Beboerrådsmøde
Onsdag d. 26.08-2014 kl. 18:00 i beboerrådslokalet.
Til stede: Daniel Nielsen (formand), Sofie Svane (repræsentant for 2. etage), Tenna Tancula (repræsentant fra 3. etage), Bjarke Reimann (repræsentant for 4. etage), Anders Søndergaard Dahl (repræsentant for 5. etage), Uffe Bundesen (repræsentant fra 6. etage), Ditte Godske Jensen (suppleant for Kira Puk Frandsen (7. etage)), Katrine Havelund Pedersen (suppleant for Rasmus Blomqvist (8. etage)) og Minna Munch-Jensen (suppleant, dog ikke som stedfortræder).
Afbud fra: Kira Puk Frandsen (repræsentant fra 7. etage), Rasmus Blomqvist (repræsentant fra 8. etage), Martin Bressing (sekretær) og Charlotte Pedersen (festudvalgsformand).
For sent/manglende afbud fra: Stefan Kierkegaard (repræsentant fra stuen) og Cecilie Kiilerich (caféudvalgsformand).
Sofie Svane og Tenna Tancula kommer med kage! J
Skylder kage: Stefan, Uffe, Cecilie.
1. Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer: Daniel (v. 826)
Referent: Mødet bliver optaget og efterfølgende renskrevet af Bressing (v. 847)
2. Oplæsning af referat fra sidste møde
Referat fra seneste ordinære beboerrådsmøde (23. juli) bliver læst op og bliver efterfølgende godkendt.
3. Godkendelse af dagsorden og referat
Dagsordenen er sendt ud i gyldig tid. Beboerrådet godkender dagsordenen.
4. Meddelelser
– Bedre stemning ved møderne. Ordstyreren (formanden) beder om, at man rækker hånden i vejret, når man har noget at sige, og ellers ikke siger noget. Der bliver indført advarsler til de, som larmer for meget eller bruger groft sprog. Anden gang bliver man smidt ud fra mødet. For at holde stemningen oppe indføres faste pauser på 10 minutter hver time. Folket jubler.
– Endnu en klage fra Hørhusvej 10-20. Formanden har modtaget endnu en klage fra den anden side af vejen. Denne gang er det et opkald fra en anden beboer, som mente, at femte på et tidspunkt på natten havde en brøleabe. Formanden har bedt om, at der nedskrives etage, dato og tid, og at der tages billeder eller forsøges at gøre noget ved situationen, når den er i gang. Formanden nævner, at han ønsker kapsler på håndtagene til brandtrappen, men beboerrådet bliver enig i, at vi skal se tiden an, nu hvor ferien og sommeren er ved at slutte.
– Bressing trækker sig fra alle igangværende projekter. Martin Bressing (v. 847) har udmeldt, at han ikke ønsker at fortsætte på flere projekter, og han trækker sig desuden fra infoudvalget.
5. Økonomi
| Etagekonti
Etage Konto 1. etage kr. 500,00 2. etage kr. 1.034,74 3. etage kr. 1.263,70 4. etage kr. 290,02 5. etage kr. 2.091,30 6. etage kr. 2.156,69 7. etage kr. 1.566,31 8. etage kr. 2.773,75
Samlet for alle etagekasserne kr. 11.676,51 |
Gulerødder
Antenne 0 kr. Café 1.500 kr. Fest 1.320 kr. Fremleje 0 kr. Have 166,5 kr. Info 200 kr. Klage 0 kr. Medie 200 kr. Motions 0 kr. Nøgle 0 kr. Spil og spas 0 kr.
Gulerødder samlet kr. 3.396,50 |
| Projekter
Spil og spas 2.000 kr. Have 4.305,30 kr. Play Station-spil 1.643,05 kr. Udstyr til Café Coma -160,75 kr. Vimpel til flagstangen 0 kr. Værktøjskasse til beboerrådet 800 kr. Værktøj til cykelværkstedet + wire 300 kr. Papirdispenser til Comas toiletter 262 kr. Grilludstyr 200 kr. Kabler til Coma og festudvalget -100,80 kr.
|
Oversigt
Café Coma rengøringsmidler Samlet henlagt til projekter
Henlagt i alt kr. 24.721,36 Indestående på konto kr. 23.769,84
Midler til rådighed for
|
Der er blevet brugt lidt af de hensatte midler til Spil og Spas, som ikke er opdateret.
