Beboerrådsmøde
Mandag d. 30-03-2015 kl. 18:00 i beboerrådslokalet.
Til stede:
| Daniel Nielsen (v.826, formand) | Bjarke Reimann (v.448, repræsentant fra 4. etage) |
| Ditte Jensen (v.642, suppleant for Sofie Madsen (v.146, stuen)) | Uffe Bundesen (v.638, repræsentant fra 6. etage) |
| Sofie Svane (v.230, repræsentant fra 2. etage) | Rasmus Blomqvist (v.841, repræsentant fra 8. etage) |
| Steff Nielsen (v.339, kons. repræsentant fra 3. etage) |
Afbud fra: Julian Suter Skovø-Nielsen (v. 845, festudvalgsformand), Mads Madsen (v. 746, repræsentant fra 7. etage),
For sent/manglende afbud fra: Cecilie Kiilerich (v. 441, barformand), Sofie Madsen (v. 146, stuen).
Repræsentant fra 5. etage er trådt af, og de øvrige suppleanter har umiddelbart ikke lyst til at fortsætte, hvorfor 5. etage ikke kunne repræsenteres ved mødet.
Skylder kage: Sofie Madsen, Bjarke (95 %) og Steff (40 %).
Sofie Svane kom med kage. Tak til Sofie Svane.
Valg af ordstyrer og referent
Ordstyrer: Daniel (v. 826)
Referent: Mødet bliver optaget og efterfølgende renskrevet af Daniel (v. 826)
Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde
Referat fra seneste ordinære beboerrådsmøde (24. februar) bliver læst op af Steff og bliver efterfølgende godkendt.
Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen er sendt ud i gyldig tid. Beboerrådet godkender dagsordenen.
Meddelelser
– Ingen meddelelser
Økonomi
Orientering fra udvalgene
Antenneudvalg (Daniel m.fl.)
Intet nyt.
Barudvalg (Cecilie m.fl.)
Steff meddeler, at der ikke har været så åbent på det seneste. Formanden spørger, om punkterne er ordnet. Steff meddeler, at han ikke har nået noget. Han mangler stadig at købe ind, aflevere pant, ordne kabler osv.
Protokollen fra Cecilie (v. 441) mangler stadig.
Festudvalg (Julian m.fl.)
Julian kunne ikke komme, så han har givet info på skrift.
Rave har omsat for ca. 7.000 kr., hvilket giver et overskud på ca. 3.000 kr.
Ang. Tour de Cuisine har to etager luftet tanken om at være sidste etage, men ingen etage har officielt meldt sig. Julian vil høre 7. og 8. ad. Festudvalget overvejede at låne fustageanlægget til etagen, som skulle stå for festen. Etagen kunne så købe en fustage eller to og få ansvaret for salget af dem. Men udvalget gik væk fra ideen igen, da etagen så skulle oplæres i at bruge dem, og etagen skulle have ansvaret for dem. Hvis ingen etage melder sig, må festudvalget stå for festen i baren. Det vil også være smart, da baren er et neutralt sted, hvor alle mennesker forhåbentligt vil samle sig i stedet for at blive på deres egne etager. Det kan også give nogle penge i kassen, så der er til midsommerfesten.
Til midsommerfesten er der indtil videre fundet 3 bands (Morten Hvidemoses og Uffes band, IGBY (rockband), Siri Myggen), som har sagt ja. Der laves ikke mad i år til midsommerfesten, da det er for meget arbejde, for stort økonomisk tab og for lidt gavn.
Udvalgsrammens indhold er lavet af Charlotte (tekst) og Steff (billeder), men ingen kan finde rammen.
Julian genopstiller som formand ved beboermødet, da ingen andre ønsker.
Fremlejeudvalg (Daniel og Bjarke)
Daniel har behandlet to fremlejesager, som Bjarke ikke havde fået afsluttet. Bjarke mangler stadig at afslutte en sag.
Haveudvalget (Uffe og Søren Borg (v. 227))
Udvalget skal snart til at plante ud, når de har tid.
7. og 8. har tilkendegivet, at de gerne vil stå for kompost. Det nævnes, at der er fundet kakerlakker på kollegiet, så det er måske ikke en god ide. Kompostbunken skal være lukket tæt i hvert fald.
Infoudvalg (Daniel og Rasmus)
Hjemmesiden er næsten færdig. Daniel har lavet de små rettelser og opsætning, som manglede. Sofie Svane mangler så at fylde indhold på. Daniel og Sofie håber på at have en beta klar inden næste møde.
Klageudvalg (Bjarke, Charlotte m.fl.)
