Posted on af HHKOL administratorkonto

Beboerrådsmøde tirsdag 27/10-15 klokken 18:00

Beboerrådsmøde

Onsdag d. 27.10.2015 kl. 18:00 i beboerrådslokalet.

Til stede:

Stig Eilsøe-Madsen (v. 432, formand)

Steff Nielsen (v. 339, repræsentant fra 3. etage)

Bjarke (v. 448, repræsentant fra 4. etage)

Jonas Bartels (v. 429, suppleant for 4. agerer for en manglende repræsentant)

Anna Madsen (v 538, suppleant for 5. agerer for en manglende repræsentant)

Simone Flade (v. 544 repræsentant for 5. etage)

Ditte Godske (v. 642, repræsentant for 6. etage og sekretær)

Rasmus Blomqvist (v. 841, repræsentant fra 8. etage)

Daniel Nielsen (v. 826)

Sara og Rasmus fra Scandis tilstedeværende i den midterste del af mødet

Afbud fra: Sofie Dalby

For sent/manglende afbud fra:

Skylder kage: Steff (340%), Bjarke (295 %), Sofie Dalby

Dagsorden
1. Valg af ordstyrer og referent (Mødet skal dokumenteres for at være gyldigt)

2. Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde (Sidste referat skal godkendes for at være

gyldigt)

3. Godkendelse af dagsorden

4. Meddelelser

5. Etagernes fjernsyn. Der gives evt. penge til etagernes fjernsyn.

6. Økonomi (Beboerrådets og de enkelte etagers økonomi fremlægges, herunder henlæggelser og

rådighedsbeløb)

7. Orientering fra udvalgene

• Antenneudvalg (Kenneth (Hørbrækker))

• Barudvalg (Steff m.fl.)

• Festudvalg (Julian m.fl.)

• Fremlejeudvalg (Nikolaj og Tanja)

• Haveudvalg (Uffe)

• Infoudvalg (Daniel og Rasmus) (Kontakliste, infoskærm, hjemmeside og Facebook-moderering)

• Klageudvalg (Sofie Dalby, Liva, Rebecca m.fl.) (Beboerrådet informeres om evt. klagesager for

lukkede døre)

• Medieudvalg (Uffe, Thea) (Musikrum og projektor)

• Motionsudvalg (Rasmus Vesti (Scandis))

• Nøgleudvalg (Stig)

• Spil og spas-udvalg (Steff m.fl.)

• Nye udvalg?

8. Bestyrelsen fra Scandis. Scandis’ bestyrelse kommer forbi for at høre, hvordan vi gør med forskellige ting.

9. Beboermøde. Beboermødet i november skal planlægges.

10. Udvalgsjulefrokost. Udvalgsjulefrokosten skal planlægges.

11. Status af igangværende projekter.

• Information til nye beboere (Ditte/Video og Daniel/Brochurer) – Der udarbejdes videoer og en brochure for

nye beboere

• Løsning af TV-situation (Daniel) – Gratiskanaler på værelserne og kun betalingskanaler i

køkkenerne

• Lydniveau i kælderen (Sofie Dalby) – Stuen har problemer med lydniveauet i musik- og

motionsrum.

• Nej tak til reklamer (Daniel) – Der skal indføres reklamer nej tak på kollegiet.

• Nøgler til sportsfaciliteter (Stig) – Vi skal have skiftet låsen til tennis- og fodboldbanen.

• Privatliv for værelse 47’erne (Stig) – Der er fundet forskellige løsninger, som nu skal drøftes med

47’erne.

• Ressourcespareprojekt (Uffe og Rasmus) – Nye idéer til sænkning af vand-, el- og varmeforbrug

• Tjek af anlægget (Festudvalget) – Der skal købes kabler og tromler og tjekkes anlæg

13. Eventuelt

14. Dato for næste møde

  1. Valg af ordstyrer og referent

Ordstyrer: Stig (v. 432)

Referent: Ditte (v. 642)

  1. Oplæsning og godkendelse af referat fra sidste møde

Referat fra seneste beboerrådsmøde godkendes med undtagelse af en enkelt ændring (kvitteringer fra fodboldmål skal gives til Jan og ikke vores egen kasserer).