6. Orientering fra udvalgene
Antenneudvalg (Daniel m.fl.)
Erik (inspektøren) har endelig fået et opkald fra firmaet, som skal sende det første tilbud. Han mangler dog stadig selve tilbuddet. Når dette er kommet, skal Erik søge flere tilbud. Der kommer ikke til at ske meget de næste måneder.
Caféudvalg (Cecilie m.fl.)
Barudvalget holder møde d. 29. august, hvor der vil blive lagt vagtplan for efteråret. Udvalget vil evaluere sommerens baraftener, og den nye forretningsorden og rengøringsplan vil blive fremlagt for medlemmerne.
Generelt går det godt med salg i baren – især MobilePay er en succes, og caféen tjener til flere baraftener mere på MobilePay end med kontanter.
Udvalget mangler dog aktive medlemmer, og der vil derfor sandsynligvis blive lagt nogle ”lukkedage” ind i efterårsplanen, så nuværende aktive medlemmer ikke føler, at arbejdsbyrden bliver større pga. inaktive medlemmer. Der ”ryddes op” i udvalgets medlemmer som følge af manglende tilbagemelding på mødet d. 29. Baren regner med at holde åbent i snit 3 lørdage ud af 4, hvoraf der stadig afholdes en lang bar om måneden.
Festudvalg (Charlotte m.fl.)
Festudvalget arbejder hårdt på at forberede fodboldfesten, som løber af stablen d. 6. september.
Fondudvalg (Singh)
Singh (v. 443) kunne desværre ikke komme til mødet. Han skal stadig redegøre for, hvordan han forventer, at udvalget skal køre.
Fremlejeudvalg (Daniel og Bjarke)
Der er stadig sæson for fremleje, og der er godkendt fire fremlejer.
Haveudvalget (Jannie m.fl.)
Hvad angår Urban Garden, prøver Jannie (v. 125) stadig at få kontakt til Vilius mht. at få kollegiets urter tilbage, men han har endnu ikke givet noget svar.
Formanden pointerer, at pengene tildelt Urban Garden ikke kan tages tilbage, da de er givet på et bestyrelsesmøde. Desuden har Jannie (v. 125) meddelt, at pengene vil gå til bl.a. regnvandstønde og andet.
Infoudvalg (Bressing, Rasmus og Tenna)
Bressing (v. 847) trækker sig, og Daniel (v. 826) overtager hans plads som infoskærmsansvarlig.
Klageudvalg (Jannie og Tenna m.fl.)
Klageudvalget er ved at behandle én klage, men udvalget kan ikke tage sig af en ny klage, som netop er kommet, fordi der ikke er medlemmer nok til at tage sig af den, da flere af medlemmerne er inhabile. Formanden meddeler, at han er bekendt med klagen og vil tage sig af den med Tenna.
Det er et problem, at det kun er Tenna (v. 325) og Jannie (v. 126), som er tilbage. Stefan (v. 138) deltager ikke længere, og Rebecca (v. 332) og Lærke (v. 338) har ikke givet lyd fra sig.
Udvalget håber derfor på, at folk vil melde sig ind ved næstkommende beboermøde.
Medieudvalg (Uffe, Anders, Stefan)
Der mangler stadig at blive lavet et udlånssystem til projektoren i tråd med grill udlånssystemet. Anders (v. 526) forstår ikke helt, hvad formanden ønsker. Daniel (v. 826) fortæller, at det skal være i stil med udlånssystemet til grillen, som skal hænge på døren dernede. Det skal stå på skrift, hvem har lånt den og hvornår. Anders (v. 526) skal også være efter folk, så tingene bliver afleveret tilbage i tide. Da Vilius er flyttet fra kollegiet, kommer der forhåbentligt bedre styring med det fremover.
Motionsudvalg (Morten Hvidemose m.fl.)
Intet nyt.
Nøgleudvalg (Daniel)
Der bliver spurgt ind til nøgler til etagernes fælles postkasser. Nye indflyttede beboere får ikke udleveret nøgler, der passer til de tre fælles etagepostkasser.
