Posted on af HHKOL administratorkonto

Beboerrådsmøde 29/09-15 klokken 18:00

Beboerrådsmøde

Onsdag d. 29.09.2015 kl. 18:00 i beboerrådslokalet.

Til stede:

Stig Eilsøe-Madsen (v. 432, formand)
Katrine Bindzus (v. suppleant for 6., agerer for en manglende repræsentant)

Rasmus Blomqvist (v. 841, repræsentant fra 8. etage)
Anna Madsen (v 538, suppleant for 5. agerer for en manglende repræsentant)

Simone Flade (v. 544 repræsentant for 5. etage)

Ditte Godske (v. 642, repræsentant for 6. etage og sekretær)

Steff Nielsen (v. 339, repræsentant fra 3. etage)
Lærke Dorkee (v. 148, beboer på 1. etage)

Afbud fra:

For sent/manglende afbud fra: Bjarke, Sofie Dalby

Skylder kage: Steff (340%), Bjarke (295 %), Sofie Dalby

Dagsorden
1. Valg af ordstyrer og referent (Mødet skal dokumenteres for at være gyldigt)

2. Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde (Sidste referat skal godkendes for at være

gyldigt)

3. Godkendelse af dagsorden

4. Meddelelser

5. Økonomi (Beboerrådets og de enkelte etagers økonomi fremlægges, herunder henlæggelser og

rådighedsbeløb)

6. Orientering fra udvalgene

• Antenneudvalg (Kenneth (Hørbrækker))

• Barudvalg (Steff m.fl.)

• Festudvalg (Julian m.fl.)

• Fremlejeudvalg (Nikolaj og Tanja)

• Haveudvalg (Uffe)

• Infoudvalg (Daniel og Rasmus) (Kontakliste, infoskærm, hjemmeside og Facebook-moderering)

• Klageudvalg (Sofie Dalby, Liva, Rebecca m.fl.) (Beboerrådet informeres om evt. klagesager for

lukkede døre)

• Medieudvalg (Uffe, Thea) (Musikrum og projektor)

• Motionsudvalg (Rasmus Vesti (Scandis))

• Nøgleudvalg (Stig)

• Spil og spas-udvalg (Steff m.fl.)

• Nye udvalg?

7. Dørpumpe. Erik ønsker at få en dørpumpe til hoveddøren.

8. Penge ifm. de store fester. Skal udbetalingen til etagekontiene ske i forbindelse med de store fester i

stedet for beboermøderne?

9. Etagernes tv’er. Vi skal finde ud af, om vi skal have en ordning, hvor beboerrådet kan give penge til

fjernsyn på etagerne.

10. Valg af suppleanter til beboerrådet. Nogle beboere ønsker det muligt at kunne vælge suppleanter uden

for ordinære beboermøder.

11. Info om fraflytning. Nogle beboere ønsker at kunne få info om hvem, der flytter fra etagen.

12. Status af igangværende projekter

• Information til nye beboere (Ditte/Video og Daniel/Brochurer) – Der udarbejdes videoer og en brochure for

nye beboere

• Løsning af TV-situation (Daniel) – Gratiskanaler på værelserne og kun betalingskanaler i

køkkenerne

• Lydniveau i kælderen (Sofie Dalby) – Stuen har problemer med lydniveauet i musik- og

motionsrum.

• Nej tak til reklamer (Daniel) – Der skal indføres reklamer nej tak på kollegiet.

• Nyt gulv i baren (Stig) – Gulvtæppet i baren er slidt af shots mv., hvorfor der ledes efter linoleum

• Nøgler til sportsfaciliteter (Stig) – Vi skal have skiftet låsen til tennis- og fodboldbanen.

• Privatliv for værelse 47’erne (Stig) – Der er fundet forskellige løsninger, som nu skal drøftes med

47’erne.

• Reparation af fodboldmålene (Stig) – Beboere fra Scandis vil i gang med at reparere målene i

haven.