Udvalget har fundet en dato for testklagen. Det er tirsdag d. 14. (oprindeligt d. 13., men der ligger beboermødet).
De to klager fra Bjarke er frafaldet.
Medieudvalg (Uffe)
Klaveret bliver stemt efter påske.
Uffe har fået en henvendelse fra en beboer, som spurgte, om man kunne leje anlægget gennem medieudvalget. Uffe svarede, at det ikke var muligt ifl. nuværende regler, og at han kunne komme til mødet, hvis han ønskede at lave det om.
Daniel spørger, om det skal være muligt at låne udstyr fra medielageret. Der er bred enighed om, at udstyret ikke bliver lånt ud. Evt. kabler kan lånes ud.
Rasmus nævner, at Morten Hvidemose har to monitors til 700 kr., som har bedre lyd end vores nuværende (som skratter, dårlig lyd osv.). Rasmus ved ikke noget om kvaliteten andet end Mortens ord. Daniel mener, at beboerrådet bør betale de 700 kr. for de monitors, hvis lyden af de nye monitors er gode og de nuværende dårlige.
Beboerrådet stemmer stiltiende for køb af nye monitors til 700 kr. Rasmus vil gå videre med sagen.
Motionsudvalg (Morten Hvidemose (Scandis st. 12) m.fl.)
Morten Hvidemose har udskiftet nogle gamle maskiner. 2-3 cykler og noget andet. Pengene var allerede i budgettet.
Nøgleudvalg (Daniel)
Intet nyt.
Spil og spas (Steff, Cecilie, Charlotte m.fl.)
Steff meddeler, at der har været en filmaften, og der kommer endnu en. Andet er der ikke sket i udvalget. Steff mangler stadig medlemmer, som ønsker at lave andet. Rasmus nævner, at man bare kan lave en torsdagsbar uden noget videre.
Nye udvalg?
Nej.
Indkøb/opsætning af plakater til regler
Daniel og Rasmus har snakket om at gøre cykelregler, vaskeriregler og lokaleplan mere synlige med rammer. Vaskeriregler kommer i A2. Cykelregler og lokaleplan kommer i A3 i hvert rum i stedet for de 16 A4-sider, som vi har nu. Vi skal også finde ud af noget med et skilt til cykleregler udenfor, men det skal vi finde penge til senere. Lokaleplanen skal op i A3.
Prisen ligger på ca. 100 kr. per ramme (både A2 og A3). Der skal også bruges penge på print i A2 og A3. Det giver 5 rammer på ca. 100-150 kr. plus print er i størrelsesordenen 700-1000 kr.
Ditte spørger, om man kan bruge IKEA’s rammer til ca. 80 kr. i stedet. Daniel mener dog, at de er af for ringe kvalitet. Der diskuteres også, om der skal være en ramme til musikrummet. Der er dog ikke behov, menes der.
Daniel giver et slag på tasken på 800 kr. Beboerrådet er enig.
Daniel og Rasmus får 800 kr. til nye plakater med rammer til kælderen.
Ændring af regler for diverse udvalg
Daniel har ikke nået at forberede sig til punktet. I udarbejdelsen af beboerrådets vedtægtsdokument er Daniel faldet over nogle uklarheder i reglerne, som han gerne vil tage op. Det er fx fremlejeudvalgets regler, hvor der ikke står, hvornår fremleje tidligst må starte.
Daniel foreslår, at man har en måned før studieopholdets officielle start og en måned efter dets officielle afslutning, hvor man kan hhv. starte og afslutte fremleje. Så har folk tid til at flytte ud og ind, og man kan få lidt ferie før og efter studieophold.
Beboerrådet er enig i tilføjelsen af reglen. Daniel vender tilbage med punktet, når han har alt klar.
Klargøring til beboermødet
Daniel vil høre, hvad vi skal huske at tage op på dagsordenen til beboermødet. Af punkter nævnes der: Husordenen med vaskeriregler, cykelregler og skammekrog, nyt gulv til baren samt betalingsløsning til vaskeriet.
Rasmus havde kontaktet Nortec (vores producent af vaskemaskinerne og tørretumblerne), som har en central løsning, hvor man kan overføre penge online. Det vil koste i omegnen 20-25.000 kr. plus moms. Det vil muligvis være muligt at benytte vores egne magnetnøgler. Vi skal finde ud af, om vi skal have 6 eller flere/færre vaske om måneden. Vi skal også finde ud af, hvad én vask koster. Vi skal også finde ud af, hvor længe der går, før pengene betaler sig hjem igen.
Godkendelse af kollegiets budget forud for beboermødet
Daniel vil gennemgå budgettet punkt for punkt.