Formanden forklarer, at det gamle nøglesystem er ved at blive udfaset, hvilket også er derfor, at motionsrum og caféindgang har fået skiftet lås. Det er planen på sigt at fjerne låsen i de fælles etagepostkasser, så alle beboere, nye såvel som gamle, vil få adgang hertil.
Spil og spas (Bressing m.fl.)
Bressing har købt lidt (have)spil ind til Spil og Spas-aftenen på torsdag. Der er ingen bar; folk skal tage egen drikkelse med. Der har været videoer på Facebook-gruppen.
Nye udvalg?
Ingen nye udvalg.
7. Eventuelt
Punktet rykkes til sidst.
8. Konstituering af ny næstformand
Formanden spørger igen, om der er nogen, som ønsker at tage næstformandspladsen. Tenna (v. 325) melder, at hun godt kan tage den.
Tenna (v. 325) bliver valgt og klappes ind som næstformand for beboerrådet.
9. Rengøring i Café Coma og indkøb af rengøringsartikler og -udstyr
Cafeformanden (v. 441) har udarbejdet et rengøringsskema, hvor medlemmer udfører hvert punkt, sætter hak og til sidst smider sedlen i cafeformandens postkasse. Cafeformanden vil være i caféen mellem hver cafeaften, så der vil på den måde blive tjekket op på rengøringen. Rengøringen skal tages senest kl. 15 dagen efter.
Formanden meddeler, at det er meget vigtigt, at der føres regelmæssig og grundig rengøring, og at han er glad for, at der kommer noget i system. Skemaet ser udmærket ud.
Der er dog et par enkelte småting, der skal justeres og tilføjes til rengøringslisten, men det er små ting.
Beboerrådet vedtager at rengøringen efter en café skal være taget senest kl. 15 dagen efter. Beboerrådet vedtager desuden at godkende det fremlagte rengøringsskema. Hvis ikke det nye rengøringsskema fungerer, vil beboerrådet true med at lukke caféen, da der skal styr på rengøringen fra nu af.
10. Tilbagebetaling efter indkøb af køleskab til festudvalget samt eventuel tilbagebetaling af penge lagt ud for nyt udstyr til midsommerfest og fremtidigt udstyr
Formanden (v. 826) gør opmærksom på, at beboerrådet i løbet af de seneste par måneder har betalt for mange udgifter til café Coma og festudvalget. Samtidig gør formanden opmærksom på, at trepartskontoen netop blev oprettet for, at de tre store udvalg selv kunne finansiere deres egne udgifter.
På nuværende tidspunkt har beboerrådet minus på deres konto, mens trepartskontoen har et stort overskud.
Derfor foreslår formanden, at det bliver diskuteret, om trepartskontoen fremover skal tilbagebetale evt. udgifter, som beboerrådet for nyligt har lagt ud for, og efterfølgende selv finansiere diverse udgifter.
Formanden fortæller, at Rasmus (v. 841 – tidligere festformand) ikke mener, at trepartskontoen skal tilbagebetale diverse udgifter, som beboerrådet har lagt ud for på det seneste. Anders (v. 526) mener, at udgifterne til midsommerfestivallen var en nødvendig investering i fremtiden, men samtidig også en investering til kollegiet, og ikke kun til festudvalget, så derfor bør trepartskontoen ikke tilbagebetale denne udgift.
Uffe (v. 638) mener, at mikrofonerne, som blev købt ind til Midsommerfestivallen, vil kunne bruges uden for festudvalget også. Derfor bør trepartskontoen ikke tilbagebetale for disse.
Minna (v. 343) mener, at trepartskontoen bør tage ansvaret for de mange udgifter, og, om muligt, betale nogle af udgifterne tilbage.
Bjarke (v. 448) er enig i, at trepartskontoen bør tilbagebetale noget af udgifterne fra midsommerfestivallen.
Formanden (v. 826) foreslår, at trepartskontoen på sigt tilbagebetaler for mixer og kabler fra de udgifter, som der var i forbindelse med midsommerfestivallen. Formanden foreslår en afdragsordning på 1.000 kr. pr. måned, som skal betales tilbage fra trepartskontoen til beboerrådet med begyndelse efter fodboldfesten i september.
