Beboerrådsmøde
Mandag d. 27.10-2014 kl. 18:00 i beboerrådslokalet.
Til stede: Daniel Nielsen (formand), Theis Møller (suppleant for Sofie Svane (2. etage), Tenna Tancula (repræsentant fra 3. etage), Bjarke Reimann (repræsentant for 4. etage), Uffe Bundesen (repræsentant fra 6. etage), Kira Puk Frandsen (repræsentant fra 7. etage), Martin Bressing (suppleant for Rasmus Blomqvist (8. etage)), Charlotte Pedersen (Festudvalgsformand) og Julian (Beboer fra 8. etage)
Afbud fra: Rasmus Blomqvist (repræsentant fra 8. etage).
For sent/manglende afbud fra: Ingen
Skylder kage: Stefan x2, Uffe, Cecilie x 2, Anders og Jonas.
1. Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer: Daniel (v. 826)
Referent: Mødet bliver optaget og efterfølgende renskrevet af Bressing (v. 847)
2. Oplæsning af referat fra sidste møde
Referat fra seneste ordinære beboerrådsmøde (30. september) bliver læst op af Uffe (repræsentant fra 6. etage), og bliver efterfølgende godkendt.
3. Godkendelse af dagsorden og referat
Dagsordenen er sendt ud i gyldig tid. Beboerrådet godkender dagsordenen.
4. Meddelelser
– Kira trækker sig fra beboerrådet, alle udvalg og bestyrelsen. Kira (v. 732) trækker sig fra beboerrådet samt alle projektet og udvalg. Der skal derfor findes nye kontaktpersoner til de mange ledige poster.
– Tennis- og fodboldbane. Erik (inspektøren) vil kigge på dette til næste sommer. Der er alligevel ingen der bruger disse faciliteter hen over vinteren. Han melder desuden tilbage, at striberne på tennisbanen ser fine ud, og at de konstant fjerner ukrudtet.
– Problemer med parkerede biler ved ind- og udkørsel til p-pladsen.. Daniel (v. 826) har snakket med inspektøren, og har fået af vide, at der ikke er noget at gøre. Daniel (v. 826) har ligeledes forsøgt at kontakte kommunen, men uden held. Det virker ikke som om at lovgivningen er på vores side i denne sag. Bressing fortsætter med at holde øje og sætte sedler i folks bilrude, men indtil videre er der ikke så meget at gøre ved.
– Scandis har godkendt kontrakten om fælles faciliteter. Scandis har snakket med Jan fra UBS og godkendt kontrakten til fælles finansiering af beboerfaciliteter. Daniel vil nu snakke med UBS om, hvordan det hele skal eksekveres, og så få de endelige underskrifter, så vi kan få sat gang i opsparingen.
– Der mangler akut folk til klage- samt haveudvalget.
Daniel 8v. 826) beder alle beboerrådsrepræsentanter om at informere og hverve folk til klageudvalget og haveudvalget. Kommer der ikke nogen nye folk, kan vi ikke udlåne grillene eller afholde klagesagshøringer. Der skal være folk i klageudvalget fra flere etager. Repræsentanter til klageudvalget kan kun vælges på beboermøderne, så det er vigtigt at folk kommer og støtter op omkring beboermødet.
– En kraftig opfordring til at alle beboere kommer til beboermødet. Det er super vigtigt, at der bliver opfordret til at deltage i beboermødet. Der er mange vigtige ting, der skal vedtages, og der mangler medlemmer i de mange udvalg.
Der vil blive bagt kage. Stefan (v. 138), Cecilie (v. 441) og Uffe (v.638) bager kage, da de skylder kage til beboerrådsmøderne.
– Dagsorden til beboermødet. Der er ikke nogen endelig dagsorden for beboermødet endnu, da Daniel (v. 826) først vil godkende de enkelte punkter med beboerrådet på forhånd.
Følgende punkter bliver godkendt til dagsordenen til beboermødet:
– Brandmøbler
– Ændringer til husordenen
– Omlægning af haven
– Cykelregler samt cykeloprydning
– Reklame for Ressourcespareprojektet.
