Beboerrådsmøde
Onsdag d. 23.07-2014 kl. 18:00 i beboerrådslokalet. Beboerrådsmødet i Juni blev aflyst.
Til stede: Daniel Nielsen (formand), Tenna Tancula (repræsentant fra 3. etage), Uffe Bundesen (repræsentant fra 6. etage), Kira Puk Frandsen (repræsentant fra 7. Etage), Rasmus Blomqvist (festudvalgsformand og repræsentant fra 8. etage), Jannie Nielsen (suppleant for Stefan Kierkegaard (stuen)), Minna Munch-Jensen (suppleant for Bjarke Reimann (4. Etage)) og Charlotte Pedersen (beboer).
Afbud fra:Bjarne Reimann (repræsentant fra 4. etage), Anders Søndergaard (repræsentant fra 5. etage).
For sent/manglende afbud fra: Stefan Kierkegaard (repræsentant fra stuen), Sofie Svane (repræsentant fra 2. Etage), og Cecilie Kiilerich (Caféudvalgsformand).
Skylder kage: Tenna, Stefan, Kira Puk og Uffe kage.
1. Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer: Daniel (v. 826)
Referent: Mødet bliver optaget og efterfølgende renskrevet af Bressing (v. 847)
2. Oplæsning af referat fra sidste møde
Referat fra seneste ordinære beboerrådsmøde (21. maj) bliver læst op og godkendt.
3. Godkendelse af dagsorden og referat
Dagsordenen er sendt ud i gyldig tid og godkendes.
4. Meddelelser
– Formanden efterlyser referater fra diverse udvalgs- og projektmøder. For at formanden kan holde sig informeret og så diverse møder kan officielt godkendes, kræves det at det udarbejdes referat fra samtlige møder. Referaterne skal sendes til kollegiets formand.
Rasmus (v. 841) foreslår at der bliver lavet en fælles dropboxmappe. Formanden vil samle referater og finde en løsning, så referater kan blive tilgængelige fremover.
– Trepartskontoen er blevet overtaget af kasseren. Jonas (v. 429) har overtaget ansvaret for trepartskontoen og fået styr på diverse opgaver hertil. Trepartskontoen og beboerrådets konto er selvfølgelig adskilt.
– Besigtigelse af elevatorer. Begge elevatorer er blevet besigtiget, men det er kun den ene af elevatorerne, der har fået et nyt skilt med besigtigelsesdato. Begge elevatorer er blevet tjekket og godkendt.
Beboerrådet udtrykker dog en skepsis og bekymring for standen af begge elevatorer. Begge elevatorer virker som om de har deres eget liv, og der er ofte problemer med dem.
Formanden beder alle om at notere alle problemer med elevatorerne og sende info til både formand og inspektør hver gang der opstår problemer, så vi kan holde elevatorfirmaet op på diverse problemer.
– Fælles finansiering af fælles faciliteter blandt de tre kollegier. Hørbrækker har langt om længe godkendt Hørhus kollegiets ønske om fælles finansiering af diverse fælles faciliteter.
Formanden arbejder på at få diverse detaljer på plads, men da UBS holder sommerferie, går der nok et par måneder før den endelige aftale kommer på plads.
– Adgang til Scandis kollegiets hoveddør. Hørhus kollegiet har udtrykt ønske om at beboerne skal får adgang til Scandis´ hoveddør, så man kan komme ind til bagtrappen fra gadeplan.
Scandis´ bestyrelse har dog i første omgang afvist dette ønske, da man mener at der herved vil blive lukket for mange uønskede personer ind.
Formanden fra Hørhus kollegiet arbejder dog stadig på at få overtalt Scandis, da ønsket fra Hørhus´ beboere er stort.
– Græsset på boldbanen. Græsset bliver slået og boldbanen bliver holdt pæn hen over sommeren.
– Klage fra Hørhusvej 10-20. Der er tidligere på sommeren blevet modtaget en klage fra Hørhusvej 10-20 over støj på Hørhus kollegiets brandtrappe i forbindelse med store og små fester.
Der er nu blevet klaget igen fra Hørhusvej 10-20.
Brandtrappen i trekanten skal holdes lukket, da der tidligere har været indbrud herfra.
Beboerrådet mener dog ikke at det er realistisk at Hørhus Kollegiets beboere vil afholde sig fra at opholde sig på brandtrappen totalt.
Beboerrrådets uofficielle holdning er, at når man bor i byen, så må man også indstille sig på at der bliver larmet i weekender.
Den officielle udmelding fra beboerrådet er at der vil blive arbejdet på at finde en løsning og at kollegiet er kede af og opmærksomme på, at der bliver larmet.
5. Økonomi
Jonas (v. 429) har efterhånden fået rigtigt godt styr på diverse økonomiske detaljer.
Etagekonti Gulerødder
1. etage kr. 500,00 Antenne 0
2. etage kr. 1.034,74 Café 1.500
3. etage kr. 1.263,70 Fest 1.320
4. etage kr. 766,02 Fremleje 0
5. etage kr. 2.091,30 Have 166,5
6. etage kr. 2.156,69 Info 200
7. etage kr. 1.566,31 Klage 0
8. etage kr. 2.533,75 Kollegieblad 200
Medie 200
Samlet kr. 11.912,51 Motion 0
Nøgle 0
Spil og Spas 0
Henlagt til projekter
Billiardudstyr -103 (Projekt udført) Samlet 3.596,50
Router til Café Coma 47 (Projekt udført)
Spil og Spas 2000
Urban Garden 4.305,30 Afsatte midler i alt: 25.109,96
Teltudstyr 652,60 Penge på
Playstation-spil 1.643,05 beboerrådskontoen 24.530,39
Webcam til vaskerum 1.000
Til rådighed for
Samlet: 9.600,95 beboerrådet: -579,57
Formanden meddeler at han har bevilliget 3.000 kr. til festudvalget og yderligere 5.682,21 kr. til indkøb af udstyr til dette års midsommerfestival. Dette er forklaringen på, at der ikke er så mange penge i kassen i øjeblikket. Disse penge vil dog blive diskuteret yderligere, når festudvalget diskuteres. Beboerrådskontoen vil dog relativt hurtigt få tilført flere penge, så der bør ikke være nogen problemer, men formanden maner alligevel til sparsommelighed i beboerrådet den næste tid.