Beboerrådet vedtager, at trepartskontoen tilbagebetaler udgifter til mixer og Snake-pro, som blev købt ind til Midsommerfestivallen (enstemmigt vedtaget). Beboerrådet vedtager at lave en afdragsordning på 1.000 kr. pr. måned, som vil træde i kraft fra oktober 2014.
Beboerrådet ønsker ikke at bruge penge på projekter, som trepartskontoen selv kan finansiere, og især ikke udenfor et officielt møde, fremover.
Beboerrådet vil ikke kræve penge tilbage for diverse kabler, som er købt ind til Café Coma og festudvalgets/medieudvalgets lager.
11. Status af igangværende projekter
Brandmøbler
Der er fundet tilbud på brandhæmmende møbler, men der behøves mere tid til at finde flere tilbud.
Flag i flagstangen
Rasmus har indkøbt en vimpel og sat den op. Alle er glade. Punktet lukkes.
Indkøb af en værktøjskasse til beboerrådet
Rasmus trækker sig fra projektet.
Der er endnu ikke fundet et godt tilbud, som indeholder mange og gode ting billigt. Punktet haster dog ikke, før folk med værktøj flytter. Der vil fortsat blive kigget efter tilbud, men der ventes på det rigtige tilbud, før der bliver købt ind til dette projekt.
Værktøjskassen skal indeholde blandet værktøj, som ofte bruges – skruetrækker, hammer osv. Værktøjskassen bliver kun for beboerrådet, som ofte laver små reparationer og små-ændringer uden for inspektørens åbningstid.
Indkøb af køleskab til trepartsudvalget
Køleskabet er blevet købt og sat ind i caféens lager. Det virker rigtigt godt, og både caféudvalget og festudvalget er meget tilfredse.
Punktet lukkes.
Indkøb af PlayStation-spil
Intet nyt.
Indkøb af spil til Spil og Spas-udvalget
Bressing (v. 847) har brugt knapt 300 kroner på indkøb af spil til spil og spas-udvalget, og der bliver afholdt ny spil og spas aften torsdag d. 28/8 2014.
Bressing (v. 847) ønsker at holde punktet åbent, så han kan købe spil til de næste spil og spas-aftener løbende. Der vil blive afholdt en ny spil- og spas-aften ca. en gang om måneden fremover. Derfor ønsker Bressing (v. 847) at have mulighed for at købe nye spil ind til hver spil og spas-aften, som løbende passer til temaet til de fremtidige spil og spas-aftener.
Beboerrådet spørger ind til, om der er andre medlemmer af udvalget. Daniel (v. 826) meddeler at bl.a. Cecilie (v. 441), Charlotte (v. 836) og Morten Hvidemose (Scandis nr. 12) er med i udvalget.
Indkøb af værktøj til cykelværkstedet
Rasmus trækker sig fra projektet.
Uffe (v. 638) og Daniel (v. 826) er i gang med at finde ud af, hvilket værktøj der skal anskaffes.
Beboerrådet informerer om, at Harald Nyborg har nogle cykelværktøjskasser til salg, der indeholder alt man behøver. Uffe (v. 638) og Daniel (v. 826) vil se nærmere på dette. Bjarke (v. 448) ønsker, at der bliver købt dækjern.
Køb af nyt grilludstyr
Jannie (v. 126) har fundet noget udstyr på nettet, som hun ønsker at købe. Det koster dog 300 kr. sammenlagt for to sæt grilludstyr, som er holdbart, og som ikke vil forsvinde med det samme. Derfor spørger Jannie (v. 126) beboerrådet om lov til at købe grilludstyr for 100 kr. mere end de 200 kr., som oprindeligt blev bevilget.
Beboerrådet vedtager, at give Jannie (v. 126) lov til at købe grilludstyr for 300 kr.
Køb af papirdispenser
De nye dispensorer er købt og sat op. Der mangler dog at blive købt papir til disse. Det koster ca. 600 kr. for 4000 ark papir. Dispensorne er altså billigere end dem vi har i forvejen rundt omkring i kælderen.
Papiret skal finansieres af trepartskontoen, og der ventes altså på at trepartskontoudvalgene får købt papir ind.
Punktet lukkes.
