Referat af beboerrådsmøde 30.10.13

Beboerrådsmøde

Onsdag d. 30.10.2013 kl. 19:00 i beboerrådslokalet

 

 

1. 1.     Valg af ordstyrer og referent

Martin bliver ordstyrer, Minna bliver referent.

 

1. 2.     Oplæsning af referat fra sidste møde

Læst.

 

1. 3.     Godkendelse af dagsorden og referat

Godkendt.

 

1. 4.     Meddelelser

Meddelelser fra Martin:

–          Erik melder at brandtjek gik strålende, der var intet at melde, og manden fra brandmyndighederne var så tilfreds at han ikke vender tilbage før om et år. Ros til alle etager.

–          Martin har en masse møder foran sig. Der er beboermøde d. 03.11.13. Derudover er der bestyrelsesmøde. Der er også et opkommende formandsmøde med formændene fra Scandis og Hørbrækker.

–          Der er markvandring d. 18.11.13 kl. 08.00, hvor alle er velkomne. Her kommer konsulenten fra UBS, med formanden og Erik, og tjekker hvorledes tingenes tilstand er, og justerer dermed budgettet derefter.

–          Efter at Ernerst & Young har trukket sig som revisorer, og vil som det står nu, blive dækket af udbrydere fra Ernerst & Young. Det forslås at vi godtager dem som vores revisorer for nu, men hvis der er problemer med regnskabet, som der før har været, vælger vi dem fra til fordel for et andet selskab. Dette stemmer beboerrådet for.

 

1. 5.     Økonomi

Der står 34.561,47 kr. på kontoen.

Etagekontoer:

1. etage kr. 2.650,69

2. etage kr. 534,74

3. etage kr. 763,70

4. etage kr. 1.065,52

5. etage kr. 4.228,15

6. etage kr. 3.055,97

7. etage kr. 3.858,31

8. etage kr. 601,00

Samlet for alle etagekasser kr. 16.758,08

 

Regnskabet er nu ankommet, og det skal og bliver godkendes til beboermødet. Dette vi sidder med nu er uheldigvist kun et udkast, og det tegner ikke til at nå at ændre sig til beboermødet. Et umiddelbart kig på dette regnskab viser at vores vand – og strømforbrug er stærkt stigende, hvilket kræver at en nærmere undersøgelse.

 

1. 6.     Plakater på kollegiet (Daniel)

Der hænger en del plakater ude i postkasserummet, omhandlende diverse forskellige ting. Det er som sådan tilladt at hænge hvad som helst undtagen fremleje på andre kollegier.

Det diskuteres om der må hænges ”reklamer” for forskelige ting på eks. Søjler og opslagstavler. Det diskuteres om søjlen skal dedikeres specifikt til kun ting angående kollegiet. Mens en væg kunne dedikeres til andre events. Det foreslås at opslagstavlen er reserveret til kollegiesager, hvor det er tilladt at fjerne ikke kollegie repeterede ting. Det ender med at ryge til beboermødet til afstemning.

 

1. 7.     Status af igangværende projekter

• Brandmøbler (Minna)

Der er stadig ikke oprettet mellem kontakt mellem Minna og brandmyndighederne. Det forslås at der startes en ny åben dialog hvor det fastlægges hvor vi står i forhold til hvilke møbler der må befinde sig i trekantenerne.

 

• Lydisolering (Stefan)

Efter et møde med lydkonsulenten står det fast at det godt kan betale sig at lydisolere, men der også var andre midler der kunne tages i brug (se samme punkt i referat d. 30.09.13). Stefan foreslår at alle ting tages i brug, da ingen af midler kan helt løse problemet.

Hvis konflikten mellem stuen og cafeen skal løses, vil det ikke kunne løses med uden at benytte alle løsninger.

Det skal pointeres at de priser det nævnes i rapporten er indberegnet mandetimer og materialer.

Det diskuteres om vi skal implementere de ”små” elementer, eller gå ”all out” og starte med at lydisolere fra starten. Vi når til det punkt hvor der skal stemmes om der skal opsættes elastikker og lydisolering:

Imod: 1

For: 6

Diskussionen omkring limitor tages op igen efter opsat lydisolering.

 

• Lys i kælderen (Bressing)

Der er intet at melde, udover at Erik er i gang med at få fat i alle tilbud. Og når de er indsamlet skal de bare udføres.

 

• Vandsparekampagne (Stephen, Jannie og Kira Puk)

Her trækker Cecilie sig. Udvalget er nu gået ind i designfasen, så der skulle være noget klar til næste møde.

 

• Wall of Fame (Minna og Charlotte)

Der findes ikke nogle regler for hvordan man kommer på wall of fame for nuværende, men det vil Charlotte og Minna sættes sig for, samtidigt med at den tomme plads i cafeen skal benyttes til nu.

 

• Opdatering af husorden og forretningsorden (Bressing, Stefan, Daniel)

Den nye husorden og forretningsorden er nu klar, og lagt ud på alle etager.