5. Økonomi
| Etage Konto
1. etage kr. 500,00 2. etage kr. 1.034,74 3. etage kr. 1.263,70 4. etage kr. 245,02 5. etage kr. 2.091,30 6. etage kr. 1.660,69 7. etage kr. 1.566,31 8. etage kr. 2.599,75
TOTAL 10.961,51
Projekter Spil og Spas 668,60 Urban Garden 4.014,45 Playstation-spil 1.643,05 Café Coma halvårlig rengøring 300 Værktøj til cykelværkstedet + wire 300 Nodestativ 150
TOTAL 7076,10
|
Gulerødder
Antenne 0 Café 1.014 Fest 1.320 Fremleje 0 Have 166,5 Info 200 Klage 0 Medie 200 Motions 0 Nøgle 0 Spil og spas 0
Gulerødder samlet 2900,50
Total henlagt 20.938,11 Indestående på konto 28.713,69 Midler til rådighed 7.775,58
Note: – Oktobers kollegianerbidrag er ikke på kontoen endnu. – 1000 kr. ud af 5000 tilbagebetalt fra trepartskontoen; næste tilbage betalingsdato: 3. november
|
6. Orientering fra udvalgene
Antenneudvalg (Daniel m.fl.)
Alle de digitale kanaler er tilbage, men Tv2 Zulu er meget ustabil, da systemet ikke kan klare den. Zulu bliver højst sandsynlig byttet ud med en anden kanal, og måske også den nye Lifestyle kanal, kan byttes til noget andet gratis.
Barudvalg (Cecilie m.fl.)
Cecilie er ikke dukket op, så der er ikke nogle nyheder.
Charlotte (v. 836) beretter på Cecilies (v. 441) vegne om, at der sælges Gyldne Damer (flaske) i baren. Næste lange bar vil være næste lørdag i forlængelse af Spil og Spas aftenen.
Festudvalg (Charlotte m.fl.)
Der har været afholdt Togafest, men der er endnu ikke blevet opgjort regnskab. Det gik rigtigt godt, selvom der ikke var så mange. Festudvalgte holder snart møde og evaluerer, samt planlægger den næste fest, som bliver Cocktailparty den 6. december.
Fremlejeudvalg (Daniel og Bjarke)
Der er ingen aktive sager i øjeblikket.
Haveudvalget (Ingen)
Da alle medlemmer har trukket sig fra udvalget, skal der findes nye medlemmer. Kira vil forsøge at hverve personer, som kan overtage udvalget.
Kira vil gerne høre om der er kommet styr på Urban Garden projektet. Beboerrådet må erkende at projektet er gået i glemmebogen. Daniel (v. 826), Kira (v. 732) og Bressing (v. 847) vil tage en snak med Vilius (tidligere beboer) omkring Urban Garden projektet og de forsvundne midler.
Infoudvalg (Daniel, Rasmus og Tenna)
Infoskærmen er nede, fordi computeren der styrer den er nede. Daniel (v. 826) har snakket med kollegiets eksterne konsulent. Han mener, at der er for varmt i lokalet, og det er derfor at computeren er nede. Derfor skal computeren flyttes ud i boilerrummet, hvor der ikke er så varmt. Daniel vil arbejde på dette frem til næste beboerrådsmøde.
Klageudvalg (Tenna m.fl.)
Tenna (v. 325) fortæller, at der har været en enkelt sag siden sidst, og at den er færdigbehandlet.
Tenna (v. 325) opfordrer til, at der kommer nye medlemmer i udvalget, da hun snart skal flytte.
Medieudvalg (Uffe, Anders, Stefan)
Daniel (v. 826) har selv udskrevet udlejningssystemet til projektoren og hængt det op.
Beboerrådet venter dog stadig på en forretningsorden fra udvalget.
Uffe (v. 638) meddeler at der for tiden er problemer med at der mangler ting i musikrummet og der generelt bliver rodet rigtigt meget. Uffe (v. 638) har dog en formodning om, hvem synderen er, og vil tage kontakt til vedkommende. Beboerrådet anbefaler at true med at fratage nøglen, hvis problemerne fortsætter.