  1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen godkendes.

  1. Meddelelser
    Dørpumpen: Erik har fundet ud af at magnetlåsen sidder direkte på døren, og hvis vi skal have dørpumpen skal der monteres et ekstra modul ved siden af døren og det kommer til at koster 10.000 kr. ekstra. Erik foreslår, at det kunne budgetteres på næste års budget, men hvis der skulle være penge til det bliver det taget nu fortæller Stig.
  2. Etagernes fjernsyn
    4. vil gerne have dækket noget af deres udgift til et nyt tv, og har samtidig snakket om at beboerrådet skal lave et fast max. beløb så etager evt. ikke bliver sure over at mange får mere.

    4. har fundet et tilbud på et 40″ LED smart tv 3000kr. hos Elgiganten.
    Rasmus spørger om etagen har fundet et tilbud/pris på den model vi har haft tidligere evt. som brugt. Det siger Stig, de ikke har. Daniel synes at 4.  hellere skal have et brugt tv nu, og at rådet så giver nye tv til alle om et års tid eller noget. Stig mener, ikke at det er en god løsning da alle etager ikke har brug for nye tv om et år. Daniel siger, at man måske kunne spare ved at købe til alle på en gang og på den måde kan det være billigere i længden. Daniel spørger, om det tv de har fundet passer til det gamle ophæng, det ved helt Stig ikke helt.

    Stig mener, at vi skal passe på ikke at snakke os væk fra selve det, om vi vil give penge til dette tv, fordi snakken nu kommer til at handle om at ændre det forslag vi vedtog sidste gang,
    Rasmus synes tilbuddet lyder fint, men synes bare, at det skal undersøges om ophænget passer for ellers er de ret dyre.
    Stig fremhæver, at vi pt. har mange penge i rådet og godt kunne have råd til de 3000kr.
    Bjarke siger, at han tror at det bliver en dyr løsning i længden at købe brugte tv på den blåavis, fordi de nok går hurtigere i stykker.

    Rasmus synes ikke det giver mening at give noget af beløbet til 4. tv, at det skal være enten eller og der er generelt stemning for at give hele beløbet.
    Stig foreslår at det faste beløb så fremover bliver 3000kr. (det vil sige op til 3000 kr., så etagerne får ikke det fulde beløb, hvis de har fundet et tilbud der ligger under 3000kr.)
    Der stemmes om at give 3000 kr. til 4. til tv’et og fremover give op til 3000 kr. til andre etager der skal have nyt tv og forslaget vedtages enstemmigt.

    Stig spørger hvordan vi egentlig skal gøre det: Skal etagen selv finde en der lægger ud og så får overført eller andet? Jonas synes, det giver mening at pengene bliver overført med det samme så ingen skal lægge så stort et beløb ud og det er der generel tilslutning til.

  3. Økonomi
    Jonas har stadig kontoen har han skrevet i dag, Stig skriver/ringer til bankdamen igen.

  4. Gulerødder (kr.)

    Barudvalget 1500

    Festudvalg 1117

    Haveudvalg 200

    Infoudvalg 200

    Medieudvalg 200

    Samlet 3.217

    Henlagte midler

    Haven 4.014,45 kr.

    Samlet 7.231,45 kr

  5. Etage Konto

    1. etage kr. 1.500,00

    2. etage kr. 2.034,74

    3. etage kr. 2.263,70

    4. etage kr. 209,57

    5. etage kr. 3.091,30

    6. etage kr. 1.425,32

    7. etage kr. 2.401,31

    8. etage kr. 1.478,60

    Samlet kr. 14.404,54

    Samlet henlagt                           21.635,99 kr

    Samlet på kontoen                         76.785,96 kr

    Samlet til rådighed for beboerrådet 55.149,97

  1. Orientering fra udvalgene

Antenneudvalg (Kenneth (Hørbrækker)) Daniel fortæller, at nu hvor det nye system er installeret skal alt gå igennem Erik, så alle skal fremover henvende sig til ham ved problemer med signalet. Daniel har også fortalt Erik, at der er nogle småudfald på nogle kanaler stadig, men han går ikke ud fra, at Erik gør noget ved det, før han bliver mindet om det igen.