Rasmus (v. 841) tilføjer at den store trang til at bruge penge afspejler den store virketrang på kollegiet, og at det er et udtryk for et aktivt og sundt kollegiemiljø
6. Konstituering af ny næstformand
Hørhus kollegiet er i øjeblikket uden en næstformand. Formanden spørger derfor beboerrådet om der er nogen der kunne tænke sig at tage denne opgave på skulderne.
Sofie Svane (v. 230) har udtrykt interesse, men er ikke til stede på dette møde. Hun har dog ikke deltaget i nogen beboerrådsmøder siden hun blev valgt ind i beboerrådet, og hun har også udtrykt, at hun ikke har meget tid pga. specialeskrivning.
Ingen melder sig som næstformand.
7. Køb af skilte til diverse døre i kælderen
Mange døre i kælderen er uden afmærkning eller med forkert afmærkning. Der er derfor udtrykt ønske om at der vil blive sat skilte op i kælderen, så man bedre kan finde rundt og lokalisere diverse lokaler og deres funktion.
Rasmus (v. 841) meddeler om, at personen som købte kollegiets jukeboks, har tilbudt at lave skilte til kollegiet, da han arbejder med dette til dagligt. Tilbuddet er dog en anelse dyrt. 189 kr. pr. skilt med op til fire forskellige farver. Skiltene er indgraveret i et hårdt materiale.
Rasmus pointerer endvidere, at skilte vil give en bedre information og synlighed på kollegiet for både nye såvel som gamle beboere.
Der udtrykkes ønske om at der kommer skiltning på alle fælles faciliteter. Finansieringen kan evt. tages fra driften, da dette projekt vil falde ind under vedligeholdelse af bygningen.
Formanden vurderer at der skal afsættes 4.000 kr. til dette projekt.
Uffe (v. 638) mener at skiltning er en god idé, men at det bør kunne gøres meget billigere. Evt. med laminerede papirskilte, som vi kan lave selv med et personligt præg. Flere i beboerrådet er enige i, at vi bør lave projektet selv.
Det opstår uenighed om, hvilke døre der bør have skilte, og hvor mange penge projektet bør bevilliges. Det er ikke alle døre, der bør afmærkes.
Beboerrådet vedtager, at der ønskes opsætning af skilte. Men kan ikke komme til enighed om, hvilke døre der skal afmærkes, og hvor meget det kommer til at koste.
Rasmus (v. 841) står for at finde priser på skilte, og udarbejde mulige løsningsforslag for projektet.
8. Indkøb af køleskab til festudvalget
Rasmus (v. 841) ønsker at indkøbe et køleskab til festudvalgets lager, da kollegiets nye fadølsanlæg (DraughtMaster) kræver afkølede fustager. Det kræver derfor et stort køleskab, så kollegiet kan have øl på lager.
Til midsommerfestivallen var festudvalget nødt til at låne 10-12 køleskabe fra diverse øl-rum på kollegiet, men dette er ikke en holdbar eller en praktisk løsning på sigt.
Rasmus (v. 841) har indhentet to forskellige tilbud på køleskabe, som hver kan opbevare 6 fustager. Det ene køleskab koster ca. 5.000 og det andet koster ca. 10.000 kr.
Disse køleskabe vil være i stand til at dække kollegiets behov, med undtagelse af midsommerfestivallen, hvor der må suppleres med andre køleskabe fra kollegiet.
Trepartskontoen har holdt møde, og er blevet enige om, at de vil anbefale indkøb af det dyre køleskab, da designet er bedre og mere egnet til fustager.
Trepartskontoen har i øjeblikket ca. 26.000 kr. i kassebeholdningen. Udgifter til en stor fest ligger i omegnen af 10.000-15.000 kr.
Trepartskontoen kan derfor godt betale for indkøb af et køleskab. Beboerrådet har alligevel ikke i øjeblikket penge til finansiering, og trepartskontoen blev netop oprettet med det formål, at fest-, café og spil og spas udvalget kan finansiere diverse indkøb.
Beboerrådet vedtager at trepartskontoen finansierer indkøb af køleskab til ca. 10.000 kr. til festudvalgets lager, så der kan afkøles fadølsfustager fremover. Beboerrådet vil diskutere ved næste beboerrådsmøde, om der skal suppleres til finansieringen af køleskabet fra beboerrådet kasse.
9. Reparation af beboerrådets sækkevogne
De to sækkevogne som beboerrådet råder over er i stykker, og skal repareres. Den røde sækkevogn har være i dårlig stand længe, og den blå mangler en møtrik, som afholder det ene hjul i af hoppe af.
Erik og Hans mener ikke, at der kan gøres noget, og er ikke i stand til at hjælpe. Bressing ( v. 847) har udtrykt at det sagtens kan reddes.
Beboerrådet overlader arbejdet til Bressing. Punktet lukkes, da beboerråder ikke ønsker at tage ansvaret for dette projekt fremover.
10. Evaluering af hovedrengøring af Café Coma
Der er blevet afholdt første store hovedrengøring af Café Coma, hvor der var en rigtigt god tilslutning, og der blev gjort nogenlunde pænt rent før midsommerfestivallen.
Gulvtæppet blev dog endnu engang ikke renset, da der ikke var blevet sat lys op i baren, da hovedrengøringen blev afholdt. Det er et stort problem at tæppet ikke rigtigt er til at rense ordentligt.