• Ressourcespareprojekt (Uffe og Rasmus) – Nye idéer til sænkning af vand-, el- og varmeforbrug

• Tjek af anlægget (Festudvalget) – Der skal købes kabler og tromler og tjekkes anlæg

13. Eventuelt

14. Dato for næste møde

  1. Valg af ordstyrer og referent

Ordstyrer: Stig (v. 432)

Referent: Ditte (v. 642)

  1. Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde

Referat fra seneste beboerrådsmøde godkendes.

  1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen godkendes.

  1. Meddelelser
    Stig fortæller, at der er kommet nyt statusbrev fra UBS, der omhandler nyheder fra UBS, men de indeholder intet særligt nyt for os som kollegie. Måske kommer vi til at skifte bank, fordi vi står til at gå i negativ rente.
  2. Økonomi
    Stig har i dag været i kontakt med banken og en dame fra UBS tilknyttet banken, fordi der har været problemer med de tidligere papirer der skulle sikre overførsel af konti og penge til Bjarke fra Jonas. Stig håber at skiftet sker endeligt indenfor denne uge.

  3. Gulerødder (kr.)

    Barudvalget 1500

    Festudvalg 1117

    Haveudvalg 200

    Infoudvalg 200

    Medieudvalg 200

    Samlet 3.217

    Henlagte midler

    Haven 4.014,45 kr.


    Klaverstemning 1000 kr.

    Samlet 5.314,45 kr

Etage Konto

1. etage kr. 1.500,00

2. etage kr. 2.034,74

3. etage kr. 2.263,70

4. etage kr. 209,57

5. etage kr. 3.091,30

6. etage kr. 1.425,32

7. etage kr. 2.401,31

8. etage kr. 1.860,60

Samlet kr. 14.786,54

Samlet henlagt                           22.317,99 kr

Samlet på kontoen                         72.442,99 kr

Samlet til rådighed for beboerrådet 50.124,97

  1. Orientering fra udvalgene

Antenneudvalg (Kenneth (Hørbrækker))

Barudvalg (Steff m.fl.) Stig fortæller, at der bliver baraftener den 10.  oktober, hvor der skal indvies et ny barmedlem, og 31. oktober, hvor der er halloween-tema. For november er der allerede planlagt baraftener.
Steff spørger hvad folk siger til idéen om at holde nytår i baren. Der snakkes om at det vil være ærgerligt for baren hvis festen rykker til ottende eller en anden etage sidst på aftenen uden baren og så bartenderne står alene i kælderen. Simone foreslår at baren eventuelt kunne stille op på 8. Steff tilføjer at det måske kunne ske med hjælp fra festudvalget. Rasmus mener, at de godt kan finde en løsning i fællesskab.

Festudvalg (Julian m.fl.) Rasmus fortæller at festudvalget overvejer at rykke årets sidste fest, så der ikke er så lang en periode imellem de store fester, men de har ikke besluttet noget endeligt. Steff siger, at han selvfølgelig kan lægge baraftener så de ikke støder sammen.

Fremlejeudvalg (Nikolaj og Tanja) Intet nyt.

Haveudvalget (Udvalget står tomt) Stig fortæller at udvalget er nu tomt efter Uffes flytning og beder beboerrådsrepræsentanterne nævne det på etagerne. Steff foreslår, at der skrives en besked ud i FB gruppen, Stig skriver en besked.

Infoudvalg (Daniel og Rasmus) Rasmus melder intet nyt. Stig spørger om Rasmus vil sørge for at infoskærmen bliver opdateret ift. møder og økonomi, Rasmus vil hive fat i Daniel som passer skærmen og nu er hjemvendt efter udrejse.

Klageudvalg (Sofie Dalby, Liva, Rebecca.) Intet nyt.

Medieudvalg (Udvalget står pt. tomt da Thea er på udveksling) Stig vil tilføje denne tomme post til FB beskeden. Stig spørger om alle udvalg kan optage medlemmer uden for beboermøder, det mener Rasmus at de alle kan, det er bare formændene for bar- og festudvalget der skal vælges på beboermøde.