Motionsudvalg (Morten Hvidemose m.fl.)
Intet nyt.
Der mangler også stadig en forretningsorden herfra.
Nøgleudvalg (Daniel)
Intet nyt.
Spil og spas (Bressing m.fl.)
Der bliver meget snart afholdt Spil og Spas aften i Café Coma igen. Der bliver nok spammet lidt i Facebookgruppen op til eventet, men det bliver skide sjov, og alle skal selvfølgelig komme.
Derudover bliver der arbejdet på de næste spil og spas-aftener, og der er mange gode idéer at arbejde med, men det er svært at finde et godt tidspunkt i december.
Der kommer på et tidspunkt noget bingo-aften, en Fifa-turnering (Playstation), og i december bliver der en pakkelegs-konkurrence.
Charlotte (v. 836) opfordrer til at arrangere en nisseven-konkurrence/arrangement til næste spil og spas aften.
Nye udvalg?
Ingen nye udvalg.
7. Enkelte ændringer og tilføjelser til husordenen
Daniel (v. 836) vil udarbejde konkrete ændringer og tilføjelser til husordenen, og præsentere disse til beboermødet, men inden da vil beboerrådet diskutere disse igennem.
Der har bl.a. været ønske fra Scandis om et par tilføjelser til husordenen siden sidst. De ændringer og tilføjelser, som Daniel (v. 826) allerede nu har klar er:
– Ingen grill på græsset.
– Ingen Scooter eller barnevogn i cykelstativerne.
– Cykelregler.
– Man skal følge de andre kollegiers husorden, når man er på deres grund.
– Ingen køleskabe på værelset.
– Maks. en beboer pr. værelse.
Beboerrådet diskuterer de forskellige emner, og er enige i, at disse bør tilføjes til husordenen. Mange af forslagene er et resultat af kollegiets for høje forbrug af diverse ressourcer, og derfor er der behov for at råbe folk op gennem disse tilføjelser.
Daniel (v. 826) vil inden beboermødet stå for den konkrete udformning af tilføjelserne og ændringerne til husordenen. Daniel vil inden beboermødet offentliggøre de endelige forslag.
8. Godkendelse af årsregnskab
Daniel (v. 826) har gennemset regnskabet. Der er en del punkter, der bør stilles spørgsmål til, når der bliver afholdt beboermøde. Daniel (v. 826) har endnu ikke modtaget svar fra UBS om, der kommer en regnskabskyndig ud til besvarelse af spørgsmål til beboermødet.
– De forskellige lån ser fine ud. Det virker som om, der er god fornuft i de enkelte aftaler vi har.
– Vandforbruget er faldet, men prisen er steget, så vi betaler næsten det samme. Daniel (v. 826) ønsker at denne post bliver justeret bedre ift. prisstigningerne, så vi ikke fremover bliver taget med bukserne nede.
– Forsikringerne er faldet rigtigt meget. Men det er svært at afgøre hvorfor.
– Vi har ikke brugt særligt meget varme, pga. den milde vinter. Men priserne er igen steget rigtigt meget, så igen har vi haft de samme udgifter som forventet.
– Elektriciteten falder. Derfor skal der ikke budgetteres så højt.
– Administrationen er faldet. Det er primært inspektørens pension, der er faldet.
– Telefonudgifterne til inspektøren er også utroligt højt. Det skal vi have set på.
– Rengøring indvendig er svær at gennemskue. Den skal vi have forklaret.
– Alm. vedligeholdelse er også over budget. Den skal vi have uddybet.
– Planlagte vedligeholdelser er også overskredet. Forklaring udbedes.
– Konto 23. og 25. passer ikke med budgettet. Derfor skal vi have en forklaring.
Beboerrådet godkender årsregnskabet med de ovenstående forbehold, og mener generelt, at det ser okay ud, hvis vi får svar på diverse spørgsmål til beboermødet.
Beboer Julian (v. 845) forlader mødet.
9. LED-lys til Café Coma
Det eksisterende lys i Café Coma skal måske udskiftes til LED-pærer, da de eksisterende halogenpærer både er for varmeudviklende og for skarpe at stå under.