Beboerrådet diskuterer om gulvtæppet i Café Coma skal fjernes, da det ikke står til at rense ordentligt, og at gulvtæppe i en bar ikke er hverken praktisk eller forsvareligt fremover. Der er dog stor enighed om, at gulvtæppet skal fjernes. Den eneste anke ved fjernelse af gulvtæppe er, at tæppet giver en lydisolerende effekt.
Hovedrengøringen af Café Coma led dog lidt under at mange folk den sidste halve til hele time holdt op med at lave noget, og sad og snakkede. Der var ikke en ordentlig arbejdsfordeling eller kontrol med kvaliteten af arbejdet. Ingen tog styring og ansvar for selve hovedrengøringen.
Der mangler at udarbejdes en rengøringsliste til alm.- og hovedrengøring, og der skal noteres i rengøringsplanen, at der IKKE skal hældes kemikalier i det nye fadølsanlæg.
11. Rengøring i Café Coma og indkøb af rengøringsartikler- og udstyr
Cecilie (v. 441) står for at udarbejde og udbedre rengøringsskemaer til Café Coma, men der er endnu ikke forelagt noget for beboerrådet.
Bressing (v. 847) har dog udarbejdet et forslag til indkøb af udstyr til rengøring af Café Coma. Daniel (v. 826) ønsker dog at der skal tilføjes en ekstra moppefremfører samt to adapterer. Samlet indkøb af de foreslåede rengøringsartikler vil derfor ligge på ca. 2.000 kr.
Rasmus (v. 841) forslår at der indkøbes 40 stk. mikrofiberklude i stedet for de foreslåede 20 stk. Hvilket forøger udgifterne med yderligere 200 kr. Samlet udgift er altså 2.200 kr.
Det foreslåede udstyr er professionelt udstyr, som holder og kan løfte opgaven til forskel for det udstyr, eller mangel på samme, som Café Coma i forvejen råder over.
Bressing (v. 847) foreslår endvidere at der lægges et egentligt budget for drift af Cafe Comas løbende rengøringsudgifter (toiletpapir, rengøringsmidler, skraldeposer mm.) Bressing har foreslået et halvårligt budget på 200 kr. som skal tages fra beboerrådets midler. Rasmus (v. 841) forslår at budgettet hæves til 300 kr. pr. halvår.
Beboerrådet vedtager at indkøbe det forslåede rengøringsudstyr til ca. 2.200 kr., da der er et stort behov for at få noget ordentligt udstyr til rengøring af kælder/Café Coma. Finansieringen vil blive taget over kollegiets alm. drift. (4 stemmer for, 2 blanke, 0 imod).
Beboerrådet vedtager dog, at beboerrådets kasse lægger ud for denne udgift nu, så vi kan købe udstyret med det samme, da der trænger til at blive gjort rent, og beløbet så efterfølgende vil blive taget fra den alm. drift. (4 stemmer for, 2 blanke, 0 imod).
Beboerrådet vedtager at afsætte et budget på 300 kr. hvert halve år til den almene drift af Café Comas rengøringsudgifter. Budgettet tages fra beboerrådets midler.
12. Flag i flagstangen
Kollegiet råder over en flagstang, men der er aldrig noget flag i flagstangen. Det skal vi have gjort noget ved. Formanden havde i første omgang overvejet et flagudvalg, og at Erik og Hans skulle sættes i gang med en flagplan, så vi flagede efter officielle flagdage. Dette har formanden efterfølgende måtte indse, at der ikke er opbakning eller ressourcer til.
Ifølge officielle flagregler må man ikke flage om natten, så et flag i flagstangen vil kræve at der er nogen der står for opsætning og nedtagning.
Rasmus (v. 841) foreslår i stedet at sætte en vimpel i flagstangen, da denne godt må sidde i om natten, og samtidig giver lidt liv og farver i haven.
Det foreslås også at kollegiet kan lave deres eget flag. Dette er dog muligvis ulovligt. Uffe er MEGET interesseret i at lave kollegiets eget flag til flagstangen. Der er dog ikke andre der bakker op om denne løsning.
Tenna (v. 325) vil meget gerne have et rigtigt flag op hver dag, og vil muligvis gerne stå for det. Tenna (v. 325) trækker dog sit forslag ret hurtigt.
En vimpel koster ca. 100 kr.
Beboerrådet vedtager at indkøbe en vimpel til 100 kr. som kan sidde i kollegiets flagstang hver dag.
13. Indkøb af en værktøjskasse til beboerrådet
Det pålægges ofte få beboere fra kollegiet at udlåne eget værktøj, hver gang der skal lavet et eller andet af beboerrådet på kollegiet. Det trækker unødigt meget på enkelte personers ressourcer, og efterlader beboerrådet i knibe, så snart disse personer ikke længere bor på kollegiet.
Bressing (v. 847) udlåner næsten altid sit værktøj, og derfor ønsker formanden at beboerrådet indkøber deres egen værktøjskasse, så man ikke længere er afhængig af Bressing (v. 847) i fremtiden.
Bressing (v. 847) udtrykker dog skepsis overfor for forslaget, og mener at det vil være en stor unødig udgift for beboerrådet, og at værktøjet vil blive misbrugt og forsvinde efter kort tid.
Tenna (v. 325) foreslår at der i denne forbindelse bør indkøbes værktøj til cykelværkstedet, som skal fastmonteres, så værktøjet ikke forsvinder.
Charlotte (v. 836) forstår ikke hvordan beboerrådet kan købe værktøj ind, når der er minus i kassebeholdningen. Formanden forklarer dog, at der hurtigt vil være penge at bruge igen.
Tenna (v. 325) foreslår at indkøbe en værktøjskasse med de mest basale ting, og udnævne en kontaktperson, der står for udlån af disse ting.
