punkt omfatter mulighed for indmeldelse og medlemsaktivitet i udvalget. Det vil som udgangspunkt være muligt for alle beboere på Hørhus Kollegiet at deltage i et udvalg, men disse skal meldes ind ved et beboerrådsmøde, hvis udvalget ikke har en formand valgt på beboermøde. Medlemmer kan også være eksterne (fx fra de to andre kollegier), såfremt mindst ét medlem bor på Hørhus Kollegiet. Punktet kan nævne udsmidelsesgrunde.
Udvalgene anbefales at lave en proceduresamling for udvalgets samlet virke, der udspecificerer de krav, som forretningsordenen stiller. Disse procedurer foreskriver, hvordan og hvor ofte der holdes møde, hvordan sociale arrangementer/aktiviteter udføres, uddeling af ansvarsområder og fordeling af arbejde, datoer/deadlines osv. afhængig af udvalgets type. Udvalgets samlede viden og erfaring skal være skrevet ned, således at udvalget kan overtages af en person, som ikke i forvejen har været dybt involveret i udvalgets kerne. Især ansvarsområder og detaljer ved arrangementer forsvinder ofte ved store medlemsudskiftninger, hvorfor en veldokumenteret proceduresamling redder udvalget fra at begå samme fejl og lære tingene på ny.
Ønsker et udvalg at agere uden for dets forretningsordens rammer, må det tage det op ved et beboerrådsmøde. Kun beboerrådet kan godkende ændringer til forretningsordenen for et udvalg.
Udvalgenes gulerødder
Beboerrådet giver nogle udvalg mulighed for at bruge af beboerrådets midler til sociale arrangementer eller fx pizza i forbindelse med større udvalgsopgaver. Dette skal ses som et tillæg til de to årlige udvalgsfrokoster samt en gulerod til udvalgene, som ellers er fuldstændigt baseret på frivilligt arbejde. Tallene angivet i Tabel under angiver de beløb, som udvalgene har til rådighed årligt.
|
Antenneudvalg: |
0 kr. |
Klageudvalg: |
0 kr. |
|
Barudvalg: |
1500 kr. |
Musikudvalg: |
200 kr. |
|
Festudvalg: |
1500 kr. |
Motionsudvalg: |
0 kr. |
|
Fremlejeudvalg: |
0 kr. |
Nøgleudvalg: |
0 kr. |
|
Haveudvalg: |
200 kr. |
Spil og spas: |
0 kr. |
|
Infoudvalg: |
200 kr. |
Man kan højst hæve for det indeværende år og altså ikke med tilbage- eller fremadvirkende kraft. Det går på kalenderår, så man mister retten til ikke-indløste gulerødder ved nytår.
Særlige bestemmelser
Benyttelse af baren til private fester
(vedtaget 22-04-2014)
Det er muligt ved meget særlige lejligheder at låne baren til private fester. For at skåne stuens beboere skal beboerrådet godkende private fester i baren.
De private fester kan ikke ligge oven i de almindelige baraftener, fester eller Spil og Spas-arrangementer. Ved fester på hverdage skal man være særligt opmærksom på larm. De almindelige regler for støj gælder også i weekenden, og man skal altså respektere klager efter klokken 22.
Barudvalget vil fjerne varer i baren inden festen samt kontrollere rengøring efter festen.
Der indkræves et depositum på 500 kr. forinden, som skal dække evt. skader. Depositummet tilbageholdes eller inddrages ved utilfredsstillende eller manglende rengøring efter festen.
Fællesfinansiering af kollegiets faciliteter
Hørhus Kollegiets motionsrum, musikrum, bar samt fodbold- og tennisbaner kan benyttes af Scandis Boligernes og Hørbrækkerhusets beboere på lige vilkår med Hørhus Kollegiets egne beboere. Da finansiering af disse faciliteter foregår igennem beboernes leje, er de tre kollegier kommet til enighed om, at de to andre kollegier støtter Hørhus Kollegiet med halvårlige bidrag.