Daniel (v. 826) har modtaget et tilbud på LED-pærer samt nye lysdæmpere til Caféen. En samlet pris på udskiftning at alle pærer er på ca. 11.000 kr. plus moms incl opsætning.
Bressing (v. 847) stiller krav om, at de nye LED-lys bliver testet inden vi siger ja til tilbuddet, da vi tidligere har haft dårlige erfaringer med LED-belysning. Daniel (v. 826) lover at han vil sørge for at lysniveauet (varmegraden) på det nye lys vil blive undersøgt og testet inden evt. opsætning.
Daniel (v. 826) er endvidere blevet lovet, at de nye LED-pærer spreder lyset bedre, at de ikke varmer og at de er mere energibesparende.
Beboerrådet er generelt enige i, at ny belysning i Café Coma vil være at foretrække. Beboerrådet vedtager at godkende det nye tilbud på LED-pærer forudsat at temperaturen på lyset er korrekt (enstemmigt vedtaget), hvis ikke så nej tak til tilbuddet. Indkøbet skal finansieres fra overskydende midler.
10. Udvalgs- (jule)frokost
Der skal snart afholdes udvalgsfrokost igen. Det skal være en julefrokost og afholdes i december. Der skal arrangeres en dag, hvor udvalgsmedlemmer får gratis mad og evt. noget alkohol.
Der er et budget på 6.000-7.000 kr. pr. fest.
Flere i beboerrådet giver udtryk for, at man bør spare lidt på pengene, da der sidste år var for meget mad, og at der desuden ikke er grund til at spendere penge, blot fordi vi kan.
Charlotte giver udtryk for, at der ikke er nogen der ønsker at stå for at lave maden, så derfor bør vi bruge penge på mad. Det forventes at der vil komme ca. 30 mennesker til udvalgsfrokosten. Bressing meddeler, at det er tradition at invitere tidligere beboere, som har været udvalgsmedlemmer indenfor den seneste periode.
Beboerrådet beslutter at budgettet skal være på 6.000 kr. (4.000 til mad og 2.000 til alkohol). Beboerrådet vedtaget at der skal serveres rigtigt julemad, men gerne med et vegetarisk alternativ. Udvalgsjulefrokosten vil blive afholdt lørdag d. 13. december. Bjarke melder sig til at stå for indkaldelser og arrangement af mad og indkøb af alkohol.
Bressing (v. 847) understreger, at jo tidligere man er ude med en invitation, jo bedre, da der er mange der har mange andre planer i december.
Charlotte (v. 836) forlader mødet.
11. Status af igangværende projekter
Brandmøbler (Daniel og Jannie)
Der er endnu ikke blevet arbejdet videre med dette projekt. Jannie (v. 126) nåede dog, inden hun trak sig fra projektet, at finde en godkendt brandhæmmende spray, som man kan sprøjte på alle slags møbler, og så kan vi have alle slags møbler i trekanten. De skal blot sprayes hvert halve år. Daniel (v. 826) vil undersøge denne mulighed nærmere.
Møblerne skal dog stadig stå forsvarligt indenfor trekantsområdet, og leve op til brandmyndighedernes krav.
Bjarke (v. 448) beder om at denne mulighed bliver undersøgt inden beboermødet, da vi netop skal diskutere brandmøbler på mødet. Daniel (v. 826) lover at det er undersøgt inden da.
Cykelregler(Bjarke)
Cykeloprydning: Mht. cykeloprydning, så har Bjarke (v. 448) snakket med politiet. Vi skal blot informere dem om dato, tid og sted, så vil de komme og afhente de cykler vi vil af med.
Kollegiet skal dog forinden have foretaget en reel oprydning, og samlet de kasserede cykler sammen.
Daniel (v. 826) har snakket med Grønjordskollegiet, og de har indført, at man selv som beboer skal printe en seddel og sætte på sin cykel. Man får altså ikke udleveret klistermærker, så man på den måde mere aktivt gør noget for at afmærke sin cykel.
Beboerrådet vedtager at Bjarke skal gå videre med en reel cykeloprydning. Bjarke skal dog først have snakket med inspektøren.
