Referat af beboerrådsmøde – Tirsdag d. 14.01.2014

Referat af beboerrådsmøde – Tirsdag d. 14.01.2014 kl. 19:00 i beboerrådslokalet

Tilstede: Katrine (4.etage), Stefan, Susanne, Martin, Rasmus, Daniel, Tenna, Minna, Janni, Uffe, Charlotte, Anders (5.etage), Bjarke, Kira

Der er afbud fra Steffen og Søren.

Stefan, Kira og Martin skylder stadig kage.

  1. Valg af ordstyrer og referent

Martin vælges som ordstyrer, Minna vælges som referent.

  1. Oplæsning af referat fra sidste møde 

Oplæst.

  1. Godkendelse af dagsorden og referat

Godkendt.

  1. Meddelelser
  • Meddelelse omkring elevatorer – elevatorerne har været under reparation. Der har været juleferie, så der er ikke sket så meget, den ene elevator er nu fikset. Men den anden er dog brudt ned. Det er en længere proces, det kommer til at tage et ukendt stykke tid da der skal bestilles dele hjem fra Spanien. Dette skulle dog betyde at vi får en bedre elevator når dette er fikset.
  • Meddelelse angående 5. Etages medlem i beboerrådet. Medlemmet fra 5.etage skulle eftersignende være flyttet, men det viser sig dog at han er tilbage. Dette er grunden til at han ikke har deltaget i de seneste møder. Anders fra 5. etage deltager som repræsentant for 5, så det stadig er muligt at informere 5. og de forskellige tiltag.
  • Meddelelse omkring hovednøgle. Ole og Erik har haft en hovednøgle så de har haft adgang til de forskellige værelser hvis det har været nødvendigt. Dette er ikke lovligt, og på baggrund af en klage er disse nøgler blevet fjernet. UBS har informeret os at hvis bestyrelsen godkender at Erik har hovednøgle kan denne praksis dog genoptages. Det diskuteres om vi skal sende dette videre til bestyrelsen, da vi kunne spare en del på låsesmede. Det besluttes at vi går videre med lovligheden i at have en hovednøgle, og tager det op igen på et andet møde.
  • Meddelelse omkring oprettelse af antenneudvalg – Der genoprettes et antenneudvalg imellem de tre kollegier, som fremover skal stå for driften af vores antenneforhold. Det forlyder at der arbejdes på en kanalafstemning, så det skulle være nærtforestående. Kanalerne er også blevet ordnet, så det skulle være muligt for alle værelser at modtage digitalt tv. Alle Spørgsmål ang. Dette skal sendes til Daniel (8.etage, antenneansvarlig).
  • Meddelelse fra projekt Birketinget – Der ledes efter interesserede personer, som ønsker at være med i projektet om byfornyelse og områdeløft i Birketinget.
  • Opsamling på svampeproblemet i baren – Baren er åben.

 

  1. Økonomi 

Der står 24.867,03 kr. på kontoen (+ 3 måneders kollegianerbidrag).

Etagekontoer:

  1. etage: 0
  2. etage: 534,74
  3. etage: 763,70
  4. etage: 1.065,52
  5. etage: 4.228,15
  6. etage: 2.955,97
  7. etage: 3.858,31
  8. etage: 601,00

Samlet for etagekontoerne: 14.007,39

 

Igen mangler der kollegianerbidrag fra UBS, der ikke forstår at få denne overførelse til at køre månedligt. Det har ikke været muligt at få et svar på om dette er muligt, men Martin vil forsøge at skabe en kontakt omkring dette.

Det spørges om det er ved at være på tide at der doneres penge til de forskellige etager. Der udtrykkes intet ønske omkring dette, så det afblæses for nu.

 

  1. Nødbelysning på trapperne (Charlotte 836 stiller forslaget)

Det forlyder at der ikke er belysning på de indendørs trapper ved strømsvigt. Dette vil være gavnligt i forbindelse med en brand, eller andet evakuering hvis strømmen er gået. Charlotte vil tjekke det.

 

  1. Brandøvelse 

Det er tiltrængt med en brandøvelse, disse burde fortages årligt. Dette tages videre til Erik af Charlotte.

 

  1. Fællesprinter (Rasmus 841 stiller forslaget).

Der stilles forslag om at der skal investeres i en fællesprinter til de forskellige udvalg og projekter. Da denne udgift ellers falder tilbage på udvalgene. Det diskuteres om det økonomisk kan svare sig, og om det kan tjene sig ind. Der stemmes om der skal arbejdes videre for dette forslag:

For: 2

Imod: 4

Blankt: 2

Forslaget falder.

 

  1. Opdateret plan for ugentlig og halvårlig rengøring af Cafe Coma.

Der er blevet udarbejdet en rengøringsplan for cafeen, og den er blevet tilsendt beboerrådet. Her er blevet udspecificeret hvorledes baren mere praktisk skal gøres rent. Herunder også hvilket materialer der skal benyttes til rengøring i baren.

