Referat af Beboerrådsmøde 29/09-2011

Tilstede: Anette, Cecilie, Morten, Andreas, Daniel (uden stemmeret), Kirstine, Jens, Jakob og Signe

 

1. Valg af ordstyrer og referent:

Cecilie er ordstyrer, Anette er referent

 

2. Oplæsning af referat fra sidste møde:

Anette opsummerede referatet fra sidst.

 

3. Godkendelse af dagsorden og referat:

Referatet fra d. 15-08-11 er godkendt.

Tilføjelser til dagsordenen: ”Nøgler og koder” og ”Administrationsaftale”.

 

4. Meddelelser:

• Kollegiets regnskab er ikke blevet klar. Cecilie har afkrævet en redegørelse om hvorfor. Vi ønsker denne redegørelse inden beboermødet d. 04-10-11, så vi kan præsentere denne redegørelse for beboerne. Der afholdes et ekstraordinært beboermøde når regnskabet er kommet.
• Kirstine stopper i beboerrådet fordi hun flytter. Daniel er til stede som gæst fordi han ikke officielt bor her.
• Hans fylder 60 i december. Vi vil gerne holde en reception. Til Oles reception blev der brugt 1000 kr. fra repræsentationskontoen fra alle 3 kollegier.

 

5. Økonomi:

Saldo: 45.966, Etagekonti: 22.622, Disponibelt: 23.344, Kontant: 2000

 

6. Nøgler og koder:

• Morten synes der er for mange administrationsnøgler i omløb. Fx til cafeen, musikrummet. Foreslår at der bliver lavet en liste over hvem der har nøgler nu. Alle er enige om at det er en god ide.
• Der er også for mange der har koden til cafeen. Ønsker at der kun er nogle stykker der har koden. Vi beslutter at det er en god ide at skifte kode og at det fremover kun skal være udvalgte personer der har koden, de samme som har nøgle til cafeen.

 

 

7. Administrationsaftale:

Andreas mener administrationsselskabet ikke har levet op til sin aftale på det sidste. UBS er opkøbt af Dan Ejendomme og det har givet noget tumult Fx har regnskaberne været forsinket de sidste par gange. Foreslår at undersøge andre muligheder for administration. Der diskuteres hvordan dette skal gribe an, fordele og ulemper mm. Vi bliver enige om at få en dialog med UBS omkring de problemer vi har haft med dem og hvad der kommer til at ske fremover.

Formanden indkalder derfor til et møde med UBS, hvor vi sætter dagsorden. Jo hurtigere jo bedre.

Punkter til dette møde:

Sygemeldte medarbejdere, Ønsket om en ny projektansvarlig (Brandmøbler, Solfanger)

 

8. Status af igangværende projekter

• Vandsparere (Morten):Ole ville kigge på det, men har ikke gjort det. Har ikke meldt noget tilbage til Morten.
  • Brandmøbler (Cecilie): Vi ønsker en projektansvarlig fra UBS med i projektet før vi kontakter brandmyndighederne om et møde.
  • Fodboldbane (Jens og Morten): Morten mener ikke den er blevet plan. Jens taler med Ole.
  • Lydisolering: Der er ikke nogle af de nuværende beboerrådsmedlemmer der ønsker at gå videre med det. Hvis der dukker nogle op til beboermødet der gerne vil gå ind i projektet så fortsætter det.
  • LED-pærer (Daniel): Daniel har fundet en der er god. 400 pærer a’ 150 kr. til gang og badeværelse vil koste 60.000 kr.. Der er afsat 150.000 til projektet. Daniel bestiller de første 400. Ole og Hans sætter dem op.
  • Nyhedsskærm (Søren): Ikke til stede.
  • Rengøring af fællesarealer / motionsrum (Morten og Anette): Det er en del af Hans’ jobbeskrivelse at gøre rent i fællesarealer og vi synes det skal inkludere begge motionsrum og bordtennisrummet og at det skal gøres 1 gang om ugen. Det er ikke forventet at han rydder op og flytter rundt på ting, hans skal støvsuge, vaske gulv og skifte skraldespand. Hvis han ikke kan gøre det hvis der fx er for rodet, skal han gøre opmærksom på det, så beboerrådet kan gøre noget ved denne situation. Hvis Hans ikke mener han kan nå det, må han prioritere det frem for at hjælpe folk med fx at sætte ting op på værelset.