Cykelregler: Bjarke (v. 448) har udarbejdet et sæt cykelregler.
Cykelparkering.
§1 – Cykler må ikke holde parkeret på brandveje, foran containere, udenfor krogene i cykelkælderne, i lobbyen, på bilparkeringspladser eller i cykelværkstedet, samt andre rum ikke tiltænkt cykelparkering.
§2 – Cykler bør ikke parkeres hvor de generer folk der går eller cykler.
§3 – Når man parkerer sin cykler i cykelkælderen, skal den hænges op på ens egen krog, og må ikke blokere for ens naboer.
§4 – Beboere må parkere en cykel i cykelstativerne og en cykel på sin krog. Har man flere cykler bør man opbevare dem på sit værelse eller udenfor kollegiets ejendom.
§5 – Det er ikke tilladt at parkere andet end cykler på cykelparkeringspladserne – dette inkluderer barnevogne, knallerter, trækvogne mm.
§6 – Cykler parkeret imod reglerne vil blive fjerne uden ansvar.
Cykler i haven.
§7 – Det er ikke tilladt at cykle i haven.
§8 – Cykelparkering i haven skal foregå på de anviste pladser.
§9 – Det er ikke tilladt at låse sin cykel eller cykeltrailer fast til træer, pæle og lignende. Det er dog tilladt at låse sin cykel fast til cykelstativerne.
Cykeloprydning.
§10 – Kollegiets cykelparkeringspladser er kun for de tre kollegiers beboere.
§11 – Kollegiet foretager jævnligt oprydning blandt de parkerede cykler.
§12 – Cykler der ikke er mærket til at blive stående, vil blive fjernet uden ansvar.
§13 – Man vil blive informeret om cykeloprydning minimum to uger forud for en cykeloprydning.
§14 – Det er beboerens eget ansvar at afmærke deres cykel forud for en cykeloprydning.
§15 – Har man to cykler er det beboerens eget ansvar at skaffe flere mærker, til afmærkning af cykel forud for en cykeloprydning.
§16 – Har man mere end to cykler, bør disse cykler opbevares på værelset.
§17 – Kollegiet tager ikke ansvar for fjernede cykler jævnfør ovenfor.
Regelsættet vil blive præsenteret og diskuteret yderligere til beboermødet. De nye cykelregler bliver en tilføjelse til kollegiets husorden. Beboerrådet synes godt om Bjarkes regeludkast.
Daniel (v. 826) understreger at Bjarke (v. 448) skal huske at informere de to andre kollegier angående cykeloprydning og de nye cykelregler, da de også har ret til at parkere cykler i vores stativer.
Daniel (v. 826) husker Bjarke (v. 448) på, at han også skal huske at informere om problemets omfang samt de nye regler på Facebook.
Dørtelefon ved indgangen (Daniel)
Daniel (v. 826) har snakket med Grønjordskollegiet omkring deres dørtelefonsystem. De betaler kun et par hundrede kroner i kvartalet for tjenesten og det koster ca. 10.000 kr. at installere.
Bressing (v. 847) og Bjarke (v. 448) mener ikke at det er det værd at bruge 10.000 kr. på systemet, ift., hvad vi reelt kan bruge systemet til.
Tenna (v. 325) foreslår at tage punktet op til beboermødet, så beboerne kan tage stilling til om der er et reelt behov.
Beboerrådet vedtager at tage punktet op på beboermødet.
Indkøb af en værktøjskasse til beboerrådet (Daniel og Uffe)
Daniel (v. 826) har købt en fælles værktøjskasse til beboerrådet. Den indeholder stort set alt hvad der er behov for og mere (der mangler dog lige et par enkelte dele, men det skaffes hen ad vejen). Værktøjskassen kostede 800 kr.
Daniel (v. 826) understreger at værktøjskassen kun må benyttes i forbindelse med et udvalg eller et projekt i beboerrådsregi. Man må ikke bruge værktøjet til privat brug. Værktøjskassen må ikke lånes ud til andre beboere. Værktøjskassen er med andre ord ikke til udlån, for ellers så forsvinder alle delene inden vi når jul.
Punktet lukkes.