Beboerrådets projekter, som skulle tages af de overskydende midler kunne ikke findes på budgettet. UBSBOLIG har selv sagt, at projekterne ikke ville kunne komme på, fordi der ikke var penge nok i budgettet, men det burde der altså være.
Side 1. Konto 1 (nettoprioritetsydelser) er steget med 10.000 kr. Det er tilbagebetaling af de store lån. Konto 5 (vandudgifter) falder med 40.000 kr., hvilket er lidt spøjst. Det ser ud til, at vandafgiften er faldet. Varmeforbruget stiger og fald i takt med hårdheden af vinteren. Elforbrug falder lidt hvert år, så det er dejligt. Konto 17 og 18 er højere end før, hvilket betyder, at vi henlægger til mere end før.
Der er nogle fejl på side 5 under 16.50. Dato for tørretumbler skulle have været 2014/2015. Det samme gælder elevatordør, som skal være noget andet.
Side 6, konto 25 stemmer stadig ikke overens mellem budget og regnskab. Internet hører under konto 23 i den ene og under konto 25 i den anden. Konto 25 har drift og vedligeholdelse, som er steget fra 30.000 til 45.000 kr.
Huslejestigningen skyldes altså yderligere henlæggelser og faldende renteindtægter.
Det er bemærkes, at huslejestigningen over de sidste 10 år er ca. 3 % i snit, som er over inflationen på ca. 2 % i snit. Det er ærgerligt, at vi skal henlægge så meget mere hele tiden. Grønjordskollegiet betaler ikke hele tiden mere i husleje, tværtimod. Daniel kan svare, at vi skal til at have lavet en tilstandsrapport på 50.000 kr., som også er en del af dette års budget, som skal afgøre, hvor vi kan renovere for at sænke udgifterne.
Der studses over køkkeninventar til 1,6 mio. kr. (side 5), som skal ske om 5 år. Det kan ikke passe, da køkkenerne er fine (på nær nogle hængende låger, som blot skal have nye hængsler). Køleskabe, ovne, emhætter osv. er allerede i budgettet og udskiftes løbende efter behov.
På side 6 ser vi, at 3 mio. kr. af vores obligationer er røget ned på en alm. bankkonto, hvor renten er meget lav.
Porttelefonen på side 10 kan vi sløjfe, da beboermødet valgte at afskaffe systemet.
På side 11 er der maling af lejemål, som er maling af værelser på kollegiets regning, når folk flytter. Det er ca. 170.000 kr. om året, som er ret meget. Man kunne fx lave en anciennitetsordning, så man ikke betaler noget efter at have boet der i fire år, betaler halvdelen efter 2 år osv. Men man bor ofte ikke mange år på kollegiet, så det kan være svært at kræve penge af nogen, som ikke har boet der længe. Denne løsning er derfor nok bedst.
Så er der udskiftning af frysere, komfurer, bordkomfurer og køleskabe som planlagt vedligeholdelse, selvom vi har løbende vedligeholdelse af hårde hvidevarer (ca. 15.000 kr.). Vi bruger altså åbenbart ca. 15.000 kr. årligt på at reparere ovenstående.
Service på elevator er på ca. 120.000 kr., som ikke fås billigere ved andre firmaer, siger Erik.
Tilstandsrapporten på 50.000 kr. er en enkeltbetaling, som vi ikke kan undgå. Det er lovkrav.
På side 12 står der, at tørretumblerne skal fornyes hvert andet år. Det er vist en fejl.
Beboerrådet kan umiddelbart ikke godkende budgettet med de fundne fejl.
Kakerlakker
Der er fundet kakerlakker på en etage fire forskellige steder af fire forskellige omgange. I første omgang var det køkken og rengøringsrum. Der var så en forbi og spraye ad to omgange, men der er nu efterfølgende fundet kakerlakker på to forskellige værelser over de sidste par måneder.
Kakerlakker kan formere og sprede sig meget hurtigt, hvis forholdene er gode og der intet gøres for at udrydde dem.
Sofie Svane har spurgt flere firmaer om råds. Det har været svært at få tilbud fra dem, men de er alle enige om, at der skal sprøjtes flere gange. Firmaet, som var forbi sidst, sprøjtede mindre dengang, end de selv vil, har de fortalt Sofie Svane.
Flere af de firmaer, som Sofie Svane ville kontakte, har samme kontaktperson, så det virker mystisk. Det mest troværdige firma vil komme forbi og se etagen ad.
Etagen er blevet opfordret til at gøre meget grundigt rent i køkkener og på værelser på nogenlunde samme tid inden sprøjtning. Det er også blevet anbefalet at sprøjte på etagen over og under, selvom der ikke er fundet kakerlakker.
