Residents Council meeting munites, 28 november 2017

Date: 28. november 2017

Present:

Tia 434, Lea 145, Steff 734, Magnus 832, bar chairman, Camilla (830), Marcus (228), Allan (344), Ole (534), Victor (339)

Victor er chairman. Tine er secretary.
Agenda
Minutes from last meeting.
1. Rettelse: Allan er ikke den nye Daniel.
Messages
1. Søren kan ikke være her i dag, men lille update fra Festudvalget.
2. Lea: der er endnu en besked om, at de vil filme på Hørhus. Kan vi generelt godkende, at der bliver filmet på Hørhus? Nogen klagede lidt sidst. Men beboerrådet synes, at vi skal give lov til at folk stiller deres værelse til deres rådighed, hvis de har lyst til det.
Committees
1. Antenna committee (Camilla Lamhauge-Mortensen)
  1. Intet nyt – andet end at hun gerne vil have flere medlemmer. Pt er det kun Camilla.
  2. De norske og svenske kanaler er tilbage.
  3. Camilla kigger på kanaler & tilbud, når hun får tid. Ole vil gerne hjælpe, fordi han ved særligt om branchen.
2. Bar committee (Tia er ny formand)
  1. Baren bliver ikke åbnet med det samme, men formentlig først efter eksaminerne i januar.
  2. Idé vedr. kombineret MGP og danse-konkurrence-fest.
3. Party committee (Søren Kildahl Jensen)
  1. Ikke flere fester i år. Vil stadig gerne have flere medlemmer.
4. Sublease committee (Nikolaj Simling)
  1. Ikke det store.
5. Garden and sauna committee (Magnus er ny formand)
  1. De er i denne uge gået fra at være 2 til at være 5 medlemmer.
  2. Ole spørger til bookingsystem – det fungerer ved, at man skriver sig på sedlen på sauna-døren, hvornår man vil bruge det.
  3. Alle beboere kan få en nøgle.
  4. Der skal knager i saunaen, så man kan hænge tøj mv.
6. Information committee (Lea Makurath)
  1. Kontaktlisten er opdateret. Billedlisten er også ved at blive opdateret. Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer mangler.
7. Complaints committee (Tine Kruse Scharling)
  1. Velkommen til de nye medlemmer. Møde med de nye bliver planlagt snarligt. Klager i indbakken skal
8. Media committee (Ole Pedram)
  1. Isolering i musikrummet? Den er fin nok, men især loftisoleringen kunne blive bedre. Isoleringen vil koste 1500-3000 kr. ekskl. montering. Kan beboerrådet godkende et sådant budget på max 4000 kr.?
    1. Det skal gerne kunne holde. Ole forsikrer, at det bliver så billigt og perfekt som muligt og sigter en komplet lydisolering. Lea bemærker, at Daniel tidligere har sagt, at der ikke kunne gøres mere. Ole vil dog gerne fikse det.
    2. Alle stemmer for, at Ole får et budget på 5000 kr.
  2. Ole har desuden etableret et online bookingsystem i form af et online excel-sheet. Forhåbentlig vil det fremadrettet være den eneste booking metode.
    1. Magnus bemærker, at bookingen bør være tilgængelig for alle, og ikke bare en facebookgruppe for dem, der bruger musiklokalet.
    2. Lea foreslår linket til sheet’et lægges i fb-gruppen. I facebookgruppen ligger alle links til ALT. Hvis det bliver et problem med brug af linket, tager vi den til den tid.
    3. Ole foreslår, at det samme system iværksættes for sauna. Sauna-udvalget vil undersøge dette nærmere.
  3. Ole tjekker hvordan det står til med kabler
9. Exercise committee (Ole Pedram og eneste medlem)
  1. En beboer har kontaktet Ole ift. tungere vægte, (dødløfts)gummimåtter, mulighed for ny rygpumpemaskine og opsætning af boksebold.
  2. Boksebolden blev tidligere fjernet, fordi overboerne fra stuen, 2. og 3. etage klagede over impulserne fra boksebolden.
  3. Camilla vil gerne have alm. gummimåtter.
  4. Ole vurderer til næste gang, hvad der er brug for i motionsrummet. Steff foreslår, at Ole laver et opslag herom i gruppen. Men Ole skal kigge nærmere herpå.
  5. Ole spørger til lagerplads. Allan bemærker, at som det er nu, er der ikke rigtig mere lagerplads. Mere herom nedenfor. Også relevant ift. trommesæt i musiklokalet, som kunne være fint at placere det et andet sted.