 

Efter møde i baren påpeges det at poolrummet er et fælles rum, da det benyttes af kollegiets beboer frit ugen rundt. Derfor påpeger cafeudvalget at det ikke burde være baren ansvar at stå for den halvårlige rengøring af dette rum.

 

Det foreslås at der skal laves en arbejdsweekend hvor det er beboerne der skal stå for rengøringen. Det forslås alternativt at hver etage skal stille med deltagere til rengøringen, og der kan evt. gives en eller anden godtgørelse. Eller at den enkelte etage kan blive straffet på økonomien hvis de ikke stiller med nogen personer.

 

Det påpeges at poolrummet af nogen anses for at være barens område, da hoveddelen af snavs der ophober sig i dette rum stammer fra baraftener. Det er derfor ikke et fælles ansvar at sørge for at gøre det rent.

Det forslås at der måske skal godtgøres med pizza til dem der deltager.

 

Endelig besluttes det at der skal laves en prøveperiode hvor der i poolrummet opstilles skraldespande o.lign.. Og der vendes tilbage på næste møde.

 

  1. Status af igangværende projekter
  • Indkøb af sækkevogn til udvalgene (Uffe)

Markedet er blevet undersøgt, og det kommer til at koste ca. 1500 kr. for en model der kan køre op og ned af trapper.

Der informeres om at Erik har en sækkevogn der evt. kan lånes.

Dette arbejdes der videre med.

  • Brandmøbler (Minna)

Intet.

  • Lydisolering (Stefan)

Intet.

  • Lys i kælderen (Bressing)

Der er nu kommet lys op, men der er ikke tilfredshed med det. Det blev besluttet at der skulle sættes spots op i kælderen, da den i vinterperioden var lidt dunkel. Denne sag var blevet givet til Erik, der ville afvente vinteren for at se behovet.

Disse spots er dog af egen kraft blevet sat af nogen, det vides ikke hvad dette har kostet, og hvordan dette er kommet til at ske. Dette vil Martin undersøge.

  • Vandsparekampagne (Stephen, Cecilie, Jannie og Kira Puk)

Der er blevet snakket Mike der står for at designe plakaterne, denne proces er i gang, og der skulle være et udkast klar til næste møde.  Det pointeres at det måske ikke er nødvendigt at tage et udkast med til beboerrådet, men at det endelige resultat blot skal fremvises til os.

  • Wall of Fame (Minna og Charlotte)

Intet. Det bliver pointeret at det også er en del af projektet at opstille de regler der skal gælde for at komme op på den såkaldte wall of fame. Det er op til Charlotte og Minna at bestemme præcis hvad der skal være på den gamle wall of fame i baren, men det blev besluttet at det skulle indeholde info omkring de tre store udvalg.

  • Opdatering af koncertudstyr (Bressing, Vilius og Hvidemose)

Der er ikke blevet fundet en dato for hvornår dette skal gøres. Men i løbet af indeværende måned.

  • Affaldssorteringsprojekt (Daniel)

D. 19.12 blev kasserne affaldssorteringen købt, det overvejes nu hvorledes kontakten skal tages til de forskellige etager angående dette projekt. Alt andet omkring dette lægger klar til at blive skudt i gang.

 

  1. Orientering fra udvalgene
  • Spil og spas (Bressing)

Onsdag 29.01 er fastlagt som den første spilledag for udvalget. Der har været foretaget et møde i udvalget, og der burde komme en plakat snarlig. Udvalget regner med at holde spilleaftener en gang om måneden. Der er plads i udvalget, så ønsker man er være med skal man blot melde sig til Bressing.

Der vil kun blive solgt øl og sodavand i baren i løbet af spilleaftenerne, som varer til kl 23.

  • Kollegiebladet (Rasmus, Charlotte, Kira Puk, Cecilie)

Intet nyt.

  • Medieudvalg (Uffe, Stefan og Vilius)

Der er blevet udviklet et nyt regelsæt for brug af musikrummet, det er dog ikke blevet gennemgået af hele udvalget. Det fremgår ikke om det er muligt at benytte rummet, selvom man ikke har booket lokalet, dette skal specificeres reglerne.

Der er ikke yderligere indvendinger. Disse vedtages.

  • Motionsudvalg (Morten Hvidemose) 

Intet.

  • Caféudvalg (Minna)

Det informeres af Steffen omhandlende trepartskontoen:

I Cafeens kasse: 1.500 kr.

På bankkontoen: 5.239,60 kr.

I kassen: 6.718,50 kr.

 

Midler i alt: 13.458,10 kr.

 

Der er overskud på både cafeen og festerne.

Det diskuteres om det skal være i orden at disse udvalg kører med overskud, eller om det er en forretning der skal gå i nul. Det besluttes at det er i orden at disse kører med overskud da dette kan give skub i nye foretagender i udvalgene.

  • Antenneudvalg ((Kenneth(Hørbrækker v.251), Morten Hvidemose(Scandis v.12) og Daniel Nielsen(Hørhus v. 826)/Jakob v. 528))

Det forlyder at en kanalafstemning nært forestående.