Rasmus (v. 841) foreslår at værktøjskassen kun skal være tilgængelig for beboerrådet, da det er disse personer, der udfører arbejdet.
Tenna (v. 325) foreslår at købe værktøj i IKEA. Uffe (v. 638) mener at der bør fokuseres på kvalitet frem for kvantitet.
Beboerrådet vedtager at indkøbe en værktøjskasse til beboerrådet (3 stemmer for, 0 imod, 3 stemmer blankt). Beboerrådet vedtager at afsætte 800 kr. til indkøb af en værktøjskasse med de mest nødvendige effekter. Uffe (v. 638), Daniel (v. 826) og Rasmus (v. 841) vil gerne stå for indkøb.
Beboerrådet vedtager at afsætte 300 kr. plus metalwires til indkøb af værktøj i cykelværkstedet. Uffe (v. 638) og Daniel (v. 826) og Rasmus (v. 841) melder sig til at stå for projektet.
Det kan i øvrigt meddeles at kompressoren i cykelværkstedet er blevet udskiftet.
14. Køb af nyt grilludstyr
Jannie (v. 126) og haveudvalget ønsker at der bliver købt nye børster og remedier til grillerne.
Jannie ønsker en spatel og en grilltang og nogle børster. Jannie har set et sæt, hvor man får disse tre dele sammen for 100 kr. Jannie og haveudvalget ønsker at købe to stk. grilludstyr-sæt til en samlet pis på 200 kr.
Beboerrådet vedtager at bevilge 200 kr. til indkøb af grilludstyr (Forslaget er enstemmigt vedtaget).
15. Indkøb af papirdispenser til toiletter i kælderen
Rasmus (v. 841) ønsker at opsætte papirdispenserer på toiletterne i stedet for de håndklæder der sidder i øjeblikket.
Der hersker tvivl i beboerrådet om, hvem der står for rengøring af de nuværende håndklæder. Hans siger at han vasker dem jævnligt, men festudvalget mener at det kun er dem der står for vask af håndklæder en gang imellem.
Opsætning af papirdispenserer betyder dog at der vil komme et forbrug af papir, som skal budgetteres. Rasmus (v. 841) har fundet en papirdispenser, som ikke bruger alt for meget papir. To dispenserer vil koste ca. 700 kr.
Det diskuteres om der skal købes dispenserer som er magen til dem der findes i motionsrummet, da disse er gode, og at det samtidig vil være praktisk at det er det samme system der findes i hele kælderen. Rasmus (v. 841) sætter sig for at undersøge om de er lige så gode som dem han allerede har fundet frem til, og hvad de koster.
Charlotte (v. 836) og Uffe (v. 638) ønsker ikke at bruge penge på dette, og ønsker at holde fast i håndklædeordningen.
Formanden mener at håndklæderne er uhygiejniske. Lufttørring er desuden også en mulighed, men dette forslag bliver afvist, da det er for dyrt og uhygiejnisk.
Beboerrådet vedtager at indkøbe 2 stk. nye papirdispenserer til toiletterne i kælderen (4 stemmer for, 1 imod og 1 stemmer blankt). Beboerrådet vedtager at afsætte ca. 700 kr. til indkøb af nye dispenserer. Rasmus (v. 841) står for indkøb, og for at undersøge hvilken type dispenser der skal købes.
16. Principiel diskussion omkring etagers regelsæt og deres autoritet i forhold til husordenen
Punktet har været på dagsordenen under flere møder, dog uden at personen, der har bedt om en diskussion af dette punkt, har været til stede under mødet. Beboerrådet beslutter dog at diskutere punktet igennem nu, og opfordre til at man tager punktet op igen senere, hvis der er ting der mangler at blive diskuteret.
En anonym beboer på en etage ønsker at diskutere en række spørgsmål angående, hvorvidt en etages regelsæt kan gælde i højere grad end selve kollegiets alm. husorden. En af etagerne på Hørhus Kollegiet har haft en række problemer, der har ledt til en diskussion angående husordenens suverænitet, og hvorvidt en etage kan skabe deres eget regelsæt, som herefter bør vægtes højere end andre regelsæt f.eks. i klagesagshøringer eller klagespørgsmål. Den anonyme beboer forklarer, at det på vedkommendes etage er vedtaget, at en beslutning skal have flertal på mindst 9 stemmer, for at blive godkendt, og at det derfor næsten bliver umuligt at klage over nogen på etagen. Den anonyme beboer er derfor bekymret for, om dette regelsæt er for begrænsende for den enkelte persons frihed.
Den pågældende etage på Hørhus Kollegiet har derfor udformet deres eget regelsæt, som de ønsker skal anerkendes som officielt gældende ramme af beboerrådet.
En væsentlig ændring i dette nye regelsæt er, at man som beboer på den pågældende etage, ikke kan klage over en person fra samme etage, uden at have taget denne klage op på et etagemøde og opnået flertal for beslutningen. Dette regelsæt begrænser altså den individuelle beboers muligheder, men åbner op for en bredere diskussion og løsning af evt. problemer blandt den enkelte etages beboere.
Formanden har allerede informeret den pågældende etage om, at dette nye regelsæt ikke er lovligt og ikke er gældende. Formanden har desuden krævet at denne praksis bliver ændret, og hvis ikke dette sker, vil formanden kontakte alle beboere på den pågældende pr. brev og informere om hvordan reglerne er skruet sammen.
Minna (v. 343) udtrykker at hun godt kan se en pointe bag dette regelsæt, og at dette ligger op til en fælles løsning på problemer, frem for at lave enkelte klagesager.
Beboerrådet er meget enige i, at der ikke bør pålægges den enkelte beboer nogle krav til, om man har lov til at klage over noget. Derfor er den pågældende etages regelsæt ikke lovligt.
