Beboerrådsmøde – Torsdag d. 26.06.2013 kl. 18.00 i Beboerrådslokalet
Til stede: Cecilie Kiilerich (Formand), Susanne Mølgaard (Næstformand), Martin Bressing (Sekretær), Stephen Hedegaard Kristoffersen (repræsentant fra 7. etage), Morten Hvidemose (repræsentant fra 3. Etage), Kira Puk Frandsen (suppleant fra 7. etage), Bjarne Reimann (suppleant fra 4. Etage), Jannie Nielsen (suppleant fra 1. Etage), Charlotte Pedersen (Festudvalgsformand), Minna Munch Jensen (Cafe formand).
1. Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer: Cecilie (v. 441)
Referent: Bressing (v. 847)
2. Godkendelse af dagsorden
– Dagsorden godkendt
– Referat læst op og godkendt.
– Kira Puk vil gerne have en afstemning omkring haveudvalgsformandsposten, så det går fair til. Under sidste møde valgte vi bare en formand uden afstemning. Jannie vil gerne være med i udvalget, så Kira og Jannie snakker om fordelingen.
– 8. Etage har et par små ting som tages op som selvstændigt punkt.
3. Nyt fra beboerrådet
– Cecilie har valgt at stoppe som formand, og vil også gerne træde helt ud af beboerrådet. Derfor skal vi have konstitueret et nyt beboerråd.
– UBS har meddelt at Jakob ikke længere er vores kontaktperson. Nu er Anni Vagner vores kontaktperson.
– UBS er desuden ved at flytte (igen), men de vil være på plads en gang i løbet af næste måned. Der kommer desuden en ny hjemmeside, med info om kollegierne.
– Der er endelig skabt kontakt til de to andre kollegier. Så der kommer formandsmøde snart.
4. Økonomi
Saldo: ca. 37.000 (37.515.73) kr.
Stuen: 2150.69 kr.
2. etage: 34.74 kr.
3. etage: 2409.00 kr.
4. etage: 565.52 kr.
5. etage: 3728.15 kr.
6. etage: 4061.02 kr.
7. etage: 4219.34 kr.
8. etage: 281.00 kr.
5. Hemmeligt punkt
– Punktet er flyttet til separat referat.
6. Konstituering af formand/beboerråd
– Næstformanden ønsker ikke at overtage formandsposten, og vil derfor gerne høre om der er nogen der vil tage posten.
– Bressing melder sig til formandsposten. Ingen andre stiller op. Bressing vælges som erstatningsformand indtil næste beboermøde.
– Susanne fortsætter som næstformand og som kasserer.
– Minna stiller op til at overtage posten som sekretær.
– Cecilie træder helt ud af beboerrådet, og der skal derfor findes et medlem fra 4. etage. Bjarke fra 4. træder ind som medlem af beboerrådet.
– Daniel fra 8. overtager suppleant/medlemsposten i beboerrådet og dækker Bressings plads.
7. Ønskeliste fra 8. etage
8. Etage har på et etagemøde bedt beboerrådet om at overveje et par forslag.
– Fælles rengøringsmidler til etagerne ligesom vi henter grønne poser hos Ole. Det ville være billigere at købe stort ind.
Men det er et problem i forhold til det økonomiske, og at det skal budgetteres.
Beboerrådet beder 8. Etage om at stille forslaget til bestyrelsen eller stille forslaget på et beboermøde. Beboerrådet kan ikke tage beslutningen uden at høre beboerne og bestyrelsen.
– Der stilles forslag om at kollegiet kan købe forskellige spil og aktivitetsting til haven som man også kan tage med på stranden.
Det diskuteres om forslaget hører under haveudvalget.
Det har været sådan før at kollegiet havde ting til haven. Men tingene blev meget hurtigt væk eller ødelagt. Tidligere har beboerrådet talt om dette og blevet enige om at hver etage skal købe deres egne ting, så der også kommer mere ejerskabsfornemmelse over disse. Beboerrådet vil ikke bruge penge på ting til haven, som bliver væk i løbet af kort tid. Forslaget afvises.