Motionsudvalg (Rasmus Vesti (Scandis)) Intet nyt.

Nøgleudvalg (Stig v. 432) Intet nyt udover at der har været hyppige nøgle udvekslinger det seneste stykke tid, men at det nok er pga. mange flytninger her til semesterstart.
Ift. til snakken sidste gang har Stig talt med Erik om de porte til fodboldbanen som vores nøgler ikke kan låse op, og de der vender væk fra fodboldbanen kan vi ikke få nøgle til, da de er til brandvæsnets brug.

Spil og spas (Steff m.fl.) Steff fortæller at han har fået fat i nogen der vil engagere sig i udvalget og de vil fastsætte en dato for spilaften indenfor de nærmeste par dage og der kommer snart filmaften.

Nye udvalg? Stig spørger, om de, der for sjov har snakket om et tagterrasseudvalg, mener det seriøst. Simone og Anna siger at Kasper fra 5. har snakket om det, Stig siger de skal sige til ham at han godt må hvis han vil.

  1. Dørpumpe
    Erik ønsker at få en dørpumpe til hoveddøren, da han mener, der er mange der har svært ved at komme ind ad døren med cykler osv., plus at døren nogen gange ikke smækker ordentligt. Erik har kigget på priser og det bliver 17.000 plus moms. Til sidste møde blev der spurgt hvor pengene skulle tages fra, og det er enten facade eller døre og vindues-kontoen pengene skal tages fra. Stig fortæller at Erik har det hele forberedt og venter på vores godkendelse.
    Beboerrådet stemmer om hvorvidt skal godkende Eriks forslag til dørpumpen: 7 stemmer for, 0 imod og 0 blank og det vedtages dermed, at Erik skal gå videre med indkøb af pumpen.
  2. Penge ifm. de store fester
    Stig er blevet spurgt flere gange om beboerrådet giver penge til de store fester, og nogle beboere har ment at etagerne fik både til Tour de Cuisines og Fodboldfesten, men Stig siger at det altid har været sådan at man får to gange om året og pt. ligger udbetalingen ved beboermøderne.
    Rasmus siger at det har været sådan at man fik til Tour de Cuisines og to andre gange om året, og at beløbet hver gang var 500kr., og han kan ikke huske, at det er blevet vedtaget at man ikke skulle have til Tour de Cuisines. Stig vil prøve at undersøge, om det kan ses i gamle regnskaber eller noget, men mener at vi stadig kan diskutere nu og her, om hvorvidt vi skal have tre udbetalinger á 500kr. eller om beløbet måske skal sættes op.  Stig opsummerer at pengene til etagekontoerne bliver givet fra beboerrådet, efter beboerrådet har fået kollegianerbidraget over huslejen. Beboerrådet får 4.800kr. om måneden fra kollegianerbidrag og det er med to årlige udbetalinger 8.000 etagerne får om året.

    Stig spørger om vi skal beslutte noget nu. Ditte mener at vi godt kan beslutte noget nu uden at tjekke referater, og at det på 6. etage ville være påskønnet med en udbetaling til Tour de Cuisines også. Hun mener yderligere, at vi godt kan give flere penge til etagerne når vi får så meget i kollegianerbidrag, fordi mange af etagerne sikkert har projekter de gerne vil realisere. Rasmus er enig i at vi godt kan gives flere penge ud til etagerne om året.
    Stig spørger om hvad beløbet skal være på om det passer med 500 kr. Simone og Anna mener at det passer fint med det de brugte til sidste Tour de Cuisines på 5., og der er generel enighed om at 500 kr. er et passende beløb.
    Rasmus foreslår, at vi kan ændre systemet til at pengene bare bliver udbetalt 3 gange om året altså hver 4. måned og ikke til beboermøder og i forbindelse med Tour de Cuisines, så pengene er jævnt fordelt på året. Der er flertal for at ændre forslaget til dette. Stig påpeger at det så først kan være gældende for 2016.