Priserne svinger fra 10.000 kr. + moms per sprøjtning til over 100.000 kr.
Sofie Svane vil vende tilbage, når hun har fået svar fra flere firmaer.
Status af igangværende projekter
Cykelregler, informationer og oprydning (Bjarke)
Erik har rykket oprydningen til midt april efter ferien. Han sætter seddel i postkassen og laver derefter oprydning i slutningen af måneden.
Bjarke har tænkt over nye placeringer til skammekrogen. Der nævnes ved containeren til storskrald og bagved i haven. Daniel foreslår rygeområdet ved trappen op til haven, hvor der også er læ.
Færre vaskemaskiner med selvdosering (Daniel m.fl.)
Vi ville gerne finde ud af, hvor/hvorfor/hvordan det er ulovligt. Erik har umiddelbart ikke fundet noget.
Der spørges om, hvorvidt maskinernes vaskemiddel er allergivenligt. Der er umiddelbart ikke nogen deklaration at få fra firmaet andet end sikkerhedsdatabladet, hvor der står parfumefrit. Flere nævner, at de har fået svar fra flere såkaldte ”hyperallergikere”, som har brugt maskinernes vaskemiddel uden problemer. Det nævnes, at vi kan skrive det på regelplakaten på en måde.
Det nævnes også, at vi bruger Emulsion fra Ecolab som vaskemiddel. Én tønde koster ca. 15.000 kr. og vejer 250 kg. Vi bruger i alt ca. 60.000 kr. om året på vaskemiddel, så det må være ca. 1 ton vaskemiddel. Vi kan ad denne vej her finde ud af, hvor meget folk vasker.
Der har været nogle, som har været utilfredse med lukning for selvdosering. Folk opfordres til at komme til møderne, hvis de er utilfredse med rådets beslutninger.
Punktet lukkes.
Indkøb af værktøj til cykelværkstedet (Mads)
Mads er ikke til stede.
Information til nye beboere (Mads, Ditte og Daniel)
Ditte og Mads har fået nogle idéer til videoen, men Ditte vil få fat i Mads og lave et møde. Daniel går selv i gang med brochuren til nye beboere, når hjemmesiden er opdateret, så han kan bruge informationen derfra.
Køb af skilte til diverse døre i kælderen (Rasmus og Daniel)
Daniel sendte en mail ud med forslagene til skiltene, men ingen svarede. Listen er som følger:
Bar
Musikrum
Bar | Musikrum
Depot
Beboerrådsrum
Toilet
Toilet
Cykelkælder | Værksted
Cykelkælder
Motionsrum
Cykelkælder | Motionsrum
Motionsrum
Vaskeri
Bagtrappe
Rådet blev enigt om at fjerne lagrene fra listen. Rasmus vil ordne og bestille skiltene.
Løsning af TV-situation (Daniel)
Der er ikke sket noget siden sidst. PowerNet gik med til at fakturere beboerne direkte ved brug af IP-boks. Bestyrelsen har været dårlig til at svare på den sidste email med den endelige kontrakt og ordrebekræftelse. Daniel er træt af at vente, så han slår til nu.
Nyt gulv i baren (Daniel)
Det nye gulv til baren skal også ind i budgettet, mener Daniel. Erik vil først finde flere tilbud, når det er godkendt på beboermødet. Der er stadig kun det ene tilbud på ca. 50.000 kr. + moms, som vi bruger som udgangspunkt til beboermødet.
Opdatering af husorden (Daniel og Sofie)
Sofie har sendt kladden med rettelser og opdatering af husorden til beboerrådet inden mødet. Ændringerne gennemgås punkt for punkt:
§ 5 Affald har fået præciseret, at man skal bruge de grønne poser og hvorfor.
§ 6 Fælleskasser har fået tilføjet, at depositummet bliver brugt til at betale regninger til ølrum, køkkenkasse osv. ved fraflytning. Det står allerede i kontrakten.
§ 8 Støj har fået præciseret, at der skal være ro mellem 22-8. Der er så udvidet med, at man ikke må bore mellem 20-10. Begge tider gælder alle ugens dage. Det er præciseret, at alle fester, ud over kollegiets officielle fester, skal annonceres. Sætningen ”ellers gælder samme regler for tidsrum og klager” er fjernet for fester, som annonceres, således at støjregler gælder alle fester, annonceret eller ej. Baraftener skal nu ligeledes annonceres fire dage i forvejen (afsnit af annoncerede åbningstider jf opslagstavlen er derfor fjernet) på lige fod med andre fester. Det skrives eksplicit, at kollegiets officielle fester, som annonceres i starten af året, har ret til at spille hele natten.