Rasmus spørger om vi skal have kanalafstemning  og om det kan nås inden det næste beboermøde. Daniel siger, at det egentlig er Kenneth der skal stå for det, da Daniel ikke selv er i udvalget. Daniel uddyber processen i at lave afstemningen og understreger at der skal laves nogle pakker ud fra afstemningen. Han spørger om nogen vil stå for det men ingen melder sig, og Daniel siger, at det må være op til Kenneth at lave afstemning så.
Stig fortæller, at Kenneth gerne skal have hjælp i udvalget fra Hørhus og Scandis, så hvis folk er glade for tv må de melde sig ind i udvalget – dette bedes meldes ud på etagerne.

Barudvalg (Steff m.fl.) Steff skal snart have møde med hele udvalget, og håber at få afsat nogle ansvarsposter, så han ikke står med det hele. Halloween-fest på lørdag, det bliver en stor fest, og der bliver bar den 14. november også.

Festudvalg (Julian m.fl.) Rasmus fortæller at festudvalget er sat i bero, og at de der gerne vil lave fester fra festudvalget nu er blevet en del af barudvalget. Stig spørger, om festerne resten af året er aflyst, og det fortæller Rasmus, at de er.
Daniel siger at Tour de cuisines kun kræver en der siger, at det skal gøres, og dermed ikke et helt udvalg. Og han mener at fodboldfesten er vigtig, så den må vi tage os sammen og få holdt. Samtidig ønsker Daniel at fastelavnsfesten kommer tilbage men den kan måske lægges ind under barudvalget.

Fremlejeudvalg (Nikolaj og Tanja) Stig har ikke hørt noget. Daniel spørger om han har talt med Nikolaj, det har Stig kun når Nikolaj selv har skrevet. Daniel har set, at der er et par sager Nikolaj ikke har fået behandlet endnu og derfor har lejerne selv gennemført fremlejen og selv hængt skilte op på postkasserne. Stig kontakter Nikolaj og beder ham få behandlet sagerne.

Haveudvalget (Nanna) Nanna fra 2. (vist nok) har meldt sig ind og hun er landskabsarkitekt så der kommer nok til at ske mere nu, fortæller Stig.

Infoudvalg (Daniel og Rasmus) Daniel har opdateret infoskærmen. Stig fortæller at der på hjemmesiden var en oversigt over beboerrådet og andre udvalg der var forældet dem har han opdateret. Daniel påtager sig at skrive de manglende infotekster til den nye versionen af hjemmesiden.

Klageudvalg (Sofie Dalby, Liva, Rebecca.) Stig har hørt at der er en større sag hvor Sofie manglede en, så derfor har hun hvervet Stig til denne, ellers intet nyt.

Medieudvalg (Udvalget står pt. tomt da Thea er på udveksling) Musikrummet bliver lukket, hvis ikke der er nogen der melder sig ind, siger Stig – dette bedes meldes ud på etagerne.

Motionsudvalg (Rasmus Vesti (Scandis)) Rasmus Vesti er med til mødet og fortæller at der ikke er sket så meget nyt men, at der er blevet skiftet en pære i et af motionsrummene for nylig. Bjarke vil gerne have flere 20kg vægts plader, og et squad-rag, dette vil Rasmus V. se nærmere på om kan efterkommes. Bjarke meddeler også at der roder ofte i vægtløftningsrummet. Rasmus V. vil minde om det på fb.
Daniel spørger om det er Rasmus V. eller Hans der fylder papir op, og Rasmus fortæller at han ikke har gjort det, så det må være Hans.
Ditte siger, at crosstraineren piber meget og Rasmus V. vil se nærmere på om det kan fikses som del af serviceaftalen.

Nøgleudvalg (Stig v. 432) Stig har lavet udkast til ny kontrakt for motionsfaciliteter: Der er skrevet en enkelt ting ekstra på og overskriften er ændret (fra motionsrummets original kontrakt). Og på kvitteringen (som man modtager ved underskrivelse af kontrakten) er overskriften også ændret og så tilføjet, at der på banerne godt må være venner med, der ikke bor på kollegiet, i modsætning til motionsrummene, der kun er for beboere.
Stig mener, at det er tilstrækkelig og at der ikke behøver at blive tilføjet yderligere for at banerne er dækket ind i kontrakten. Rådet godkender ændringerne.