Beboerrådet vedtager at ingen etager kan bryde den almene husorden, og at den pågældende etages regelsæt ikke er lovligt. Hvis en etage ønsker at ændre husordenen, så kan man tage dette op på et beboermøde. Den pågældende etage bedes derfor ændre deres interne regelsæt.
Beboerråder diskuterer endvidere, hvorvidt den pågældende etage har nogle problemer i forhold til mistillid til resten af kollegiet. Flere i beboerrådet har bemærket, at denne etage ikke deltager ret meget i sociale arrangementer, og at virker som om, at de ikke har tillid til de officielle instanser, som der findes på kollegiet (klageudvalg og beboerråd). Beboerrådet ønsker at den pågældende etage bør deltage mere i demokratiet og komme på banen med deres problemer i stedet for at være sure og lave deres egne regler.
Formanden vil personligt møde op på et etagemøde på den pågældende etage og forklare beboerrådets beslutning og at regelsættet skal ændres.
17. Principiel diskussion omkring brug af overskydende midler
Stefan (v. 138) har rejst dette punkt, men er ikke til stede ved dette møde. Punktet har været udskudt før, men Stefan har ikke været til stede ved de pågældende møder.
Beboerrådet beslutter af lukke punktet og bede Stefan (v. 138) tage punktet op igen ved et møde, hvor han er til stede, hvis han stadig ønsker at tage punktet op.
18. Status af igangværende projekter
Wall of Fame, udvalgsrammer og etagerammer (Bressing og Daniel)
Billeder i beboerrådslokalet er ikke kommet op endnu. Der skal findes en dato for et fællesbillede, men dette bliver udskudt til næste møde, da der ikke er ret mange personer til stede på dette møde.
Etagerammerne er vist blevet glemt. Rasmus (v. 841) meddeler at etagerammerne bliver udfyldt i forbindelse med fodboldfesten. Beboerrådet håber på at der sker noget. Det diskuteres om der skal arrangeres en konkurrence i forbindelse med fodboldfesten om hvilken etage der har lavet den bedste etageramme.
Festudvalget vil arbejde på at udforme en konkurrence om hvilken etage der har lavet den bedste etageramme til fodboldfesten.
Udvalgsrammer er der intet nyt fra. Charlotte (v. 836) mener ikke at udvalgsrammerne er en god idé til trods for at det var hendes egen idé. Rasmus (v. 841) forstår ikke, hvad der skal være i de rammer. Beboerrådet beslutter endvidere at rammerne ikke skal hænge i baren, men i pool-rummet.
Skraldespand i pool-rummet (Rasmus, Bressing og Cecilie)
Billardbordet er blevet flyttet pga. lydisoleringen, og vil ikke blive flyttet tilbage. Skraldespanden er derfor blevet flyttet ud i det nye pool-rum. Caféens store loungerum er derfor aflåst fra nu af.
Beboerrådet vedtager at caféens to rum forbliver aflåst fremover (vedtages enstemmigt). Punktet lukkes.
Udformning af forretningsordner for samtlige udvalg (Samtlige udvalg)
Formanden ønsker en beskrivelse fra samtlige udvalg af deres virke, beføjelser og forpligtigeler, så man hurtigt kan danne sig et overblik over hvad de enkelte udvalg arbejder med, og sætte sig ind i arbejdet som evt. nyt medlem.
Formanden har allerede modtaget beskrivelse fra nogle af udvalgene, men mangler stadig en del. Formanden ønsker derfor at de enkelte udvalg kommer i gang med arbejdet snarest muligt. Bressing(v. 847) har allerede lavet beskrivelser af en del udvalg og kontaktpersoner, og man kan evt. bruge disse beskrivelser som inspiration for de udvalg, der mangler at udforme deres individuelle beskrivelser.
Beboerrådet ønsker ikke at gennemgå alle detaljer i det materiale, der allerede er lavet, før alle udvalg har udarbejdet deres beskrivelser.
Udformning af en samling af beboerrådets vedtægter (Bressing og Daniel)
Intet nyt.
Røgalarmer til etagerne (Cecilie og Tenna)
Tenna har indhentet et tilbud, og hver etage kan få 1 stk. røgalarm til at sidde ved elevatorerne mellem køkkenerne til en stk. pris på 100 kr. Beboerrådet diskuterer om der ikke er et lovmæssigt krav til at der skal sidde røgalarmer i en offentlig bygning som et kollegie.
Beboerrådet vedtager at indkøbe 8 stk. røgalarmer til en samlet pris på 800 kr. til etagerne. Finansieringen vil blive taget over driften. Tenna står for at kontakte inspektøren angående indkøb og opsætning.
Indkøb af løsdele til haveteltene (Daniel)
Løsdele til det lille havetelt kan ikke findes og er derfor ikke blevet købt. Løsdele til det store telt kan godt købe, men der manglede ikke så meget at det var nødvendigt at købe noget.
Daniel (v. 826) har indkøbt masser af bolte så teltene kan blive samlet ordentligt og desuden indkøbt noget værktøj, så opsætning af telte kan gøres meget lettere. Det er blevet indkøbt løsdele for ca. 350 kr. ud af de afsatte 1.000 kr. som beboerrådet havde bevilliget.
De dele af det lille havetelt der er beskadiget kan stadig godt bruges, og teltet fungerede glimrende ved midsommerfestivallen, så indtil videre skulle der ikke være nogen problemer.
Punktet lukkes. Punktet kan dog tages op igen efter fodboldfesten, hvor teltene igen skal sættes op.
Ressourcespareprojekt (Rasmus, Jannie, Tenna, Anders, Kira Puk, Bressing og Uffe)
Der er blevet afholdt møde i projektgruppen, hvor der er blevet diskuteret strategi og hvilke fokusområder der ønskes at arbejdes på. Projektgruppen har fordelt enkelte arbejdsopgaver imellem sig og har siden arbejdet på hver deres del af projektet.