Beløbene er at finde i bilag 1 til kontrakt for fællesfinansiering.
skabelon for referat for beboerrådsmøderne
Beboerrådsmøde
Mandag d. DD-MM-ÅÅÅÅ kl. 18:00 i beboerrådslokalet.
Til stede:
|
Fornavn Efternavn (v. xyz, formand) |
Fornavn Efternavn (v. xyz, repræsentant fra 6. etage) |
|
Fornavn Efternavn (v. xyz, suppleant for Fornavn Efternavn (v. xyz, 1. etage)) |
Fornavn Efternavn (v. xyz, repræsentant fra 7. etage) |
|
Fornavn Efternavn (v. xyz, repræsentant fra 2. etage) |
Fornavn Efternavn (v. xyz, repræsentant fra 8. etage) |
|
Fornavn Efternavn (v. xyz, repræsentant fra 3. etage) |
Fornavn Efternavn (v. xyz, sekretær) |
|
Fornavn Efternavn (v. xyz, repræsentant fra 4. etage) |
Fornavn Efternavn (v. xyz, kasserer) |
|
Fornavn Efternavn (v. xyz, repræsentant fra 5. etage) |
Fornavn Efternavn (v. xyz, beboer) |
Afbud fra: Fornavn Efternavn (v. xyz, festudvalgsformand).
For sent/manglende afbud fra: Fornavn Efternavn (v. xyz, barformand).
Skylder kage: Fornavn Efternavn, Fornavn Efternavn.
- Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer: Fornavn
Referent: Fornavn
- Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde
Referat fra seneste ordinære beboerrådsmøde (dato) bliver læst op af fornavn-A og bliver efterfølgende godkendt.
- Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen er sendt ud i gyldig tid. Beboerrådet godkender dagsordenen.
- Meddelelser
– Meddelelse 1. Brødtekst.
– Meddelelse 2. Brødtekst.
- Økonomi
|
Gulerødder Barudvalg x kr. Festudvalg x kr. Haveudvalg x kr. Infoudvalg x kr. Medieudvalg x kr. Samlet xxx kr. Henlagte midler Projekt A Beløb A kr. Projekt B Beløb B kr. Projekt C Beløb C kr. Projekt D Beløb D kr. Projekt E Beløb E kr. Projekt F Beløb F kr. Samlet xxx kr. |
Etage Konto 1. etage x kr. 2. etage x kr. 3. etage x kr. 4. etage x kr. 5. etage x kr. 6. etage x kr. 7. etage x kr. 8. etage x kr. Samlet xxx kr. Samlet henlagt x kr. Samlet på kontoen x kr. Samlet til rådighed x kr. Note: abc |
- Orientering fra udvalgene
Antenneudvalg (Ansvarlig A-fornavn, Ansvarlig B-fornavn)
Brødtekst.
Nye udvalg?
Ingen nye udvalg.
- Eventuelt punkt på dagsordenen
Brødtekst
Vedtagelser markeres med fed for enden af en brødtekst.
- Eventuelt punkt på dagsordenen
Brødtekst
Vedtagelser markeres med fed for enden af en brødtekst.
- Status af igangværende projekter
Projektnavn (Ansvarlig A-fornavn, ansvarlig B-fornavn)
Brødtekst.
Vedtagelser markeres med fed for enden af en brødtekst.
Projektnavn (Ansvarlig A-fornavn, ansvarlig B-fornavn)
Brødtekst.
Vedtagelser markeres med fed for enden af en brødtekst.
- Eventuelt (Afstemninger her er kun gyldige, hvis de er enstemmige)
Eventuelle punkter angives her, evt. på samme form som under status af igangværende projekter.
- Dato for næste møde
Næste beboerrådsmøde vil være mandag d. DD. måned kl. 18 i bebeorrådslokalet.
Hørhus Kollegiet 