    Der stemmes om forslaget om at udbetale 500kr. til etagekontoerne hver fjerde måned fra og med 2016. 6 stemmer for, 0 imod og 1 blank, og forslaget er dermed vedtaget.
    Rasmus siger at Stig skal skrive det med i opdatering på FB, så det bliver klart for alle, at det ikke er i forbindelse med festerne og beboermøder at pengene udbetales, Stig siger at det vil han gøre.

  3. Etagernes tv’er
    Stigs etage (4. etage) har stillet forslag om at beboerrådet kan betale for nye tv, hvis etagernes går i stykker, da beboerrådet oprindeligt har indkøbt dem. Dette er selvfølgelig hvis de går i stykker ved almindelig brug og ikke fordi nogen har smadret det.
    Rasmus spørger hvordan d4.’s er gået i stykker, Stig mener det er brændt sammen, Rasmus siger at det så nok ikke kan betale sig at reparere det.
    Stig mener at alle etager ville blive glade hvis det var en mulighed at få dækket udgifterne til et nyt tv af beboerrådet, det kan selvfølgelig være et problem hvis mange går i stykker på en gang, men pt. burde vi have råd til det. Stig mener også at det måske kunne misbruges og blive for stor en udgift hvis nogle etager har to fjernsyn og begge går i stykker. Simone, Rasmus og Ditte påpeger at beboerrådet kun har betalt et tv oprindeligt, så de ekstra må være købt af etagernes egne lommer og stå for egen regning at erstatte. Katrine mener, at der skal være en foranstaltning så ordningen ikke kan misbruges hvis nogen har smadret det, men at det skal være istykker/ubrugeligt grundet almindelig brug og slitage.
    Stig foreslår, at repræsentanten fra etagen evt. kan være garanten for at tv’et er gået i stykker ved almindelig brug, og hvis det opdages at repræsentanten har løjet skal de selvfølgelig ikke sidder i rådet. Steff spørger hvilket prisniveau fjernsynene kunne være i, Stig mener at et fjernsyn i passende størrelse er i omegnen af 2000 kr. og at et fjernsyn selvfølgelig burde holde adskillige år, og vi jo ikke skal bruge alle vores penge på nye fjernsyn hvert år.

    Stig anslår at det måske bliver en årlig udgift for beboerrådet omkring 12.000 om året, hvis mange skal have nyt fjernsyn. Katrine mener, at vi skal lave nogle faste regler. Stig mener, at vi skal have faste regler plus at det skal tages op i beboerrådet hver gang det skal bevilges. Rasmus spørger hvorfor nogen skulle snyde, idet han har ikke hørt nogen klage over fjernsynene generelt. Stig mener, at vi under alle omstændigheder skal sikre at misbrug af en eventuel ordning ikke kan ske.
    Stig spørger om vi vil gå videre med og give penge til det. Rasmus mener, at vi godt kan give pengene da tv er et fælles gode og bliver brugt i fællesskab på etagerne og det derfor giver god mening at det er en fælles udgift – men etagerne skal sørge for selv at indkøbe tv og sørge for at de er holdbare og kan monteres i køkkener. Steff foreslår at etagerne skal indhente det billigste og mest holdbare tilbud, som beboerrådet så kan diskutere, det vil sige at beboerrådet skal godkende de respektive indkøb et ad gangen. Stig påpeger, at så kan rådet vurdere om vi vil give hele beløbet eller noget af beløbet. 
    Der er generel stemning for at vi ikke fastsætter en regel om fast beløb men vurderer det fra gang til gang.

    Der stemmes om forslaget, at etagerne kan anmode om hel eller delvis betaling af et nyt/brugt fjernsyn, hvis etagens oprindelig fjernsyn er gået i stykker ved almindelig brug og slitage. Anmodningen skal ske ud fra et af etagen indhentet prisoverslag på et passende fjernsyn og med etagerepræsentantens garanti for at fjernsynet kun er gået i stykker ved almindelig brug: 7 stemmer for, 0 imod  og 0 blank, og forslaget er dermed vedtaget.