Der vil blive arbejdet mere med at påvirke folks vaner og henvende sig mere direkte til beboere gennem etagemøder i stedet for at hænge plakater op. Projektgruppen arbejder meget i øjeblikket på at finde data og specifikke tal på forskellige former for besparelser.
Der arbejdes videre med de enkelte detaljer i projektet frem til næste beboerrådsmøde. Beboerrådet ønsker at projektgruppen yderligere arbejder på at regne ud, hvad det koster at have to personer boende på samme værelse og hvad det koster hvis folk har køleskab på værelset.
Bressing (v. 847) trækker sig fra projektgruppen.
Scene/pavillon og overdækning til haven (Bressing og Rasmus)
Rasmus (v. 841) vurderer at både scene og teltet, som fungerede som overdækning, var en overordentlig god løsning og at Midsommerfestivallen fremover vil kunne fungere glimrende med dette setup.
Beboerrådet er enige. Punktet er lukket.
Indkøb af Playstation-spil (Uffe)
Intet nyt.
Indkøb af spil til spil og spas-udvalget (Bressing)
Spil og spas-udvalget har indkøbt flere nye spil, men mangler stadig at købe for alle de bevilligede penge. Bressing (v. 847) regner med at nå at købe de spil, der mangler inden næste spil og spas-aften.
Overvågning og skiltning i vaskekælderen (Tenna og Uffe)
Der er kommet nye skilte op, men meget få har bemærket dette.
Daniel (v. 826) har forud for mødet sendt materiale ud til medlemmerne af beboerrådet, hvor de nye regler for vaskeriet er beskrevet. Ingen har nogen bemærkninger til dette.
Alt den information, der allerede er på døren til vaskeriet vil snart blive fjernet. Herefter kommer den nye og opdaterede information op.
Daniel (v. 826) har indsamlet tilbud til overvågningswebcams til vaskeriet. Der er dog ikke nogen der passer til vores specifikationer og som er på lager.
Daniel (v. 826) har endvidere talt med Hans og Erik, og fået af vide, at mængden af tyverier i vaskeriet er ret beskedne. Folk plejer at finde deres ting igen, når de leder en ekstra gang.
Rasmus (v. 841) mener ikke at overvågning i vaskekælderen er nødvendigt.
Beboerrådet beslutter derfor at droppe at investere i yderligere overvågningswebcams til vaskeriet.
Brandmøbler (Jannie)
Tegningerne som skal sendes til brandvæsnet er færdige. Der skal dog indsamles informationer om hvilke sofaer vi vil købe, og hvordan de helt konkret ser ud og måler.
Charlotte (v. 836) mener ikke at projektet bør fortsætte, da det efterhånden har stået alt for længe på dagsordenen. Beboerrådet mener dog, at projektet bør fortsætte, og at Jannie (v. 126) skal fortsætte med at indhente et konkret tilbud.
Løsning af Tv-situation (Daniel)
Hørbrækkers repræsentant har fået kontakt til en udbyder, som ville give os et rigtigt godt tilbud. Der har dog været lidt træg kommunikation her hen over sommeren, men der kommer meget snart et konkret tilbud på en total udskiftning af det eksisterende system, og en nyt system, der rent faktisk fungerer.
Det nye tilbud vil dog betyde at de analoge kanaler forsvinder. Og de få personer der kun kan tage analoge kanaler, vil kunne købe en digital boks.
Beboerrådet godkender at de analoge kanaler bliver droppet.
Tilbuddet inkluderer den løsning, som tidligere er blevet besluttet, hvor der er en stor kanalpakke i køkkenerne, og kun gratiskanaler på værelserne. Men dette tilbud muliggør også en boks til 900 kr. så man på værelset kan få de kanaler man selv ønsker. Tilbuddet bliver dog lidt dyrere end oprindeligt budgetteret, men der er samtidig mange penge til gode fra driften, så det burde ikke være et problem.
Lydisolering og lys i Café Coma (Stefan)
Lydisoleringen er kommet op, og projektet er så godt som afsluttet.
Formanden vil dog gerne fremhæve, at projektet har været dårligt styret især i slutningen af projektet. Selve det indledende arbejde er gjort fornuftigt, men opfølgningen og planlægningen af det konkrete arbejde med at sætte lydisolering op har været mangelfuldt og har i høj grad hvilet på at andre personer har taget over og fået tingene til at ske.
Det ville til en anden gang have været meget godt at vide, at det nye loft ikke tåler, at der bliver sat noget op i loftet, og derfor har Rasmus (v. 841) og Bressing (v. 847) måtte improvisere og finde på nogle alternative løsninger i en fart efter at den nye lydisolering kom op. Det er altså kritisabelt at ingen var informeret på forhånd om at loftet efterfølgende ikke kunne have hverken lys eller andre effekter siddende.
Lyset i baren har været lidt en kompromisløsning, men har egentlig fungeret ret godt. På sigt skal der ses på, om pærerne skal skiftes til LED, da de halogenspots der sidder nu, udvikler utrolig meget varme og er lidt for skarpe. Beboerrådet vil løbende se på om pærerne skal skiftes fremover.
Derudover har det kostet rigtigt mange penge at få pillet det gamle lys ned, og der er også tvivl om, hvorvidt der er blevet fusket med mængden af materialer. Nedtagning af lys har kostet ca. 32.000 kr. og det har taget 46 arbejdstimer at pille lys ned og sætte nyt op. Projektet er blevet sendt til UBS, som skal gennemgå økonomien i det, da nogle af tallene ser mystiske ud. Martin Staal fra UBS er dog på ferie i øjeblikket.
Projektet er dog gået meget stærkt og kan derfor også kritiseres for at være forhastet i nogle af beslutningerne.
Lydisoleringen kostede ca. 72.000 kr. og var derfor markant billigere end forventet, så det er jo positivt. Der er desuden blevet suppleret med en ny magnetlås til hoveddøren af baren til ca. 9.000 kr. fra samme budget.