  • Infoudvalg (Daniel, Rasmus)

Der arbejdes på en ny hjemmeside til kollegiet, der adskiller de tre kollegier ad, og giver bedre information. Der er blevet fundet et nyt tema til hjemmesiden der koster 55 dollar, der gør at hjemmesiden bedre kan tilpasse sig mobile enheder. Der er ingen indvendinger mod at udvalget tildeles penge tilsvarende 55 dollar til udvalget. Der skulle forhåbentlig komme en lille betaudgave i denne uge.

  • Festudvalg (Charlotte)

Årets fester er blevet planlagt, og der er blevet indført 3 nye fester, der erstatter fastelavn, oktober og julefesten. Og efter hård planlægning er der i år generet overskud.

 

Det er i festudvalget blevet snakket om at køre en fælles hvervekampagne med barudvalget.

Der er til de forskellige udvalg blevet uddelt såkaldte gulerødder til de forskellige udvalg bestående i 360 gode danske kroner. Disse kan der blive ansøgt om.

I denne forbindelse ansøger festudvalget om 160 kr., som de bevilges.

  • Haveudvalget (Kira, Jannie og Susanne)

Intet.

  • Klageudvalg (Stephen, Jannie, Stefan og Daniel)

Intet.

  • Nøgleudvalg (Daniel)

Intet.

  • Energiudvalg (Jannie)

Der forligger ingen sparetiltag for øjeblikket. Da dette udvalg har udtjent sig formål lukkes dette.

  • Fremlejeudvalg (Susanne og Bjarke)

Intet

  • Nye udvalg?

Intet.

 

  1. Eventuelt

Det skal diskuteres hvorledes det skal fungere med de forskellige fællesrum som Hørhus betaler for alene, men de andre kollegier benytter.

Dette har der været stor utilfredshed med denne ulighed.

Ved det sidste formandsmøde er dette blevet bragt op, og det vil koste de andre kollegier 3,50 kr. mere i husleje om måneden.

De har meldt at de gerne vil have en del af fællesarealerne, men måske ønsker de kun at deltage i visse dele af de tilbud, det diskuteres om vi vil tillade kun delvis deltagelse. Vi kan også forsøge at presse dem til at gøre visse fællesarealer på deres område gratis for os at benytte.

Det bestemmes at der skal lægges sedler i beboernes postkasser omkring hvad det vil betyde hvis de ikke går med til at deles om alle fællesarealer.

 

– Der er blevet fundet repræsentanter på alle tre kollegier, som kan være nøgleansvarlige til udlevering af nøgler til diverse faciliteter. Fremover skal der være en repræsentant på hvert kollegie, der står for udlevering af nøgler til hvert af de tre kollegier, og som fælles kan holde styr på, hvilke beboere, der har hvilke nøgler.

Der vil snart blive udarbejdet en fælles nøglekontrakt for de tre kollegier, som hver af de tre nøgleansvarlige vil benytte fremover.

– Det er blevet diskuteret på seneste formandsmøde om de andre kollegier ville være med til at en permanent scene i haven.

Hvis forslaget skal blive til noget skal det højst sandsynligt finansieres gennem huslejestigning. På Scandis har man talt om det, og vurderer ikke at beboerne ønsker at finansiere havepavilloner gennem huslejestigninger.

Det skal besluttes om vi i beboerrådet ønsker at forsætte med dette, på trods af det vil betyde huslejestigninger.

Det pointeres at da de andre kollegier alligevel har meldt sig ud, kan vi vælge hvad vi ønsker. Martin vil gå videre med at undersøge hvilke muligheder der foreligger.

 

– Plantekasserne er ikke optimalt placeret, da de står i vejen for de forskellige projekter der sker i haven ved sommertid. Det forslås at disse bliver flyttet til en anden lokation, dette kunne ske i forbindelse med en arbejdsdag i haven. Det bliver lagt i haveudvalgets hænder at finde en dato til en arbejdsdag, helst inden alle planter er plantet. Det pointeres derudover at haveudvalget skal forsøge at få flere involveret i Urban Garden udvalget.

 

– På formandsmødet er muligheden for flere cykelstativer blevet diskuteret. Der er enighed om, at det vil være bedst at placere cykelstativer i to halvdele. En del i haven op imod Hørhus kollegiet, og en anden del på parkeringspladsen, ved at inddrage nogle parkeringspladser. Det besluttes at der kan nedlægges 3 p-pladser på parkeringspladsen. Samlet vurderes det at 50 nye pladser er påkrævet for alle tre kollegier tilsammen.

Hørbrækker står for at bede inspektøren om at indhente tilbud til ca. 50 stativer i to halvdele til parkeringspladsen og haven frem til næste formandsmøde.

Da dette skal betales gennem huslejestigninger går dette projekt en hård skæbne i møde, men det håbes at det lykkes.

 

– Det besluttes at man selv skal medbringe mælk til kaffe/te

 

Næste møde:  onsdag den 18.02.14

 

 

3. etage står for at forberede kaffe og te. 

Skriv et svar

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

w

Connecting to %s