§ 12 Haven har fået ændret punkt 3 til, at man ikke må have motoriserede køretøjer tændt i haven. Punktet omhandlede tidligere anviste områder, men der blev aldrig oprette nogen.
§ 15 Cykelværksted har fået fjernet ”uden varsel og uden ansvar”.
§ 16 Cykelparkering har fået tilføjet, at man nu gerne må parkere sin scooter i stativerne i haven. Cykler parkeret, så de står i vejen, fjernes stadig, men ”uden ansvar” er fjernet.
§ 17 Rygeregler har fået præciseret, at man KUN må ryge på køkkenaltanerne og uden for bygningen, hvis man er flyttet ind efter d. 14. april 2012.
I bilag 1 er vaskerireglerne. Der er flyttet rundt på nogle punkter, så de vigtigste står øverst, og nogle af punkterne har fået ændret ordlyden, så de ikke virker så anklagende. Punkt for punkt:
§ 1: Det står nu tydeligt, at vaskeriet kun er for Hørhus Kollegiets beboere og kun for beboernes eget tøj.
§ 3: ”dit lejemål” ændret til ”lejemålet”.
§ 4: Reglen er ændret til, at filtrene skal renses inden (og ikke efter) hvert brug, så det passer med det, som folk i forvejen gør.
I bilag 2 står cykelreglerne, som også er ændret. Punkt for punkt:
§ 2 har fået tilføjet ”ikke i gangarealer eller andre rum i kælderen” til sidst.
§ 4 har fået ændret ”bør man opbevare” til ”skal man opbevare”, så budskabet står klart.
§ 5 har fået tilføjet ”eller haven” til sidst i parentesen.
§ 6 har fået fjernet ”uden varsel”, og så er der tilføjet en stjerne til at finde skammekrogen til beboermødet.
§ 8 har fået ændret ”de anviste pladser” til ”cykelstativerne”.
§ 10 er et nyt punkt for scootere: ” Scootere kan undtagelsesvis parkeres i haven, men skal trækkes ind og ud af haven, da det er strengt forbudt at have motoren i gang af hensyn til støj- og lugtgener.”
Gamle § 13 er fjernet, da punktet allerede var beskrevet andetsteds.
Oversættelse af vigtige dokumenter (Daniel og Sofie)
Sofie har kladden til husorden klar på engelsk, men bilag først i morgen.
Privatliv for værelse 47’erne (Daniel)
Daniel har fået fat i ét værelse, som er ligeglad, så han mangler stadig at få kontakt til to værelser.
Omlægning af haven (Daniel m fl.)
Intet nyt. Hørbrækker har ikke deltaget aktivt i projektet.
Ressourcespareprojekt (Uffe og Rasmus)
UBSBOLIG mente ikke, at perlatorer og brusehovederne kunne lægges ind i det nye budget. Rasmus fandt et tilbud på ca. 23.000 kr. plus moms på nogle vandbesparende brusehoveder og perlatorer. Erik har bestilt nogle prøver hjem, som er sat i køkkenerne på 8. Enkelte har fået brusehovederne til prøve. Når vi finder pengene blandt de overskydende midler, vil de blive købt og udskiftet på samtlige værelser. Det understreges, at det allerede er besluttet, at der skal være 6 liter/min. i køkkenerne og 4 liter/min. på badeværelserne i perlatorerne.
Betalingssystem til vaskeriet bliver taget op på beboermødet.
Reparation af den blå sækkevogn (Uffe)
Uffe skal lige have sendt fakturaen til kassereren.
Udformning af en samling af beboerrådets vedtægter (Daniel)
Daniel var begyndt på at skrive vedtægtdokumentet, men han er forsinket. Han har nået 20 sider med halvdelen af udvalgenes forretningsordener. Han mangler stadig diverse regler fra referaterne. Han vil forsøge at have dokumentet klar til næste møde.
Udformning af forretningsordner for samtlige udvalg (Daniel og samtlige udvalg)
Punktet hører sammen med ovenstående.
Wall of Fame og etagerammer (Daniel og samtlige etager)
Stuen mangler stadig at ordne deres etagerammer. De tre andre etager har givet formanden deres rammer. Udvalgsrammer mangler stadig fra de to store udvalg. Festudvalget kan ikke findes deres udvalgsramme, og baren er ikke begyndt endnu.
Eventuelt (Afstemninger her er kun gyldige, hvis de er enstemmige)
Intet.
Dato for næste møde
Næste beboerrådsmøde vil være mandag d. 27. april kl. 18 i bebeorrådslokalet.
Hørhus Kollegiet 