Beboerrådet beslutter at projektet som sådan er afsluttet, men vil på næste møde diskutere om halogenpærerne skal skiftes. Daniel (v. 826) overtager projektet fra Rasmus, da han rejser på udveksling inden næste møde. Ved næste møde vil det samlede budget også være på plads, så det kan diskuteres, hvad der mangler at blive lavet i caféen, og om der evt. er overskydende penge til dette.
Opdatering af koncertudstyr (Bressing, Hvidemose, Anders, Stefan og Vilius)
Formanden har bevilliget 8.000 kr. til indkøb af koncertudstyr til midsommerfestivallen forud for dette møde. Ud af disse 8.000 er de 5.000 bevilliget fra beboerrådets konto, og de sidste 3.000 kr. er bevilliget af bestyrelsen fra budgettet (beboerfaciliteter).
Beboerrådet bliver præsenteret for budgettet og indkøbslisten af de ting der er blevet købt.
Rasmus (v. 841) gør opmærksom på, at der stadig mangler strømkabler og stikdåser til caféen og festudvalget. Det var meningen at dette også skulle købes, men blev sorteret fra for at mindske udgifterne.
Beboerrådet vil gerne kritisere at der ikke har været meldt ud og arbejdet på dette projekt noget før, så denne forhastede beslutning og budgettering kunne være undgået. Beboerrådet er dog tilfredse med udstyret og afholdelsen af midsommerfestivallen.
Rasmus (v. 841) har indsamlet tilbud på køb af stikdåser og en ekstra kabeltromle. Beboerrådet vedtager at afsætte 1.300 kr. plus fragt til indkøb af diverse stikdåser og 1 stk. kabeltromle, så vi er ordentligt dækket ind fremover. Udgiften trækkes fra beboerrådets kasse.
Bressing (v. 847) har udarbejdet en koncertmanual, men ingen i beboerrådet foruden Daniel (v. 826) og Rasmus (v. 841) har læst den, så evaluering af koncertmanualen bliver udskudt til næste beboerrådsmøde.
Ommøblering af Café Coma og evt. bordtennisrum samt postkasserum (Rasmus, Bressing, Jannie, Anders og Cecilie)
Projektgruppen har holdt et møde og diskuteret fremtidsplanerne. Rasmus (v. 841) fremlægger de ting, som projektgruppen ønsker, at der skal arbejdes på.
Ommøblering og en mindre omstrukturering i caféen er ønsket. Der skal være mere lounge-stemning med nogle lettere og mere stilrene møbler i det store rum. I den sidste tredjedel af lokalet skal der monteres et forhæng, så lokalet kan gøres mindre og mere intimt ved caféaftener med få mennesker. Den sidste tredjedel af det store rum skal desuden hæves i niveau, så der samtidig gives mulighed for en mindre scene. Der skal desuden etableres et dansegulv i det store lokale, der hvor pool-bordet før stod. Der skal derudover etableres nogle mindre hyggekroge/inddelinger, hvor man kan sidde imellem søjlerne.
Projektgruppen vil gerne bygge en ny bardisk som passer bedre til det nye fadølsanlæg. Måske med noget lys i bardisken og måske også nogle hjul på bardisken.
Derudover ønsker projektgruppen, når der bliver råd, at male nogle af væggene, og fjerne gulvtæppet og ligge linoleum i både bar og loungelokale. Projektgruppen kunne også godt tænke sig at indkøbe nogle fatboys eller nogle mindre mobile møbler, som kan omstruktureres efter behov. Projektgruppen har desuden diskuteret om der skal arbejdes på at søge nogle fonde og legater til finansiering af den nye café. Endelig har projektgruppen diskuteret om caféen skal skifte navn.
De ting som ikke rigtigt koster penge, vil projektgruppen begynde at arbejde på med det samme. De ting som koster mange penge, må vi se på hen ad vejen. Beboerrådet synes at idéerne lyder spændende og ser frem til at høre mere.
Bressing (v. 847) trækker sig fra projektet.
19. Orientering fra udvalgene
Antenneudvalg (Daniel m.fl.)
Intet nyt.
Caféudvalg (Cecilie m.fl.)
Intet nyt.
Festudvalg (Rasmus m.fl.)
Charlotte (v. 836) er blevet konstitueret som ny formand, da Rasmus (v. 841) tager på udveksling.
Midsommerfestivallen gik rigtigt godt. Flot overskud og en dejlig fest, hvor mange var glade. Eneste negative var at der igen, igen manglede folk til at hjælpe til både før og efter. Der var desuden et par fatboys, der blev stjålet og senere fundet igen.
Bressing (v. 847) forslår i forbindelse med midsommerfestival, at man kunne indføre samme princip som ved fodboldfesten, hvor hver etage får uddelegeret en opgave, så alt det tunge arbejde ikke kun hviler på de få festudvalgsmedlemmer. Beboerrådet er ikke enige i, at dette er en opgave som etagerne ønsker at tage, og at det i bund og grund bør være festudvalgets arbejde at stå for disse ting.
Beboerrådet diskuterer i lang tid, om festudvalget skal pålægges krav om, at inaktive medlemmer skal have en reprimande eller smides ud, når der igen mangler folk til det hårde slid ved store fester. Rasmus (v. 841) og Charlotte (v. 836) ønsker ikke at være grove overfor deres medlemmer, og vil ikke stille krav til frivilligt arbejde. Resten af beboerrådet mener dog at man godt kan stille større krav til medlemmer, at det bør have konsekvens, når man ikke bidrager.
Charlotte (v. 836) fastslår at der i januar 2015 vil blive gennemgået en kraftig evaluering af festudvalgets samlede arbejde igennem et år, og herefter vurderes om antallet af fester og hermed arbejdsmængde skal nedsættes.