Køb af skilte til diverse døre i kælderen
Rasmus (v. 841) har fået tvunget prisen ned til 125 kr. pr. skilt incl. moms. Rasmus (v. 841) har desuden lavet en oversigt over de døre, der mangler skilte, og er kommet frem til, at der er brug for ca. 14 skilte. Skiltene bliver i to farver og vil være udformet i træ.
Med disse nye skilte vil der komme ens skilte på alle essentielle døre i kælderen. Vaskeriets dør vil desuden snart blive skrællet helt ned for alle skilte, så alle døre med de nye skilte vil fremstå pæne og ens.
Den samlede udgift vil altså ligge på ca. 1.400 kr. plus moms, som skal tages fra beboerrådets midler. Bjarke (v. 448) foreslår, at projektet udskydes, da der ikke er penge til at købe ind for i beboerrådets kasse i øjeblikket. Resten af beboerrådet er enige i, at behovet ikke er så akut, at projektet ikke kan udskydes.
Beboerrådet vedtager at udskyde projektet.
Lydisolering og lys
Projektet er nu ved at være endegyldigt afsluttet og opgjort.
Daniel (v. 826) har bestilt en håndværker til at bore et hul mellem de til lokaler, så der kan blive trukket de sidste kabler osv. i caféen. Ellers mangler der ikke noget til dette projekt.
Det samlede projekt er blevet gjort op, og samlet set har hele projektet – altså lydisolering, håndværkere til nedtagning og opsætning af lys, opsætning af højtalerophæng, udgifter til nye kabelskjulere og højtalerkabler, samt nye højtalere kostet 139.967,88 kr.
Da projektet har været budgetteret til 210.000 kr. er der altså nogle penge tilbage af de overskydende midler, som projektet er finansieret igennem.
Daniel (v. 826) har været i kontakt med Martin Staal fra UBSBOLIG angående den håndværkerregning, som var uretfærdig høj. Martin Staal mener dog ikke, at vi kan få nedsat den dyre regning, men meddeler endvidere, at vi ikke længere benytter det firma.
Punktet lukkes.
Løsning af TV-situation
Der er et tilbud på vej, men der vil højst sandsynligt gå noget tid, før projektet kan sættes i gang, da der skal indhentes flere tilbud.
Ommøblering af Café Coma og evt. bordtennisrum samt postkasserum
Bressing (v. 847) trækker sig fra projektet.
Cecilie (v. 441) meddeler, at der er blevet købt og opsat nye højtalere i baren, så der nu er ens højtalere i begge rum, og lyden er blevet bedre. Der er desuden blevet anskaffet et forhæng til det store rum, som skal fungere som rumdeler, så lokalet kan gøres mindre til de små baraftener. Forhænget skal endvidere fungere som rumdeler til det podie, som skal anlægges i den bagerste del af lokalet i fremtiden. På denne måde vil café Coma også få en mindre scene, som kan fungere til dj-arrangementer osv.
Cecilie (v. 441) meddeler, at der er blevet snydt med navne-konkurrencen i baren – endda blandt udvalgets egne medlemmer. De donerede penge, som allerede nu er blevet givet til nye navneforslag er derfor blevet inddraget, og der vil snart blive udskrevet en ny navnekonkurrence på Facebook.
Cecilie (v. 441) meddeler, at der snart skal købes en særlig tablet til baren, som kan fungere som digitalt kasseapparat. Der vil ligeledes snart blive arbejdet på at bygge en ny bardisk, hvor man kan få fødderne ind under, og hvor de nye fadølsanlæg passer ind i.
Tenna (v. 325) spørger ind til, om der skal gøres noget ved gulvtæppet i baren. Tenna (v. 325) har været i kontakt med en håndværker, som meddeler, at hvis der skal lægges linoleumsgulv i kælderen, så skal der ligges en form for isolering under. Der skal dog foretages en inspektion af kælderen, for at kunne vurdere nærmere.
Opdatering af koncertudstyr
Bressing (v. 847) har opdateret koncertmanualen, og Daniel (v. 826) udtrykker, at han er godt tilfreds med resultatet. Manualen er meget detaljeret og vil kunne benyttes af alle, også ikke-tekniske medlemmer af f.eks. festudvalget ved de næste års midsommerfestival.