Væsentlige ændringer til husorden:

–          Det står nu eksplicit at al skade på bygningen skal indberettes.

–          Det står nu klart at kun beboere må benytte vaskeriet

–          Det er nu blevet valgfrit om inspektøren skal med til klagehøringer

Kommentarer til husorden:

–          En hensigtserklæring omhandlende fester, vedrørende at man skal søge at tage hensyn til støjgener, og at evt. støjklager skal respekteres

–          Det foreslås at der sættes et sluttidspunkt på de lange cafeaftener.

Væsentlige ændringer i forretningsorden.

–          Det tilføjes at hvis man er inaktiv i mere end 6 mdr. i beboerrådet, kan man ekskluderes.

(kommentar: Det foreslås at ”andre aktiviteter” erstattes med beboerrådsmøder, for at mindske indflydelsen af personlige følelser)

–          Tilføjelser til dagsorden skal ske maksimum 7 dage inden beboerrådsmødet

–          Der er ændret i paragraf 50, hvor der nu står at det kun er formændene i de store udvalg dermed fest – og cafeudvalg skal vælges til hvert beboermøde

–          Det er blevet tilføjet at medlemmer af klageudvalget bliver valgt til beboermøder, man behøver ikke at være medlem af beboerrådet for at være medlem af klageudvalget

Kommentarer til forretningsorden:

–          At klager skal være i overensstemmelse med etagens gældende regler

–          At der skal indføres et tidsvindue for hvor lang tid der mellem de modtagne klager og om disse kan medfører de endelige konsekvenser

 

• Opdatering af koncertudstyr (Bressing, Vilius og Hvidemose)

Der sker intet før januar.

 

1. 8.     Orientering fra udvalgene

• Spil og spas (Bressing)

Intet.

• Kollegiebladet (Rasmus, Charlotte, Kira Puk, Cecilie)

Det nye blad er udkommet. Det pointeres at det kunne være givtigt hvis flere artikler var på engelsk så flere af udvekslingsstudenterne kan følge med i, da der tegner sig en stor interesse for dette.

 

• Medieudvalg (Uffe og Vilius)

Intet.

• Motionsudvalg (Morten Hvidemose)

Der er efter signende stadig problemer med løbebåndet – som løsning til dette skal der sættes kontaktsedler op, samt med at reglerne stadig mangler at blive ophængt.

 

• Caféudvalg (Minna)

Der er blevet gjort rent i baren, herunder også tæppet, der også er blevet imprægneret. Udluftningen er nu blevet sat korrekt, så det skulle udlufte rummet korrekt. Der er blevet bestilt en gennemgående fyldestgørende test fra skadesservice, der kan bestemme om der eksisterer svamp dernede eller ej.

Hvis resultatet herefter er negativt skal pool rummet rengøres efter samme procedure.

Angående musikrummet kan det være svært at rengøre, da omgivelserne er nogle andre, så for nu forbliver det som det er nu.

 

 

 

• Antenneudvalg (Jakob v. 528)

Martin, Morten Hvidemose og Jakob har nu haft et møde, og da Jakob nu er sat ind i sagerne, så der kommer skub i sagerne.

 

• Infoudvalg (Daniel, Rasmus)

Intet.

 

• Festudvalg (Charlotte)

Der er blevet afholdt oktoberfest, og efter nogle problemer med fadølsanlæggene, foregik festen i god ro og orden. Økonomien:

16.281,90 kr., dog mangler der at blive betalt en regning til Carlsberg på 7.195,50 kr.

 

Udvalgsfrokost: Der er blevet oprettet en doodle på facebook omhandlende datoen for denne fest, der tegner sig et flertal for fredag d. 13. dec., og det besluttes at det bliver vedaget.

Der skal tales budget for disse udvalgsfester.

 

• Haveudvalget (Kira, Jannie og Susanne)

Der gror salat i plantekasserne i haven, spis det inden frosten kommer.

 

• Klageudvalg (Stephen, Jannie, Stefan og Daniel)

Intet.

• Nøgleudvalg (Daniel)

Intet.

 

• Energiudvalg (Jannie)

Erik er skeptisk om hvorvidt der kan findes besparelser i energimæssigt, der forlyder også misforståelser om konsulenten kræver betaling for sit arbejde. Det besluttes at Martin skal med til evt. næste møde for at undgå evt. andre misforståelser.

 

• Fremlejeudvalg (Susanne og Bjarke)

Intet.

 

• Nye udvalg?

Nej.

 

1. 9.     Eventuelt

• Kaffe/te ordning

Det forslås at der oprettes en kaffe/te turnusordning, så der er kaffe til hvert møde. Det besluttes at det går på tur pr. etage. Denne udgift bliver dækket ind af beboerrådet. Diverse kaffe/te materialer vil blive sat i beboerrådsrummet.

2. ETAGE MEDBRINGER KAFFE/TE NÆSTE GANG.

 

Næste møde:                      d. 27.11. 13 kl. 19.00