Spil og spas (Steff m.fl.) Der er gang i udvalget fortæller Steff. Men han vil tage noget med trepartskontoens økonomi op på næste møde, da udvalget nok ikke kan tjene sine udgifter ind af sig selv.

Nye udvalg?

  1. Bestyrelsen fra Scandis
    Rasmus Vesti og Sara fra Scandis’ bestyrelse er på besøg og har nogle konkrete spørgsmål:
    – Tidligere har Scandis vedtaget, at beholde en ulovlig tv-løsning, men nu har en ny bestyrelse planlagt, at de skal have et lovligt system. Men hvordan gør man spørger Rasmus. Daniel fortæller, at de skal snakke med Erik og få ham til at kontakte Powernet og få dem ud og give et tilbud til dem.
    – En beboer på Scandis har spurgt om tennisnettet kan udskiftes fortæller Rasmus V. Rasmus der er i motionsudvalget skal finde et tilbud og så kan rådet godkende det siger Rasmus B.. Bjarke foreslår måske en løsning, hvor man kan få det jænvligt udskiftet til abonnementspris eller noget.
    – Rasmus V. spørger, hvorfor vi sagde nej til dørtelefon, for de har fået et tilbud til Scandis nu, som de prøver at finde ud af om de skal tage imod. Det var for dyrt og vi vurderede at det ikke var det værd, forklarer Daniel og Bjarke,
    – Rasmus V. spørger ind til om hvor langt vi er med betalingssystemet på vaskeriet. Vi er ikke så langt, men de kan få erfaringer senere, samt uddybninger om hvordan systemet fungerer siger Rasmus B.
    – Rasmus V. spørger hvordan det fungerer med at få indkrævet gæld til etagekasser af depositum. Daniel forklarer, at det er skrevet ind i kontrakten og at de bare skal have det vedtaget på generalforsamling og så meddele det til Anni hos UBS.

    Bjarke nævner, at vi på Hørhus engang havde oppe, om vi kunne få lov til at kunne gå ind af deres hovedindgang med magnetnøglen. Stig fortæller, at det er let at ændre i computersystemet. Rasmus B. siger, at Scandis jo alligevel skal godkende det først.
    Der uenighed omkring Hørhusianeres nøgler virker nu eller ej.
    Sara og Rasmus V. siger, at de gerne vil tage det op til deres møder, hvis vores nøgler ikke allerede virker. En fra Hørhus skal teste om nøglen virker efter mødet.

  2. Beboermøde
    Stig fortæller at der skal planlægges beboermøde, og at vi skal lige kigge regnskabet igennem. Jan har meddelt Stig, at det er et flot regnskab og at der ikke burde være rettelser at komme efter. Stig fortæller, at en ret stor gældspost er reduceret så den næsten er væk og at vi har brugt mindre på vand, men at det ikke er fald i forbrug endnu men på prisen. Daniel siger, at budgettet til vand var sat højt, og at det nok også derfor, at vi ikke har brugt det forventede der.
    Stig har ikke yderligere kommentarer og det er der ingen andre der har.

    Der skal findes dato for beboermøde, og da der er bestyrelsesmøde den 17. skal det være inden der. Det besluttes at beboermødet bliver den 11. november kl. 20.
    Der er ikke så mange punkter, mener Daniel så det burde ikke tage så lang tid. Stig vil rette indkaldelsen til og offentlige gøre den.

    Stig læser den rettelse han har rettet i forretningsordenen om indvælgelse af suppleanter, og mener, at det er det eneste vi skal have godkendt af ændringer på beboermødet. 
    Stig spørger Daniel, hvad der skal gøres til halvårsberetning og gennemgang af økonomi. Daniel opridser at vigtige ting fra referater skal i halvårs og store udgifter skal gennemgås.
    Stig spørger om der er andre ting til mødet. Ditte nævner, at hun ikke vil være referent længere efter beboermødet, da det er irriterende at skulle skrive referat samtidig med man er en del af diskussionen, så rådet skal overveje at lade tjansen rotere, hvis ingen melder sig som sekretær. Bjarke siger, at det ville være langt det bedste hvis vi kunne få en sekretær, der kun skal gå op i at skrive referat og måske endda synes det er sjovt.