8. Status af igangværende projekter
Brandmøbler (Morten) – Intet nyt
Lydisolering (Stefan) – Intet nyt
Nyt lys i kælderen (Bressing) – Intet nyt. Der er kommet ny inspektør som skal sættes ind i sagen. Der skal indhentes flere tilbud.
Alarmen i Cafe Coma (Minna): Alarmen skal lige konfigureres, og så kører det hele. Og så skal diverse kontaktpersoner sættes ind i hvordan det hele fungerer. Dette sker snart.
Beboerrådsrum (Susanne, Martin, Jannie & Morten) – Intet nyt.
Vandbesparelseskampagne (Cecilie og Stephen) – Projektet starter snart med arbejdet. Jannie og Kira Puk vil også gerne med i projektet.
Der skal laves et tjek på alle værelser, efter løbende toiletter. Erik og Hans skal sættes i gang her i løbet af sommerferien.
Derudover skal der laves en kampagne med masser af information.
De diskuteres også om man kan gøre noget for at spare på vand i forbindelse med opvask. Det vil de projektansvarlige tage sig af at undersøge.
Derudover bedes de projektansvarlige om at indsamle informationer i forhold til vaskeriet og en begrænsning af vaske pr. måned. Vi har brug for at kende til priser, besparelsesmuligheder mm. Projektet skal fremlægges til næste beboermøde, og derfor skal vi have indsamlet information som vi kan præsentere.
Det foreslås om vi skal indkalde til en beboerhøring, så vi kan informere kollegiet om problemet inden næste beboermøde. Kommer folk ikke her, må vi overveje at møde op på diverse etagemøder. En høring skal skabe viden omkring problemets konsekvenser samt høre beboernes forslag til diverse løsningsforslag.
9. Orientering fra udvalgene
Spil og spas – Intet nyt.
Det efterlyses at udvalget står for stille. Udvalget skal snart til at komme i gang.
Hvidemose er rasende J og kræver at udvalget snart starter.
Det diskuteres hvilken dag udvalget holder spil aftener. Stuen vil gerne diskutere på deres etagemøde, hvilken ugedag der passer bedst i forhold til støjgener. Umiddelbart var planen at ligge spilaftenerne om onsdagen, men det er egentlig ikke så vigtigt, så længe det er på en hverdag. Stuen informerer om hvilken dag der passer dem bedst, og derefter vil spil og spas udvalget arbejde på en plan for opstart her i løbet af sommerferien.
Kollegieblad – Der er kommet første udgave af bladet. Næste blad har deadline til september. Der mangler både historier eller folk, der gerne vil være med.
Folk er generelt meget glade for bladet.
Medie – Projektoren er blevet sat op, og sat til projektoren. Der mangler stadig lidt kabler og en lås på skabet.
Køb af kabler godkendes.
Vognen med projektoren sejler, og skal fikses. Projektoren bliver fjernet. Projektoren skal monteres på vognen.
Motion – Der er kommet skruer i gulvet, og alle maskiner er blevet sat fast. Regelsæt mangler. Men ellers er alt godt.
Caféen – Ny formand – Minna.
Lageret er ved at blive tømt for pant.
Fadølsanlægget skal tjekkes. Der kommer en mand ud og tjekker det.
Der vil være åbent så meget som muligt hen over sommeren.
Der skal renses gulvtæppe. Vi har en gulvtæpperenser. Det prøver vi, inden vi overvejer at fjerne tæppet i baren. Stuen vil nok gerne have at tæppet bliver, da det tager noget lyd.
Der kommer nye typer øl i baren. Guld og Classic på fad og pilsner på flaske.
Kontoen har det godt. Der er rigtigt mange penge fra festen, men også regninger der skal betales.
Ca. 3000 kr. i kassen efter alt er gjort op lige nu.
Antenne – Intet nyt.
Info – Infoskærmen er brændt af. Vi skal have en elektriker til at se på den, og så have en ny hvis de er helt død.
Cecilie har muligvis en mere til rådighed, så hvis skærmen er død, kan vi lige høre om vi kan få en mere derfra.