Indkøb af nodestativ til musikrummet (Uffe)
Intet nyt.
Indkøb af PlayStation-spil (Uffe)
Intet nyt.
Indkøb af spil til Spil og Spas-udvalget (Bressing)
Der er købt et enkelt spil siden sidst, men Bressing (v. 847) venter lige på at få opgjort det endelige resterende beløb fra Jonas (v. 429), så han ved hvor meget der er tilbage at købe for.
Bjarke (v. 448) foreslår indkøb af et Skak-ur. Bressing (v. 847) vil tænke over det.
Indkøb af værktøj til cykelværkstedet (Daniel og Uffe)
Intet nyt.
Løsning af TV-situation (Daniel)
Der er kommet et nyt tilbud, og det ser lovende ud. Kollegiets eksterne it-konsulent er også blevet tilknyttet projektet, og er meget optimistisk. Det lyder på ca. 100.000 kr. for udskiftning af hele det eksisterende system. Bressing (v. 847) påpeger at den samlede pris skal fordeles på de tre kollegier efter fordelingsnøglen, og derfor vil Hørhus kollegiets udgift kun være ca. halvdelen af beløbet.
Det nye system vil også muliggøre en ip-løsning, så man selv kan sammensætte sine kanalønsker til de enkelte værelser. En ip-løsning vil dog koste lidt mere end de 100.000 kr. Denne løsning kræver dog, at man bestiller de enkelte kanaler gennem inspektøren.
Ip-løsning en vil koste ca. 30.000-40.000 kr. yderligere.
Ommøblering af Café Coma og evt. bordtennisrum samt postkasserum (Anders, Cecilie og Rasmus)
Intet nyt.
Omlægning af haven (Daniel m fl.)
Daniel (v. 826) har snakket med Hvidemose fra Scandis, som også har en masse idéer til omlægning af haven, og han har lovet at mobilisere Scandis, så alle tre kollegier vil bidrage til arbejdet med at omlægge haven.
Hvis Daniel (v. 826) kan nå det, vil han tage nogle idéer med til beboermødet.
Ressourcespareprojekt (Anders, Uffe, Sofie og Rasmus)
Intet nyt.
Reparation af den blå sækkevogn (Uffe)
Intet nyt.
Udformning af en samling af beboerrådets vedtægter (Samtlige udvalg)
Der mangler stadig forretningsordner fra haveudvalget, medieudvalget og motionsudvalget. Daniel (v. 826) laver selv haveudvalgets vedtægter, da der ikke længere er medlemmer i udvalget.
Udformning af forretningsordner for samtlige udvalg (Daniel og Bressing)
Intet nyt.
Wall of Fame og etagerammer (Daniel og samtlige etager)
Daniel (v. 826) har endnu ikke haft snakket med inspektøren og bedt dem om, at sætte rammerne op i billiardrummet. Det sker snart.
Der mangler stadig udvalgsrammer fra fest- og barudvalget.
Etagerammerne skal findes frem på de enkelte etager og stilles ned i billiardrummet, så inspektøren også kan få sat dem op.
Daniel beder desuden om at der vil blive taget et fælles billede af beboerrådet til beboermødet. Så alle skal være velfriseret.
12. Eventuelt (Afstemninger her er kun gyldige, hvis de er enstemmige)
På seneste beboerrådsmøde blev det vedtaget at købe spejlfolie til altanvinduerne i værelse 147, 247, 347, 447 og 547. Bressing har dog erfaret at spejlfolie kun er uigennemsigtigt, når det er lyst udenfor. Om aftenen bliver det gennemsigtigt.
Daniel bedes derfor at tjekke om dette er tilfældet på Eriks kontor efter mørkets frembrud (torsdag i den sene åbningstid).
Beboerrådet vedtager at tilbyde værelserne en løsning med sløring, hvis spejlfolien ikke virker efter hensigten.
13. Dato for næste møde
Næste beboerrådsmøde vil være mandag d. 24. november 2014 kl. 18:00.
OBS – der er beboermøde mandag d. 10 November kl 19:00 i Café Coma. Der vil være super lækker kage.
Hørhus Kollegiet 