  4. Valg af suppleanter til beboerrådet
    Stig fortæller at flere etager mangler suppleanter, og at det er problematisk at nogle etager ikke får info og medbestemmelse, når suppleanter ikke kan dække repræsentanters fravær og at dette kan ske gennem længere perioder idet suppleanter kun kan vælges ind ved beboermøder. Stig foreslår derfor, at det ville være en god idé at kunne vælge suppleanter ind udenfor beboermøder, men kun suppleanter og ikke repræsentanter. Der kan selvfølgelig suppleres/fyldes op af suppleanter til beboermøderne også. Stigs forslag indebærer, at hvis en etage sidder uden suppleant og evt. også repræsentant skal de vælge en suppleant på etagemøde – og det skal vel og mærke være vedtaget på et køkkenmøde, så valget af suppleant afspejler en fælles beslutning på etagen.
    En evt. vedtagelse af forslaget betyder, at der skal ændres i husordenen, men Stig mener ikke det burde være et stort problem, det skal dog godkendes til næste beboermøde. Stig spørger om han skal gå videre med det og formulere et forslag til ændring af husordenen til næste møde, hvor beboerrådet kan behandle forslaget. Dette er der enighed om at Stig skal arbejde videre med.
  5. Info om fraflytning
    Stig har fået forslag om, at man på etagerne kan få at vide hvem der flytter.
    Ditte nævner, at den køkkenkasseansvarlige på 6. får mails fra UBS  om hvem der skal flytte, så hun kan indberette evt. gæld til køkkenkassen, der så trækkes fra depositumet af UBS. Stig spørger om der er nogen form for tavshedspligt/fortrolighed, men det ved Ditte eller den køkkenkasseansvarlige på 6. ikke. Der er bare blevet skrevet i FB-gruppen på et tidspunkt at de køkkenkasseansvarlige skulle skrive deres mail, og så er den ansvarlige på 6. begyndt at modtage mails.
    Katrine spørger, om det ikke er aktuelt for alle at få at vide hvem der flytter, men Stig kan ikke se at der skulle være belæg for at alle ved det, idet der er folks ejet valg om de vil fortælle om de flytter, og at forslaget i princippet kun skal sikre at evt. gæld kan blive indkrævet. Steff nævner at det måske kunne have konsekvenser på etager eventuelle sociale problemer, hvis der ikke er en form for fortrolighed omkring fraflytning, men har er ikke afklaret om hvorvidt det er problematisk.
    Stig vil undersøge til næste møde om udflytning er fortrolig information, repræsentanterne skal melde ud på etagerne at de køkkenkasse ansvarlige skal få deres mailadresse sendt til rette vedkommende i UBS.
  6. Status af igangværende projekter

  • Information til nye beboere (Ditte/Video og Daniel/Brochurer)
    Video med info til nye beboere: Ditte fortæller, at hun har fundet nogle beboere på 6. der vil hjælpe med at lave videoer med info til nye beboere. De har brainstormet på idéer med blandt andet rundvisninger i kollegiet og dets faciliteter, samt nogle videoer der skal illustrere regler ift. cykelparkering og brug af vaskerum osv. De har tænkt at lave videoerne med en humoristisk tilgang, så de ikke fremstår som skrappe reprimander og løftede pegefingre. De er i gang med at optage og redigere, og eksperimenterer med at lave videoerne både med og uden lyd så de kan passe både til infoskærmen og Fb-gruppen/hjemmesiden.
    Stig mener at det lyder godt, men at de skal passe på at videoerne ikke bliver for humoristiske.

    Intet nyt fra info-brochurer.