Ellers skal vi snakke om, hvorvidt vi skal have en ny skærm. Vi undersøger lige de andre muligheder inden dette tages op.
Der skal strømbesparer på skærmen når en ny skærm kommer op.
Der skal arbejdes med layoutændringer mm og ny data til skærmen når en ny skærm er oppe.
Hjemmesiden skal også have en ansigtsløftning. Daniel fra 8. Etage er på sagen.
Cecilie foreslår en velkomstfolder til ny indflyttere. Sådan har det været før, og Cecilie har fundet nogle gamle foldere. Infoudvalget vil stå for at udarbejde en ny opdateret velkomstfolder.
Fest – Vi har lige haft Midsommerfestival. Det var en succes. Mange penge og solgt mange øl mm.
Der var lidt problemer i festudvalget med at få alle medlemmer til at deltage i det manuelle arbejde. Der er startet en hvervekampagne.
Det foreslås at vi ser på at købe et samlet sceneopsætning, som vi har hvert år.
Det foreslås også om vi kan få etableret en fast scene et sted i haven. Dette kræver dog at de andre kollegier involveres. En fast scene kan også kombineres med en slags terrasse.
Der har været talt om at nedlægge krattet bagest i haven. Her kunne man evt. lægge scenen.
Det diskuteres hvilke løsninger der er bedst, og det besluttes at festudvalget må finde frem til, hvad de helst ønsker af løsning.
Derudover vil Festudvalget gerne have en bedre skiltning ude foran kollegiet. Skiltet er ikke særligt stort, og der er mange der ikke kan finde kollgiet. Forslaget tages op på næste bestyrelsesmøde.
Have – Urban Gardening – har fået nogle små plantekasser ud. En fast terrasse eller scene ville også passe godt ind i dette projekt.
Der overvejes at købe nogle regntønder, til Urban Garden projektet.
Desuden informeres der om, at der også er plantekasser over på genbrugspladsen. Der mangler folk til at passe dem hen over sommeren.
Grillene skal ind efter hver gang de har været brugt, og der skal meget bedre styr på hvordan proceduren er omkring brug af grill. Haveudvalget bedes om at få styr på dette og laves opslag med information.
Grillene skal ind i det nye fælles lager for fremtiden.
Sikkerhed – Intet nyt.
Klageudvalg – Der er mange sager. Men det kører rigtigt fint i udvalget
Bjarke træder ud af udvalget, da han ikke har tid. Daniel fra 8. etage overtager pladsen. Derudover har Bressing ikke så meget tid nu, hvor han er blevet formand, så han vil fortsætte i udvalget med at hjælpe med de nuværende ting, og så vil Stefan fra stuen overtage Bressings plads i klageudvalget.
Der skal de næste uger arbejdes på at udbedre procedurebeskrivelsen samt evt. huller i regelsættet.
Der skal også snakkes om arbejdsfordelingen i udvalgets, og se på om man kan aflaste medlemmerne mere.
Nøgler – Intet nyt.
Energiudvalg – Jannie stiller forslag om at lave et udvalg, hvor vi får en konsulent ud og ser på hvordan vi kan spare på energi på hele kollegiet.
Der er opbakning til projektet, og der oprettes et udvalg.
Genbrugspladsudvalg – Der stilles forslag om, at der oprettes et kontaktudvalg til de mange informationer og events vi får fra genbrugspladsen. Bressing får mange henvendelser, men kan ikke andet end at sende informationerne videre i facebookgruppen. Med risiko for at der bliver spammet på facebook.
Der er ingen der melder sig til at stå for kontakten.
Nye udvalg?
8. Eventuelt
Have æstetik – Hvidemose er på sagen og tager fat i folk der sætter ting i haven.
Der er problemer med børnene fra Hørbrækker. Der er et båthorn der larmer meget.
Hall of Fame fra cafeen skal opdateres og omstruktureres. Punktet tages op som et projekt næste gang.
Vi takker Cecilie for sin tid som formand.
Vi dropper ikke at holde møder hen over sommeren.
Nyt møde d. 23 Juli kl. 19:00
Mødet hæves.
Hørhus Kollegiet 