Afstemning: Skal ovenstående implementeres? 7 stemmer for. Forslag vedtaget

• Energitjek (Cecilie): Ikke endnu. Boilerrummet blev først færdigt i går. Hvad kom dette til at koste? Jf. overskydende midler.
• Renovering af cafeen (Cecilie): Venter stadig på afgørelse om lydisolering. Hvis det droppes på beboermødet, så går renoveringen i gang.
• Cykelstativer (Jens): Nye alternative forslag er under indhentning. Der skal være enighed om det nye forslag på beboermøde.
• Fremleje (Andreas): Næste gang.
• Hegn til Fodboldbane og Tennisbane (Jens og Andreas): Næste gang.
• Husorden (Anette): Diskuteres under punkt 11.

 

9. Orientering fra udvalgene

• Musik, Simon: Tilbud på højtalere: 3899 pr. stk.. Bestiller snart klaverstemning. Ønsker at man må bruge elektriske instrumenter med lyd på i musikrummet i prøveperiode. Dette afviser beboerrådet enstemmigt, men tilbyder at investere i høretelefoner/ledning så flere musikere kan spille sammen i musikrummet. Afstemning: Investere i højtalere? 7 stemmer for. Forslaget vedtaget. (Se i øvrigt vedhæftede pdf).
• Motion, Morten: Der er ikke blevet fikset ledninger i motionsrummet som vedtaget på sidste møde. Det er ikke godt nok. Morten går ned til Ole og får ham til at bestille en elektriker straks, som dækkes af daglig drift.
• Caféen: Der var et arrangement fredag som kun var varslet i stuen. Det skal varsles i kælderen.
• Antenne/Net: Simon har været i dialog med Matias, ekstern konsulent. Status: Vi modtager stadig fra Viasat. Vi får den nye fiber 1-1-2012. Simon/Søren skal kontaktes om status på antenneudvalget og dets medlemmer. Hvem er formand og har ansvar for at orientere beboerrådet?
• Fest, Morten: Oktoberfest d. 29. oktober. Fodboldfestregnskabet er ikke lavet endnu. Festudvalget takker for pengene.
• Have, Jens: Intet nyt. Der var nogen der havde bål i haven der ikke var blevet ordentlig slukket.
• Sikkerhedsudvalg: Nye medlemmer: Cecilie og Rune fra Hørbrækkerhuset, som har haft god kontakt med dem der generer os. Har talt med stenkasterne og hashrygerne. Hegnet ved brandtrappen renoveres og forstærkes og får tilbud på en forlængelse af hegn ved kældertrappen for enden af bygningen.
• Nye udvalg?

 (Signe forlader mødet.)

 

10. Gennemgang af husorden og forretningsorden.

• Husorden: Vedtaget med rettelser såfremt det vedtages at forretningsordenen skal vedtages på beboermøde jf § 10 i husordenen. (Jakob forlader mødet)
• Forretningsorden: Den nye struktur præsenteres. (Anette, referent, forlader mødet). Forretningsordenen vedtages enstemmigt med ændringer inkl. at forretningsordenen skal vedtages på et beboermøde. Dog træder den først i kraft, når klageparagraffen (forslag 1 eller 2) er vedtaget på beboermødet d. 4/10.

 

11. Eventuelt

• Tjek om planlagte renoveringer inden for de kommende år kan fremrykkes, så vi kan få lavet nogle håndværkersager nu, mens der er lavkonjuktur.
• Informationen omkring slukning af vand under renovation af boilerrum var meget sen.
• Gulvtæppekanter: Ole skal få gulvtæppefirmaet ud for at lave samtlige helligdage inkl. hjørner. Reklamationsretten skal anvendes, derfor skal vi have foretaget billeddokumentation.
• Næste møde: mandag d. 1/11 kl. 19.