  • Løsning af TV-situation (Kenneth) Stig fortæller at Daniel er tilbage som har lidt styr på det, men ellers har punktet stået stille siden sidst.
  • Lydniveau i kælderen (Sofie Dalby) Sofie er ikke tilstede og Lærke har ikke fået briefing fra Sofie, men hun har hørt at der er nogle der kan høre musik fra baren og lidt fra motionsrummet, men hun ved ikke hvordan det ellers står til med projektet.
  • Nej tak til reklamer (Daniel) Daniel har ikke kunnet finde ud af yderligere, siden han er kommet hjem, melder Stig.
  • Nyt gulv i baren (Stig) Stig siger, at de fleste virker til at være tilfredse efter gulvet er færdiglagt og punktet lukkes.
  • Nøgler til sportsfaciliteter (Stig) Nogle af portene/lågerne til banerne er som nævnt tidligere ikke til vores men brandvæsnets brug og vi får ikke nøgler til disse melder Stig.
    Rasmus har haft problemer med at låse lågen op, Stig siger at han komme til ham eller Erik hvis det fortsat er et problem.
    Stig fortæller at Erik havde ikke kunnet finde en gammel kontrakt til banerne, men Stig vil lave et udkast der skrives sammen med motionsrumskontrakten, som han kan tage med næste gang.
  • Privatliv for værelse 47’erne (Stig) Alle værelser 47′ har fået givet deres nøgler til Erik, og derfor kan sløringen endelig blive sat op. Stig vil følge op på det når sløringen er oppe.
  • Reparation af fodboldmålene (Stig) Materialer er indkøbt og målene er blevet fikset. Stig har fået kvitteringer på 3.849,5 kr. som skal gives til kasseren og overføres snarest muligt. Rasmus har set målene og det ser rigtig godt ud, dog er der dog et hul i et af nettene som bolden godt kan komme igennem, men Stig mener, at det nemt kan laves med snor. Punktet lukkes.
  • Ressourcespareprojekt (Rasmus) Rasmus spørger om alle i rådet har fået skiftet brusehoveder og perlatorer, og om vi synes det er blevet dårligere. Katrine synes der er meget dårligt tryk. Simon og Anna melder også om dårligt tryk og pludselige temperaturskift. Rasmus melder også om problemer med fluktueringer i temperatur og dårligt tryk, hos nogen på 8. er det dog blevet bedre men så dårligere igen. Stig fortæller at der har været en og kigge på rørrummet, men Stig ved ikke, hvad han konkret har kunnet kigge på eller finde ud af.
    Stig siger, at det vil skal have gjort er at få et overblik over hvor mange der oplever problemer med bruser/vandhane og videregive det til Erik så problemet kan blive indkredset, Stig kan godt nævne det for Erik, men alle repræsentanter skal have en liste med til næste møde over de fra etagerne (værelsesnumre) der oplever problemer.

    Stig spørger til hvornår betalingsmodulet bliver installeret. Rasmus fortæller at de er ved at finde ud af at få trukket internet til vaskeriet som modulet kan kobles til, men Erik og Nortec er i gang, Rasmus kan ikke få en specifik dato ud af dem om hvornår det er færdigt.

  • Tjek af anlægget (Festudvalget) Intet nyt
  1. Eventuelt
    – Der var sidst snak om at nogle cykelkroge tilhørende beboere på 6. skulle flyttes væk fra døren i cykelkælderen, men Hans vil hellere spærre døren end at flytte krogene. Ditte mener ikke at det er nødvendigt at spærre døren, da dem der bruger den er flyttet og det er rart at have en nødindgang hvis magnetnøglen skulle strejke, men at det måske kan tages op igen hvis de berørte beboere oplever at døren bliver brugt meget og deres cykle flyttet. Det besluttes ikke at gøre yderligere medmindre der kommer nye bemærkninger fra de der har cykler foran døren.
    – Stig siger at 1. skal huske at lukke deres dør til brandtrappen, den har stået meget åben på det seneste, og folk udefra kan springe over hegnet og ind på deres etage. De skal åbne endedørene/endevinduerne istedet.
  2. Dato for næste møde

Næste beboerrådsmøde vil være d. 27/10 2015 kl. 18.00