Daniel forslår endvidere, at beboerrådet vil kræve, at festudvalget vil udarbejde en lignende manual for afholdelse af nogle af de større faste fester, som f.eks. fodboldfesten. Fordelen ved at gøre dette vil være, at mange års erfaring med diverse opgaver forbundet med de enkelte fester nedskrives, så de ikke forsvinder, når beboere med denne erfaring flytter. Derfor bør denne erfaring skrives ned, så eftertiden kan nyde godt af den. Tenna (v. 325), Sofie (v. 231) og Minna (v. 343) er enige.
Uffe (v. 638) udtrykker at han er bange for at festudvalget arbejde vil blive bureaukratisk og ønsker ikke at pålægge yderligere arbejdsopgaver til udvalget.
Beboerrådet vedtager at godkende den udarbejdede koncertmanual til Midsommerfestivallen.
Beboerrådet vedtager at kræve, at festudvalget udarbejder en lignende manual til afholdelse af fodboldfest i forbindelse med dette års fodboldfest.
Punktet lukkes.
Oversigt over kælderen
Daniel (v. 826) har udarbejdet oversigten over kælderen og printet den ud. Den vil blive sat op snarest ved hovedindgangen i kælderen. Beboerrådet er tilfredse med oversigten.
Punktet lukkes.
Rengøring i Café Coma og indkøb af rengøringsartikler og –udstyr
Der er blevet købt rengøringsartikler ind til Café Coma for 2360 kr. Der er blevet købt lidt flere klude end først foreslået, og derfor er det oprindelige budget overskredet en smule. Udstyret er allerede taget i brug, og caféudvalget melder om stor tilfredshed i forbindelse med det nye udstyr.
Punktet lukkes.
Ressourcespareprojekt
Tenna (v. 325) trækker sig fra projektet.
Intet nyt fra projektet.
Røgalarmer til etagerne
Daniel (v. 826) har bedt inspektøren om at købe og opsætte røgalarmer på hver etage ved elevatorerne. Det vil ske snarest.
Enkelte etager har allerede en røgalarm i trekanten, men dette vil ikke fungere ved brand i køkkenerne.
Beboerrådet ønsker brandalarmer, der kan høres helt inde på værelserne, da de ellers ikke vil have nogen effekt.
Beboerrådet foreslår snart at afholde brandøvelse. Daniel (v. 826) forslår lørdag d. 6 september, da der i forvejen afholdes fodboldfest. Der skal udnævnes en repræsentant fra hver etage, som tjekker om alarmen virker på alle værelser. Daniel udnævner en repræsentant på hver etage, og sørger for at alle beboere bliver varslet i god tid.
Beboerrådet vedtager at afholde brandtjek på kollegiet lørdag d. 6/9 kl. 12:00.
Udformning af en samling af beboerrådets vedtægter
Der vil blive udformet en samling af vedtægter lige så snart alle forretningsordnerne er klar for diverse udvalg. Indholdet samlingen af vedtægter kommer nemlig til at afhænge af forretningsordnerne.
Der ventes altså på at alle udvalg bliver færdige med deres forretningsordener.
Udformning af forretningsordner for samtlige udvalg
Cecilie (v. 441) har udarbejdet en forretningsorden til Café Coma, men Daniel (v. 826) mangler stadig at modtage forretningsordener fra motionsudvalget, medieudvalget, festudvalget og haveudvalget.
Forretningsordene fra caféudvalget vil blive gennemgået sammen med alle de andre forretningsordener, når alle udvalg har udarbejdet deres.
Daniel (v. 826) venter stadig på at de sidste udvalg for udarbejdet de sidste forretningsordener.
Wall of Fame og etagerammer
Der er endnu ikke lavet nogen af de tre udvalgsrammer.
Der er ikke modtaget nogen etagerammer. Det er dog planen at hver etage skal udarbejde deres etageramme til fodboldfesten, så beboerrådet håber, at der snart kommer nogle fine etagerammer tilbage til Café Coma.
12. Eventuelt (Afstemninger her er kun gyldige, hvis de er enstemmige)
Ingen punkter.
13. Dato for næste møde
Næste beboerrådsmøde vil være tirsdag d. 30. september 2014 kl. 18:00.
14. Punkt for lukkede døre
Punktet er blevet trukket tilbage. Punktet lukkes.
Hørhus Kollegiet 