Minna (v. 343) vil gerne diskutere om det skal være tilladt for etagerne/beboere at have øl med fra de interne øl-rum til fester. Bør man ikke støtte baren? Der er mange der ikke støtter op om det store arbejde og bare medbringer egne varer.
Tenna (v. 325) vil gerne sende en opfordring ud til etagerne, for at få sat en stopper for denne trend.
Rasmus (v. 841) vil gerne skrive i Facebook-opslaget, at man frabeder folk at tage egne varer med selv. Charlotte (v. 836) er enig, men mener også at man skal være forsigtig ikke at sætte for mange restriktioner op for beboerne til disse arrangementer.
En konkurrence om hvilken etage der køber flest øl i baren bliver diskuteret.
Alle beboerrådsmedlemmer bedes informere deres respektive etager om, at der ikke bør medbringes egne drikkevarer til fester ved næste etagemøde.
Beboerrådet er enige om, at egne drikkevarer ikke bør medbringes til fester, og at beboerne bør støtte baren og det arbejde der ligger bag at drive denne.
Fremlejeudvalg (Daniel og Bjarke)
Det er sæson for fremlejer, så der er mange sager i gang i øjeblikket, men umiddelbart går alt som det skal. Der er i øjeblikket 2 ulovlige fremlejer, som bliver behandlet, men hold øjnene åbne.
Haveudvalget (Jannie, Kira og Line)
Der har været holdt havedag – det var dejligt. Rasmus (v. 841) vil gerne kritisere, at det afklip, som blev fjernet ved havedagen stadig ligger i hækken ved siden af plantekasserne. Jannie (v. 126) forklarer, at det ikke var muligt at fjerne på selve havedagen, da der ikke var nogen tomme containere.
Men ved næste havedag vil alt afklippet fra sidste havedag blive fjerne, lover Jannie (v. 126).
Haveudvalget og Urban Garden bliver nu lagt sammen, da Vilius (v. 336) flytter i næste måned. Jannie (v. 126) overtager Urban Garden.
Der skal snart indkøbes en regntønde til Urban Garden. Jannie (v. 126) arbejder på sagen.
Jannie (v. 126) har desuden fundet ud af, at Vilius (v. 336) har plantet en del af kollegiets planter på Nørrebro, hvor Vilius arbejder. Jannie (v. 126) vil derfor bede Vilius (v. 336) om at bringe disse ting tilbage til kollegiet, eller tilbagebetale de penge, som kollegiet har brugt på planterne.
UBS har desuden informeret om, at der mangler bilag på nogle af de udgifter som Urban Garden har haft. Daniel (v. 847) arbejder på at undersøge dette.
Formanden kræver langt bedre styring af Urban Garden fremover. Der sker ikke så meget, og det kan ikke blive ved med at være sådan, så fra næste år af, skal der til at ske noget, ellers vil beboerrådet lukke projektet.
Infoudvalg (Bressing og Rasmus)
Infoskærmen er oppe og køre igen. Alle kan kontakte Bressing (v. 847) for at få materiale på infoskærmen.
Den nye hjemmeside er under udarbejdelse og bliver snart klar.
Klageudvalg (Stephen, Jannie, Stefan, Rebecca, Lærke og Tenna)
Jannie (v. 126) har fået nøgle til beboerrådets postkasse. Tenna (v. 325) er blevet sat ind i udvalgets funktion og virke.
Der er modtaget 1 stk. klage som udarbejdes i øjeblikket.
Kollegiebladet (Rasmus m.fl.)
Kollegiebladet lukker, da der ikke er nok opbakning til arbejdet. Det tredje og sidste blad udkommer måske, hvis Rasmus (v. 841) får tid inden han rejser på udveksling.
Udvalget lukker.
Medieudvalg (Uffe, Anders, Stefan og Vilius)
Der mangler stadig at blive lavet et udlånssystem til projektoren i tråd med grill udlånssystemet.
Motionsudvalg (Morten Hvidemose m.fl.)
Der er kommet routere op i hvert lokale. Netværket hedder SkyrkeGym og KondiGym, og koden er det samme som netværket, bare stavet med småt.
Nøgleudvalg (Daniel)
Intet nyt.
Spil og spas (Bressing m.fl.)
Den næste spil og spas aften bliver i slutningen af august og vil foregå i haven.
Nye udvalg?
Singh (v. 443) og Daniel (v. 826) vil gerne oprette et fond-udvalg, som skal kradse penge ind til kollegiet.
Rasmus (v. 841) vil gerne slå et slag for at samle penge ind til nyt gulv i Café Coma.
20. Eventuelt (Afstemninger her er kun gyldige, hvis de er enstemmige)
Daniel (v. 826) har udarbejdet en oversigt over kælderen, som skal fungere som en vejviser/information om hvad der ligger i kælderen. Oversigten vil koste ca. 100 kr. at printe og derefter vil den blive hængt op i nærheden af indgangen, så man kan finde vej rundt i kælderen.
Affaldscontainerne på p-pladsen vil blive ændret, så den ene til papir nu vil blive til en papcontainer. Kollegiet samler for meget pap sammen til at skraldesorteringen kan følge med, så derfor er vi nødt til at omstrukturerer lidt. Daniel (v. 826) har allerede fået kommunen til at hente pap hver uge nu, så de begynder at kunne følge med.
Containerne til metal, hård plast og elektronik vil blive fjernet, da mange udefrakomne personer smider ting i, som ikke er af metal, hård plast eller elektronik, og det får kollegiet bøder for. Affaldet skal derfor fremover smides ud ovre på genbrugspladsen.
21. Dato for næste møde
Næste beboerrådsmøde vil være onsdag d. 26. august 2014 kl. 18:00.
22. Punkt for lukkede døre
Punktet er flyttet til separat referat og er arkiveret hos formanden.
Hørhus Kollegiet 