    Stig spørger om nogen vil hjælpe ham med slides osv. da han mangler programmer til formålet, Bjarke og Rasmus kommer med forslag til gratis programmer, han kan bruge. Det vil Stig gøre men spørger måske om hjælp/hverver nogen alligevel.
    Der skal indkaldes senest i morgen til beboermødet, bemærker Daniel, så Stig vil gøre det i morgen og få det printet.

  3. Udvalgsjulefrokost
    Udvalgsjulefrokost bliver den 5. december kl. 18. Daniel arrangerer mad og sprut, Bjarke vil gerne hjælpe med sprut.  Steff spørger hvad reglen er ift. aktivitet og deltagelse for udvalgsmedlemmer. Alle dem der ikke har været aktive længe må ikke deltage men evt. kunne de bare få barvagter de næste måneder, siger Daniel. Vi diskuterer hvor mange penge vi skal bruge på mad evt. hvor det skal bestilles fra osv. Daniel og Bjarke fikser det.
  4. Status af igangværende projekter

  • Information til nye beboere (Ditte/Video og Daniel/Brochurer) Ditte fortæller, at videoerne stadig er ved at bliver redigeret og at der mangler et par optagelser endnu, og at der kommer nok en og optager i baren på lørdag.
    Daniels punkt stryges.
  • Løsning af TV-situation (Kenneth) Daniel gentager at alt fremover igennem skal i Erik. Rådet har ikke mere at gøre med det og punktet lukkes.
  • Lydniveau i kælderen (Sofie Dalby) Intet nyt. Stig har ikke hørt noget og ved ikke hvor slemt det er for tiden. Steff mener, han bør kontakte nogen, Stig siger at han ikke skal lægge for meget energi i det hvis ingen kontakter ham og klager over lydniveauet. Steff siger bare at han helst ikke vil være upopulær.
  • Nej tak til reklamer (Daniel) Daniel har ikke hørt noget nyt fra Erik, men vil rykke ham.
  • Nøgler til sportsfaciliteter (Stig) Stig har fået opdateret kontrakterne og kvitteringer. Ditte spørger om alle der har nøglen ikke skal skrive under på den nye, Daniel siger at det skal de teknisk set. Stig siger at han vil skrive ud og se hvor mange der dukker op og underskriver den nye. Punktet lukkes.
  • Privatliv for værelse 47’erne (Stig) Stig fortæller at v. 547 er utilfreds med den sløring, der er planlagt at skulle monteres. Der er uenighed omkring hvilken sløring der endeligt er valgt, men der er enighed om at enten får vedkommende, det der er planlagt eller også får vedkommende ingenting. Dette vil Stig sige til Erik, at han skal meddele videre.
  • Ressourcespareprojekt (Rasmus) Stig fortæller, at Erik siger, at de har indskrænket hvilke rør der er problemer med ift. lavt tryk og temperaturskift. Erik er i gang med at undersøge det i fællesskab med UBS, så det står ikke stille selvom han ikke får lister over alle værelser med problemer. Men Rasmus vil gerne have oversigter anyways indenfor et par uger på fb eller i postkassen.
    Stig melder at anlægget i vaskeriet nok bliver aktiveret 1. november og at vi får koderne til dette samt infobrev til den 1.Vi skal have vedtaget præcis, hvor mange vaske der skal til etagerne til fællesvask af viskestykker mm. siger Daniel. Det besluttes, at der skal gives to vaske pr. uge til hver etage plus ekstra til hovedrengøringer, de skal udbetales(overføres til etagens vaskekonto) 4 gange om året dvs: 2 vaske * 13 uger + 4 ekstra vaske til hovedrengøringer = 30. vaske pr. 13 uger.
  • Tjek af anlægget (Festudvalget) Intet nyt.
  1. Eventuelt
    Bjarke nævner at kompressoren til cykelpumpning ikke virker. Stig siger, at Hans har købt en ny men ingen ved om den er kommet op endnu.eddsd
  2. Dato for næste møde
    Næste møde bliver 30. november kl. 18