10. Key committee (Allan)
  1. Mange vil gerne have nye nøgler pga. nye medlemmer i udvalg.
  2. Steff overtager posten til nytår, derfor arbejder de pt på overgangsordning.
11. Workshop committee (Camilla Lamhauge-Mortensen)
  1. Kompressorpumpe (kaldet ”nipple”). Denne nipple koster 50 kr. Alle i beboerrådet stemmer for, at der købes sådan én (inkl. backup).
  2. Camilla vil også gerne indkøbe værktøj til at ordne cykler. Nikolaj nævner problem med, at folk måske tager værktøjet. Det kan evt. overmales med rødt eller gult.
    1. Magnus foreslår, at Camilla kigger på cykelreparationsstationen ovre på nærgenbrugsstationen.
    2. Beboerrådet godkender budget hertil på 500 kr.
Økonomi
1. Nikolaj:
  1. Barudvalget skal overføre 2560 kr. som er blevet tjent via mobilepay.
  2. Festudvalg skylder hovedkontoen. Uklarhed om hoppeborg, fordi udvalget har fået tilskud på 5000 kr. + betalt hoppeborg. Nikolaj foreslår ”bankpakke” bruges for fremtiden.
  3. Omkring 27.000 kr. fra hovedkontoen hører til etagekontoerne og skal overføres hertil.
  4. Dvs. der er ca. 80.000 kr. tilbage på kollegiets konto.
Current projects
1. Bar lighting system (Søren Kildahl Jensen) – færdig
2. Leaflets for new residents (Søren Kildahl Jensen) – danske er færdige, engelske mangler. Magnus har allerede meldt sig til at oversætte til engelsk, men mangler at Søren sender dem til Magnus.
3. Council statues – projekt ”samle regler” for kollegiet. Steff har indvendinger til reglerne, herunder til haveudvalgsreglerne.
4. Sauna project – må anses for færdigt, saunaen virker og der er nøgler. Se evt. ovenfor vedr. bookingsystem.
5. Energy project (Janna Kuhlmann).
  1. Nikolaj har modtaget nye bilag om hvor meget energi … bruger. Troede egentlig, at det hang sammen med bio waste. Janna er flyttet. Victor skriver til hende og får status.
6. Bio waste recycling (Ira Sofia)
  1. Er her ikke.
7. Studyhall (Lea Makurath)
  1. Intet nyt, fordi Lea har mange andre opgaver. Lea har dog tjekket mulighederne for udluftning og det kan man godt. Læsesal kan dog kun realiseres, hvis de mange ting, der blev opmagasineret, flyttes et andet sted hen. Mange viste interesse for det. Lea vil nemlig gerne have hjælp med projektet.
8. Sensors at the hallways on the floors (Lea Makurath)
  1. Beboere har godkendt budget på 100.000 kr. Lea har modtaget flere tilbud, som nok skal tages med til bestyrelsen. Sensorerne kan reagere på bevægelse og/eller lyd. Usikkerhed om hvem, der skal tage stilling til det. Lea er usikker på, hvad forskellen på tilbuddene er.
  2. Lea bemærker, at vi gerne vil have mulighed for at regulere lyset i trekantsområdet. Camilla er enig i dette. Mulighed for manuel slukning/tænding. Et mere specifikt udbud er nok en god idé. Ole bemærker, at lydsensorer muligvis vil give mere larm. Men Lea har tidligere oplevet, at der ikke skulle meget larm til, at få lydsensorerne til at reagere.
  3. Nikolaj vil også gerne have estimater på, hvor meget der kan sparres ved at indføre lys-sensorerne.
9. New power equipment (Søren Kildahl Jensen) – projektet er færdigt.
10. Door chips (Lea) – indførelse af chip-låse på alle døre. Gerne mulighed for at låne ekstra chipnøgle ved behov…
Other points
1. Repræsentant fra KBH Kommune kom til beboermøde. Kommunen vil gerne leje noget af grunden til brug for etablering af fritidshjem. Til gengæld vil kommunen gerne betale leje under renoveringen og etablere fodboldbane med kunstgræs samt nyt hegn og nye træer. Efterfølgende vil kommunen stå for vedligeholdelse af fodboldbanen. Banen vil blive brugt af skolen i dagtimerne i hverdagen.
  1. Victor har talt med UBS og Niels Henrik (CBS) har godkendt projektet.
  2. Hvad mener beboerrådet? Flere bemærker, at banerne i forvejen sjældent bliver brugt.
  3. Ole har betænkninger ift. at banerne ikke vil kunne benyttes mens arbejdet/renoveringen står på.
  4. Kontrakten ligger i facebookgruppen. De har brug for underskrift inden 1. december for at kunne begynde arbejdet.
  5. Lea bemærker, at det skal tydeliggøres i kontrakten, at leje skal betales indtil banen kan bruges. Alle i beboerrådet stemmer for under forudsætning af, at dette rettes.
2. Bar og festudvalgskontoens drift (Steff)
  1. Der skal formentlig strammes op omkring forretningsordenens § 63 vedr. udvalgenes pligt til at redegøre for budget. Nikolaj og Tia kommer til at styre det fremadrettet.
  2. Steff bemærker, at forretningsordenen er ret vag mht. hvordan kasserne administreres (§§ 24, 61 og 64).
  3. Der er uploadet nye regler (som led i statutes) på hjemmesiden.
  4. Regel om, at kontoerne skal genere overskud? Det diskuteres, om dette er et mål. Der bør være en vis likviditet i kontoerne. Til havefesten valgte festudvalget faktisk at køre festen med underskud, fordi det gav mening i det store billede.
  5. ”Trepartskontokasseren” skal ændres til topartskontokasserer. Medlemmerne i dette udvalg kan selv vælge kassereren.
  6. Indførelse af Mobilepay er relativt besværligt. Ole kigger nærmere på dette.
  7. Alkoholbevilling? Vi har ikke én, fordi man tidligere ikke har kunnet få én. Et kollegium har fået en bøde, for at servere alkohol uden bevilling. Problemet er, at vi ikke kan garantere, at folk udefra kommer til festen, og at det derfor defineres som en åben fest. Der skal måske principielt søges en lejlighedsbevilling.
  8. Hvor mange kreditkort er der til kontoen? Der er ikke noget til trepartskontoen. Men der er et kort til hovedkontoen, men Filip har (vist nok) dette.
  9. Hvem opbevarer pengekassen pt? Ingen ved det… Forhåbentlig har Søren den, men måske Magnus har den…
  10. Nikolaj foreslår, at der laves gruppe med forslag til nye regler. Det konkluderes, at udvalget for kontoen bliver enige herom. Tia og Nikolaj vender tilbage herom.
3. Indførelse af minutes på engelsk af hensyn til de engelske beboere (Magnus). Vil det være mere demokratisk?
  1. Steff har tidligere fået kritik for dette, da han sidst foreslog det. Lea mener der er mange fordele. Men det er væsentligt vanskeligere for referenten. Nikolaj mener også, det er en god idé. Alle nævner dog også, at det er et stort arbejde.
  2. Evt. kort resumé på engelsk med oplysninger om hvem man kan kontakte, hvis man vil vide mere.
  3. Allan vil gerne undersøge hvor lang tid oversættelse til engelsk tager.
Julefrokost
1. Vi bliver 24 (selvom der kun er blevet budgetteret til 22 personer). Barudvalget og festudvalget har penge, som de gerne vil give beboerrådet til brug for julefrokosten. Spg. til budget. Har vi kun 5000 kr. til carrots eller ej? Magnus påpeger, at der sidste år blev brugt mere end 5000 kr sidste år, selvom færre deltog.
2. Der argumenteres for, at julefrokosten er et væsentligt element for at tiltrække frivillige til udvalgene (hvilket ofte er et problem).
3. Ifølge reglerne kan vi bruge op til 15.000 kr. i bevillingstilfælde, hvis beboerrådet godkender det.
4. Der er pt. omkring 3500 kr. på udvalgskonti.
5. Der er enighed om, at der bør bevilges i alt 10.000 kr. til julefrokosten inkl. udvalgskonti (dvs. 5.000 kr. oveni i de allokerede council-money + 1.500 kr. + 3.500 kr. fra udvalgskonti). Det tillægges her vægt, at der er 80.000 kr. i overskud på hovedkontoen.
6. (Reglerne herom bør gøres klarere og procedurerne bør følges for at sikre klarhed)
Other points
1. Victor: Hvordan skal mødet holdes og hvordan skal vi sidde? Hesteskos opstilling? Vi bør sidde på en måde, hvor man kan se hinanden og ikke sidder med ryggen til hinanden.
2. Ole: Rengøring af motionsrum, sauna, musikrum mv. Hvem sørger for det? Magnus undersøger det nærmere.
3. Magnus: Ladcykel til kollegiet? En brugt vil koste omkring 7.000-8.000 kr. Ole kan måske skaffe billigere. Tænkt til at folk kan leje den. De forsikringsmæssige og kontraktmæssige aspekter skal indtænkes.
Næste møde: Der laves doodle for hverdage i januar. Laves af Victor.
Sidste punkt er et lukket punkt.